General Ledger คืออะไร มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจ ?

General Ledger คือคำที่เหล่าเจ้าของกิจการ นักบัญชี หรือแม้แต่ผู้บริหารที่ต้องจัดการข้อมูลทางการเงินของบริษัทมักจะได้ยินกันอยู่เสมอ เพราะเป็นพื้นฐานสำคัญของระบบบัญชี ไม่ว่าธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ก็ล้วนต้องใช้บัญชีแยกประเภทเพื่อควบคุมและตรวจสอบสถานะทางการเงินกันทั้งหมด

บทความนี้ Mac-5 Legacy เลยจะพาคุณไปทำความเข้าใจว่า General Ledger คืออะไร มีหน้าที่อะไรบ้าง แบ่งเป็นกี่ประเภท และมีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจ เพื่อให้ทุกคนสามารถจัดระบบบัญชีได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

General Ledger คืออะไร

บัญชีแยกประเภททั่วไป หรือ General Ledger คือ เครื่องมือหลักในการรวบรวมข้อมูลทางการเงินของธุรกิจทั้งหมด โดยจะนำรายการจากสมุดรายวันมาจัดหมวดหมู่ตามประเภทของบัญชี เช่น รายรับ ค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ หนี้สิน หรือทุน เพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ข้อมูลและจัดทำงบการเงินประจำงวด

บัญชีประเภทนี้จึงเปรียบเสมือน “ศูนย์กลาง” ของข้อมูลการเงินทั้งหมดในระบบบัญชี ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากการขาย การซื้อ การชำระเงิน หรือการรับเงินก็จะถูกรวบรวมไว้ที่นี่อย่างเป็นระบบ

บัญชีแยกประเภท มีกี่ประเภท

บัญชีแยกประเภทที่ใช้กันในระบบบัญชี แบ่งได้เป็น 2 ประเภทหลัก คือ บัญชีแยกประเภททั่วไป และบัญชีแยกประเภทย่อย โดยแต่ละประเภทก็มีหน้าที่และความสำคัญต่างกันไป ดังนี้

บัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger)

บัญชีแยกประเภทแบบทั่วไป คือ บัญชีหลักที่ใช้บันทึกข้อมูลสรุปของรายการทางการเงินทั้งหมด โดยแต่ละบัญชีจะแสดงยอดรวมของประเภทนั้น ๆ เช่น รายได้ ค่าใช้จ่าย หรือสินทรัพย์ เพื่อให้เห็นภาพรวมสถานะทางการเงินของกิจการในแต่ละงวดบัญชี ได้แก่

• บัญชีสินทรัพย์ (Assets) บัญชีแสดงทรัพย์สินที่ธุรกิจเป็นเจ้าของ และมีมูลค่าทางเศรษฐกิจ สินทรัพย์เหล่านี้สามารถนำมาใช้เพื่อสร้างประโยชน์ทางธุรกิจในอนาคต เช่น เงินสด เงินฝากธนาคาร ที่ดิน อาคาร สิ่งปลูกสร้าง ลูกหนี้การค้า อุปกรณ์หรือเครื่องจักรในการประกอบธุรกิจ ยานพาหนะ เป็นต้น

• บัญชีรายได้ (Revenue) บัญชีแสดงรายได้ที่ธุรกิจได้รับจากการได้รับจากการดำเนินกิจการ เช่น รายได้จากการขายสินค้า รายได้จากการให้บริการ รายได้ค่าธรรมเนียม เงินปันผล เป็นต้น

• บัญชีทุน (Equity) บัญชีแสดงมูลค่าส่วนได้เสียหรือสิทธิของเจ้าของกิจการที่มีต่อสินทรัพย์ของธุรกิจหลังจากหักหนี้สินออกแล้ว เช่น ทุนจดทะเบียน ทุนสำรองตามกฎหมาย กำไรสะสม ส่วนเกินมูลค่าหุ้น เป็นต้น

• บัญชีหนี้สิน (Liabilities) บัญชีแสดงภาระผูกพันทางการเงินที่ธุรกิจมีต่อบุคคลภายนอก ซึ่งจะต้องชำระในอนาคต เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืมระยะสั้นหรือระยะยาว ภาษีค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หุ้นกู้ หนี้สินตามสัญญาเช่า ภาระผูกพันผลประโยชน์พนักงาน

• บัญชีค่าใช้จ่าย (Expenses) บัญชีแสดงค่าใช้จ่ายแสดงต้นทุนและค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจ เช่น ต้นทุนขาย ค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค เงินเดือนและค่าแรงพนักงาน ค่าซ่อมแซมและบำรุงรักษา  ค่าโฆษณาและส่งเสริมการขาย ดอกเบี้ยจ่าย ภาษีอากร

โดยการบันทึกบัญชีแยกประเภท จะเกิดหลังจากที่บันทึกบัญชีผ่านสมุดรายวัน ซึ่งจะต้องบันทึกบัญชี 2 ฝั่ง ทั้งในรูปของเครดิต และเดบิต

หากเปรียบเทียบกับห้องสมุด บัญชีแยกประเภททั่วไปก็เหมือนสารบัญที่รวมหนังสือทุกเล่มไว้ตามหมวดหมู่ เป็นจุดเริ่มต้นของการวิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชีและการจัดทำงบการเงินอย่างเป็นระบบ

ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชี………………………………………………………………..                                 เลขที่…………………

แบบฟอร์มบัญชีแยกประเภททั่วไป จะแบ่งเป็น 2 ด้าน

• ฝั่งเดบิต (ด้านซ้ายมือ) ประกอบด้วย

• วันที่

• รายการ

• จำนวนเงินฝั่งเดบิต

• ฝั่งเครดิต (ด้านขวามือ) ประกอบด้วย

• วันที่

• รายการ

• จำนวนเงินฝั่งเครดิต

บัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

บัญชีแยกประเภทแบบย่อย คือ บัญชีที่ใช้แสดงรายละเอียดเชิงลึกของบัญชีหลัก ตัวอย่างเช่น หากใน General Ledger มีบัญชี “ลูกหนี้การค้า” ก็จะมีบัญชีลูกหนี้รายย่อยแยกตามชื่อลูกค้าใน Subsidiary Ledger เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่า แต่ละรายมียอดคงเหลือเท่าไร หรือชำระเงินไปแล้วเท่าไร

การใช้บัญชีแยกประเภทแบบย่อย ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการตรวจสอบรายการ และเป็นประโยชน์อย่างมากในการติดตามยอดหนี้หรือข้อมูลทางการเงินแบบรายบุคคล

ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภทย่อย

บัญชี………………………………………………………

แบบฟอร์มบัญชีแยกประเภทย่อย ประกอบด้วย

1. วันที่

2. รายการ

3. จำนวนเงินฝั่งเดบิต

4. จำนวนเงินฝั่งเครดิต

5. ยอดเงินคงเหลือฝั่งเดบิต

6. ยอดเงินคงเหลือฝั่งเครดิต

   
   

บัญชีแยกประเภทสำคัญอย่างไร?

การจัดทำบัญชีแยกประเภทอย่างถูกต้องเป็นพื้นฐานของการจัดการทางการเงินที่ดี เพราะช่วยให้ธุรกิจสามารถดูภาพรวมทางการเงินได้ในทันที เช่น มียอดรายได้เท่าไร ค่าใช้จ่ายแต่ละเดือนสูงหรือต่ำแค่ไหน หรือสถานะของเงินทุนในธุรกิจเป็นอย่างไร

นอกจากนี้ “จุดเด่นของ General Ledger” คือการรวมข้อมูลจากทุกแผนก ทุกธุรกรรมไว้ในจุดเดียว ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ วางแผนงบประมาณ และจัดทำงบการเงินได้ทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจใช้ระบบ ERP ที่สามารถเชื่อมโยง General Ledger เข้ากับระบบงานอื่น ๆ เช่น ระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า, ระบบการขายและลูกหนี้การค้า ก็จะยิ่งช่วยให้ข้อมูลทางการเงินเป็นแบบเรียลไทม์ และลดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนได้

สรุปบทความ

จากบทความนี้จะเห็นได้ว่า General Ledger คือหัวใจของการจัดการบัญชีในทุกองค์กร เพราะเป็นตัวกลางที่รวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดอย่างเป็นระบบ ซึ่งช่วยให้สามารถวิเคราะห์ วางแผน และตัดสินใจทางการเงินได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

สำหรับธุรกิจที่ต้องการยกระดับการจัดการบัญชีให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม Mac-5 Legacy ขอแนะนำโปรแกรมบัญชี ERP ที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงทุกกระบวนการบัญชี ไม่ว่าจะเป็น General Ledger, ระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า หรือระบบการขายและลูกหนี้การค้า ซึ่งสามารถสร้างรายงานทางการเงินรายวันได้ทันที พร้อมใช้งานจริงในองค์กรทุกขนาด

หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมบัญชีที่มีระบบ General Ledger ครบถ้วน ราคาและแพ็กเกจคุ้มค่า มีบริการที่พร้อมให้คำปรึกษา และการใช้งานในบริบทธุรกิจจริง สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ของ Mac-5 Legacy ได้ที่ https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation)