อนุมัติเอกสารผ่านมือถือ สำหรับผู้ใช้ MAC-5 Legacy: เปิด XMA เพิ่มได้ ไม่ต้องเปลี่ยนระบบ

13 ชั่วโมงที่ผ่านมา

ยาว 2 นาที

ถ้าบริษัทของคุณใช้ MAC-5 Legacy อยู่แล้ว ข้อมูลบัญชี การซื้อ การขาย และสต๊อกทั้งหมดก็อยู่ในระบบครบถ้วน แต่ข้อมูลจะมีประโยชน์เต็มที่ก็ต่อเมื่อผู้บริหารเข้าถึงได้ทันเวลา ปัญหาคือผู้บริหารไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ตลอดวัน ต้องออกไปพบลูกค้า ลงไซต์งาน หรือเดินทางต่างจังหวัด

XMA (eXtra Mobile and Approval Process) คือส่วนเสริมของ MAC-5 Legacy ที่ทำให้ผู้บริหารดูตัวเลขสำคัญ และ อนุมัติเอกสารผ่านมือถือ ได้ทุกที่ทุกเวลา โดยใช้ข้อมูลชุดเดียวกับที่อยู่ในระบบ บทความนี้จะพาดูว่า XMA ช่วยอะไรได้บ้าง ใช้กับเอกสารแบบไหน เหมาะกับใครในองค์กร และควรเริ่มต้นอย่างไร

สรุปสั้นก่อนอ่าน

ผู้ใช้ MAC-5 Legacy เปิด XMA เพิ่มได้ โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลหรือเปลี่ยนระบบ
อนุมัติใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย และใบสำคัญรับ ผ่านมือถือ พร้อมดูเอกสารแนบ
ดูกระแสเงินสด อัตราส่วนการเงิน และลูกหนี้ค้างชำระ ได้ในหน้าเดียว
ใช้ได้ทั้ง iOS และ Android และเพิ่มผู้ใช้ได้ไม่จำกัด

การอนุมัติเอกสารผ่านมือถือ คืออะไร

การอนุมัติเอกสารผ่านมือถือ คือการให้ผู้มีอำนาจอนุมัติเปิดดูรายละเอียดเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบสำคัญจ่าย พร้อมเอกสารแนบ แล้วกดอนุมัติจากสมาร์ทโฟนได้ทันที โดยไม่ต้องเซ็นกระดาษหรือกลับเข้าออฟฟิศ เมื่ออนุมัติแล้ว ฝ่ายที่เกี่ยวข้องก็ทำงานต่อในระบบได้เลย

สำหรับผู้ใช้ MAC-5 Legacy หมายความว่าขั้นตอนอนุมัติที่เคยต้องรอลายเซ็นบนกระดาษ ย้ายมาอยู่บนมือถือได้ โดยเอกสารทั้งหมดยังอยู่ในระบบเดิม

ต้นทุนแฝงของการรออนุมัติเอกสาร

เอกสารที่ค้างรออนุมัติ 1 ใบดูเหมือนเรื่องเล็ก แต่ผลกระทบต่อเนื่องไปหลายฝ่าย

ฝ่ายจัดซื้อ ออกใบสั่งซื้อไม่ได้ ซัพพลายเออร์เริ่มงานช้า
ฝ่ายการเงิน จ่ายเงินไม่ทันกำหนด เสี่ยงเสียเครดิตกับคู่ค้า
ฝ่ายบัญชี เสียเวลาตามลายเซ็น และดึงรายงานส่งผู้บริหาร
ผู้บริหาร ตัดสินใจจากตัวเลขที่ช้ากว่าความเป็นจริง

ลองคำนวณเวลาที่ทีมของคุณเสียไปกับการรออนุมัติด้วยตารางด้านล่าง ตัวเลขในตารางเป็นตัวอย่างสมมติ ให้แทนด้วยตัวเลขของบริษัทคุณ

รายการ	ตัวอย่าง (สมมติ)
เอกสารที่ต้องอนุมัติต่อเดือน	120 ใบ
เวลาที่ใช้ตามเอกสาร 1 ใบ (โทรตาม รอเซ็น เดินเอกสาร)	10 นาที
เวลาตามเอกสารรวมต่อเดือน	20 ชั่วโมง
ครั้งที่ผู้บริหารขอรายงานต่อสัปดาห์ × เวลาเตรียมรายงาน	3 ครั้ง × 30 นาที
เวลาเตรียมรายงานรวมต่อเดือน	6 ชั่วโมง
รวมเวลาที่เสียไปต่อเดือน	26 ชั่วโมง (ประมาณ 3 วันทำงาน)

ในตัวอย่างนี้ ทีมเสียเวลาประมาณ 3 วันทำงานต่อเดือนไปกับงานที่ไม่ได้สร้างรายได้ และยังไม่นับผลกระทบจากการจ่ายเงินหรือสั่งของล่าช้า

XMA ช่วยอะไรผู้ใช้ MAC-5 Legacy ได้บ้าง

XMA มี 4 ความสามารถหลักที่ทำงานร่วมกับข้อมูลใน MAC-5 Legacy โดยตรง

Dashboard ผู้บริหาร: เห็นตัวเลขสำคัญในหน้าเดียว

ตอนเช้าก่อนเริ่มงาน หรือก่อนเข้าประชุมกับลูกค้าและธนาคาร ผู้บริหารเปิด XMA แล้วเห็นกระแสเงินสด อัตราส่วนการเงินเทียบกับเป้าและปีก่อน และลูกหนี้ค้างชำระแยกตามอายุหนี้ (Aging) ได้ในหน้าเดียว ไม่ต้องเปิดหลายรายงาน และไม่ต้องรอใครสรุปส่งมาให้

เมื่อตัวเลขอยู่ตรงหน้าทุกวัน ความผิดปกติก็เห็นได้เร็วขึ้น เช่น ถ้าลูกหนี้กลุ่มที่ค้างนานเริ่มเพิ่มขึ้น ผู้บริหารก็สั่งให้ทีมเร่งติดตามได้ทันที ไม่ต้องรอรู้ตอนปิดงบสิ้นเดือน

อนุมัติเอกสารผ่านมือถือ

เมื่อมีใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ใบสำคัญจ่าย หรือใบสำคัญรับรออนุมัติ ผู้มีอำนาจอนุมัติเปิดดูรายละเอียดบนมือถือได้ครบ รวมถึงเอกสารแนบอย่างใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ จึงตัดสินใจได้มั่นใจเหมือนนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน

พอกดอนุมัติแล้ว งานของฝ่ายอื่นก็เดินต่อได้ทันที ฝ่ายจัดซื้อส่งใบสั่งซื้อให้ซัพพลายเออร์ได้ ฝ่ายการเงินจ่ายเงินได้ตามกำหนด โดยไม่ต้องรอผู้บริหารกลับเข้าออฟฟิศ

ดูรายงานบัญชีผ่านมือถือ

บางครั้งตัวเลขบน Dashboard ยังไม่พอ ผู้บริหารต้องการรายละเอียดมากกว่านั้น XMA จึงมีรายงานสรุปยอดขาย ลูกหนี้และเจ้าหนี้คงค้าง และสินค้าคงเหลือ ซึ่งประมวลผลจากข้อมูลใน MAC-5 Legacy ให้อัตโนมัติ ผู้บริหารเปิดดูเองได้ทุกเมื่อ และฝ่ายบัญชีก็ไม่ต้องหยุดงานมาดึงรายงานส่งให้ทุกครั้ง

บันทึกใบขอซื้อจากนอกสถานที่

ไม่ใช่แค่ผู้บริหารที่ทำงานนอกออฟฟิศ พนักงานขาย ทีมช่าง และพนักงานหน้างานก็เช่นกัน เมื่อต้องขอซื้อของระหว่างทำงาน เขาเปิดใบขอซื้อจากมือถือได้ทันทีที่เกิดรายการ เอกสารเข้าระบบเลย ไม่ต้องจดไว้แล้วกลับมาคีย์ซ้ำ ซึ่งช่วยลดโอกาสคีย์ผิดไปด้วย

กรอกฟอร์ม ให้ทีมงานพาดู XMA

ใช้งานจริงตามประเภทเอกสาร

ตารางนี้เปรียบเทียบการทำงานก่อนและหลังใช้ XMA กับเอกสาร 4 ประเภทที่อนุมัติผ่านมือถือได้

เอกสาร	ก่อนใช้ XMA	หลังใช้ XMA
ใบขอซื้อ	พนักงานหน้างานจดรายการไว้ แล้วกลับมาคีย์ที่ออฟฟิศ	เปิดใบขอซื้อจากมือถือได้ทันทีที่หน้างาน
ใบสั่งซื้อ	รอผู้บริหารกลับเข้าออฟฟิศเพื่อเซ็น ซัพพลายเออร์เริ่มงานช้า	ผู้บริหารดูเอกสารแนบแล้วอนุมัติจากมือถือได้ทุกที่
ใบสำคัญจ่าย	จ่ายเงินซัพพลายเออร์ไม่ทันกำหนด เพราะรอลายเซ็น	อนุมัติได้แม้อยู่ต่างจังหวัด จ่ายเงินได้ตามกำหนด
ใบสำคัญรับ	เอกสารรับเงินกองรอตรวจที่โต๊ะผู้อนุมัติ	ตรวจรายละเอียดและอนุมัติได้ทันทีจากมือถือ

XMA เหมาะกับใครในองค์กร

ผู้บริหารและเจ้าของธุรกิจ

เห็นกระแสเงินสด ลูกหนี้ และตัวเลขเทียบเป้าได้ทุกที่ ตัดสินใจได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องรอรายงาน

ผู้มีอำนาจอนุมัติและหัวหน้างาน

อนุมัติเอกสารได้ระหว่างเดินทางหรือติดประชุม ไม่เป็นคอขวดของทีม

ฝ่ายบัญชีและการเงิน

ไม่ต้องเดินตามลายเซ็น หรือดึงรายงานส่งผู้บริหารทุกครั้ง เอกสารที่อนุมัติแล้วอยู่ในระบบให้ทำงานต่อได้เลย

พนักงานขาย ทีมช่าง และพนักงานหน้างาน

บันทึกใบขอซื้อได้ทันทีจากนอกสถานที่ ไม่ต้องรอกลับเข้าออฟฟิศ

ตัวอย่าง 1 วันของผู้บริหารที่ใช้ XMA

09:00 ประชุมกับลูกค้าที่ต่างจังหวัด เปิด Dashboard เช็คกระแสเงินสดก่อนคุยเงื่อนไขการชำระเงิน
11:30 ฝ่ายจัดซื้อส่งใบสั่งซื้อวัตถุดิบมา ดูเอกสารแนบแล้วกดอนุมัติระหว่างรอขึ้นเครื่อง
14:00 ทีมช่างเปิดใบขอซื้ออะไหล่จากหน้างาน เอกสารเข้าระบบทันที
17:00 เปิดรายงานลูกหนี้ค้างชำระ เลือกได้ว่าพรุ่งนี้ต้องให้ทีมโทรตามลูกค้ารายไหนก่อน

ทั้งวันนี้ไม่ต้องกลับเข้าออฟฟิศเลย

5 แนวทางวางระบบอนุมัติเอกสารให้ได้ผล

เครื่องมือช่วยได้มาก แต่ระบบอนุมัติจะเร็วจริงต้องมีกติกาที่ชัดเจนด้วย นี่คือแนวทางที่ใช้ได้กับทุกบริษัท

เริ่มจากเอกสารที่ค้างบ่อยที่สุด ดูว่าเอกสารประเภทไหนรออนุมัตินานที่สุด เช่น ใบสั่งซื้อ แล้วย้ายมาอนุมัติผ่านมือถือก่อน
กำหนดให้ชัดว่าใครอนุมัติเอกสารอะไร เขียนเป็นนโยบายว่าเอกสารแต่ละประเภทและวงเงินแต่ละระดับ ใครเป็นผู้อนุมัติ แล้วกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ในระบบให้ตรงกัน
แนบเอกสารประกอบทุกครั้ง เช่น ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ ผู้อนุมัติจะตัดสินใจจากมือถือได้ทันที ไม่ต้องโทรถามกลับ
กำหนดเวลาเปิดดูเอกสารรออนุมัติ เช่น วันละ 2 รอบ ช่วงเช้าและช่วงบ่าย ทีมจะรู้ว่าเอกสารจะได้รับการอนุมัติเมื่อไหร่
ทบทวนสิทธิ์ผู้ใช้อย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะเมื่อมีพนักงานย้ายตำแหน่งหรือลาออก เพื่อให้สิทธิ์อนุมัติตรงกับหน้าที่จริงเสมอ

ความปลอดภัยและการตรวจสอบย้อนหลัง

การย้ายงานอนุมัติมาอยู่บนมือถือ ต้องมั่นใจว่าข้อมูลยังควบคุมได้

อนุมัติได้ตามสิทธิ์: ผู้ใช้แต่ละคนอนุมัติเอกสารได้ตามสิทธิ์ที่บริษัทกำหนดไว้
ข้อมูลอยู่ในระบบเดียว: เอกสารที่อนุมัติผ่าน XMA อยู่ใน MAC-5 Legacy ชุดเดียวกัน ตรวจสอบย้อนหลังได้ และไม่มีเอกสารกระดาษหาย

คำแนะนำเพิ่มเติม: ตั้งรหัสล็อกหน้าจอมือถือของผู้มีอำนาจอนุมัติทุกเครื่อง เพราะมือถือเครื่องนั้นคือกุญแจเข้าถึงข้อมูลการเงินของบริษัท

ทำไมผู้ใช้ MAC-5 Legacy เริ่มใช้ XMA ได้ง่าย

ใช้ข้อมูลเดิม: XMA ทำงานร่วมกับ MAC-5 Legacy โดยตรง ไม่ต้องย้ายข้อมูล และไม่ต้องเปลี่ยนระบบ
เพิ่มผู้ใช้ได้ไม่จำกัด: ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติใช้งานได้
เลือกเปิดทีละบริษัททำการได้: ถ้ามีหลายบริษัท เริ่มจากบริษัทที่จำเป็นที่สุดก่อน
ไว้ใจได้: ประสบการณ์กว่า 35 ปี การติดตั้งมากกว่า 3,000 แห่ง และได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO/IEC 27001 ด้านความปลอดภัยสารสนเทศ