หลายๆคนอาจจะมีความสับสนระหว่างซอฟต์แวร์ทั้งสองประเภทนี้กันอยู่มากพอสมควร บางทีก็ใช้สลับกันไปมา จนไม่แน่ใจว่าถ้าจะซื้อซอฟต์แวร์หลังบ้านใหม่ ควรจะมองหา ERP? หรือแค่โปรแกรมบัญชีก็พอ? MAC-5 Legacy จะช่วยอธิบายให้เห็นว่าสองประเภทนี้ต่างกันอย่างไร
1. ขนาดของซอฟต์แวร์
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resources Planning คือ ระบบที่จะบริหารจัดการทุกอย่างขององค์กร ซึ่งจะประกอบด้วยหลายๆ โมดูลด้วยกัน ตั้งแต่ทั้งหน้าบ้านจนถึงหลังบ้าน เช่น ระบบสต็อก ขาย ซื้อ การเงินบัญชี ภาษี ผลิต HR CRM คลังสินค้า เป็นต้น ยิ่งมีหลายโมดูลก็ยิ่งระบบใหญ่ ซึ่งจะมีครบระบบหรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับขอบเขตของซอฟต์แวร์แต่ละแบรนด์ ที่อยู่แต่ละ Tier (เทียร์)
ตลาดของ ERP มีอยู่ 3 เทียร์หรือระดับตลาด ได้แก่
เทียร์ที่ 1 มักจะเป็นระบบที่มีขอบเขตเหมือนโปรแกรมบัญชีทั่วไป มักมีขนาดเล็ก ราคาไม่แพง คลอบคลุมงานหลังบ้านหลักๆ โดยเฉพาะ บัญชี สต็อก การบันทึกซื้อขาย เป็นต้น
เทียร์ที่ 2 ได้แก่ ERP ที่มีขนาดย่อมลงมา มีไม่ครบทุกโมดูล หรือ โปรแกรมบัญชีที่มีขนาดใหญ่ และความลึกและซับซ้อนของฟีเจอร์มากขึ้น ขนาดกลางๆ ราคาปานกลางถึงสูงแล้วแต่แบรนด์
เทียร์ที่ 3 ได้แก่ ERP ที่มีครบทุกโมดูล ที่เป็นที่นิยมกันจะเป็นของต่างประเทศ ที่มักจะมีราคาสูง โดยเฉพาะค่าบริการในการวางระบบและซัพพอร์ทระหว่างปี
โปรแกรมบัญชี นั้นมีขนาดที่เล็กกว่า ERP และแน่นอน โฟกัสเพียงที่ระบบบัญชี ซึ่งจะดูแลเรื่อง
เจ้าหนี้ ลูกหนี้ การลงบัญชี การออกรายงานด้านบัญชี ภาษี การทำเงินเดือน การจัดการส่วนของขายและซื้อ (แต่ก็จะเป็นเพียงแค่ใบสั่งขาย/สั่งซื้อ มีระบบการจัดการค่าใช้จ่ายบ้าง แต่ไม่ละเอียดนัก หรืออาจจะพูดสั้นๆได้ว่า โปรแกรมบัญชี ก็คือ Subset หนึ่ง ของ ERP นั่นเอง
2. รายละเอียดและความซับซ้อน
เนื่องจาก ERP เป็นระบบใหญ่ รายละเอียดที่ผู้ใช้งานบันทึกเข้าไปในโมดูลหนึ่ง จะถูกนำไปใช้ในส่วนอื่นๆ ได้ จึงต้องมีช่องข้อมูลจำนวนมากกว่า และมีความซับซ้อนกว่าซอฟต์แวร์บัญชี เช่น การบันทึกเอกสารด้านขาย อาจต้องระบุทั้งงวดการชำระเงิน จำนวนเงิน มัดจำ รายละเอียดของส่วนลด ลูกค้า โปรเจ็ค และอื่นๆอีกมากมาย เพราะข้อมูลจะต้องถูกดึงไปยังระบบบัญชีและผลิต เช่นเดียวกันกับการบริหารสินค้าใน ERP จะต้องระบุเงื่อนไขมากมายในรหัสสินค้า ทั้งวิธีคิดต้นทุน ราคาขาย ราคาซื้อ ราคาลด เพราะทั้งหมด จะเกี่ยวโยงกับระบบคลัง ผลิต ซื้อ และบัญชี เป็นต้น
ในขณะเดียวกัน โปรแกรมบัญชี ซึ่งมีขนาดเล็กกว่า ทำให้ขอบเขตการทำงานค่อนข้างชัดเจนและตรงไปตรงมา ทำให้ผู้ใช้งานทำงานง่าย เรียนรู้ได้เร็ว เพราะมีช่องข้อมูลที่ต้องระบุไม่มากนัก แต่อาจทำให้ต้องใช้ระบบอื่นหรือทำงาน manual ใน excel ควบคู่ไปด้วย เพื่อเก็บรายละเอียดอื่นๆในส่วนที่ซอฟต์แวร์บัญชีจัดการไม่ได้
3. ผลิต
ERP มักจะมีโมดูลของการผลิต ซึ่งจะสามารถรองรับ BOM (Bill of Materials) หรือสูตรการผลิตหลายระดับ เพื่อจะบริหารต้นทุนสินค้าได้ อีกทั้งยังสามารถเพิ่มตัวแปรที่จับต้องไม่ได้ เช่น ค่าโสหุ้ย หรือค่าแรงเข้าไปเป็นต้นทุนได้อีกด้วย ดังนั้นหากคุณทำธุรกิจผลิตสินค้า หรือธุรกิจอาหารครบวงจร ERP น่าจะเป็นคำตอบที่ยั่งยืนกว่า
โปรแกรมบัญชี จะไม่ได้รองรับ BOM แม้จะมีรหัสสินค้าก็ตาม ทำให้คุณอาจจะต้องไปพึ่งการเชื่อมต่อกับระบบผลิต หรือโปรแกรมขายหน้าร้านที่มีความสามารถในจุดนี้ โดยทั่วไปแล้วโปรแกรมบัญชีจะรองรับการจับตัวแปรที่จับต้องได้และมีหลักฐานชัดเจน เช่นค่าใช้จ่ายต่างๆเป็นหลัก แต่ยังไม่สามารถบันทึกในส่วนของค่าแรงค่าโสหุ้ยได้ และการจับรายละเอียดเป็นรายโปรเจ็คเพื่อวิเคราะห์ก็ไม่สามารถทำได้เช่นกัน
4. ระยะเวลาการขึ้นงานและการเรียนรู้
ERP มีความซับซ้อน แต่ละโมดูลมีความเฉพาะตัว ทำให้ต้องมีขบวนการที่เรียกว่า “การวางระบบ” หรือ “Implementation” ที่ต้องใช้ความพิถีพิถันในการทำ การวางระบบคือการที่ทีมงานของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เข้าประชุมร่วมกับลูกค้า เพื่อทำความเข้าใจขั้น ตอนการทำงานจริง ก่อนจะจัดอบรมผู้ใช้งานให้เข้าใจการใช้งาน ERP ให้รองรับขบวนการทำงานของแต่ละฝ่าย โดยปกติแล้วอาจจะต้องใช้เวลาตั้งแต่ 4 เดือนถึง 2-3 ปีกว่าจะขึ้นระบบสำเร็จ 100% แล้วแต่ขนาดและความซับซ้อนของระบบ
โปรแกรมบัญชี มีความกระทัดรัดกว่าและเป็นส่วนงานที่ผู้ทำบัญชีเข้าใจอยู่แล้ว ด้วยช่องข้อมูลที่ไม่มาก ทำให้ไม่ต้องมีการวางระบบเหมือน ERP แค่ดูวิดิโอการใช้งาน และสอบถามเล็กๆ น้อยๆ ก็สามารถเข้าใจและใช้งานได้ด้วยตนเอง ภายในระยะเวลาภายในประมาณ 1-2 เดือน
5. ราคา
ด้วยฟีเจอร์และความสามารถที่มากกว่าโปรแกรมบัญชี ERP จึงมีราคาที่สูงกว่าโปรแกรมบัญชีทั่วไปอย่างแน่นอน จะมีการขายอยู่ 2 แบบ คือ แบบขายขาด และแบบเช่าใช้รายปี หากเป็น ERP ที่มีโมดูลครบถ้วน ก็อาจจะถึงหลักหลายล้าน ทั้งนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องและต้องเตรียม Budget ไว้ให้พร้อมด้วย เช่น ค่าบริการวางระบบ ค่าเชื่อมต่อกับระบบอื่นหากมี ค่าจ้างเขียนเพิ่มเติม (Customization) และค่าบริการรายปี (หากมีการคิดเพิ่มเติม) เป็นต้น
ติดต่อฝ่ายขาย
โทร : 085-113-4674/ 02-515-0600 (ต่อ 723)
E-mail : sales@doublepine.co.th