เจาะลึกเรื่องลูกหนี้การค้าคืออะไร ทำไมผู้ประกอบการควรรู้

เมื่อต้องทำธุรกิจ การบริหารเงินสดและรายรับคือหัวใจสำคัญที่ไม่อาจมองข้าม หนึ่งในคำศัพท์ที่ผู้ประกอบการควรเข้าใจให้ลึกซึ้งคือ ลูกหนี้การค้าหมายถึงอะไร และทำไมลูกหนี้การค้าถึงเป็นประเด็นที่ไม่ควรมองข้ามเพื่อการวางระบบการเงินที่ดี เพราะการบริหารจัดการลูกหนี้ที่เหมาะสมไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่องเท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงจากรายได้ที่อาจสูญหายไปอีกด้วย

บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาทุกคนไปเรียนรู้เรื่องลูกหนี้การค้า ว่าคืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับธุรกิจ

ลูกหนี้การค้า หมายถึงอะไร

Account Receivable หรือ ลูกหนี้การค้า คือ บุคคล หรือนิติบุคคลที่ติดหนี้สินค้าที่ซื้อหรือบริการที่ได้รับจากบริษัท โดยยังไม่ได้ชำระเงินทันทีในขณะรับสินค้า ลูกหนี้เหล่านี้จึงเป็น “รายได้ค้างรับ” ของธุรกิจและถูกบันทึกไว้ในบัญชีประเภทสินทรัพย์หมุนเวียน (Current Asset) โดยทั่วไปบริษัทมักกำหนดระยะเวลาการชำระหนี้ไว้ เช่น ภายใน 30 หรือ 60 วัน ซึ่งหากไม่บริหารให้ดี อาจกลายเป็นหนี้สูญและกระทบกระแสเงินสดของกิจการได้

ลูกหนี้อื่น มีอะไรบ้าง

นอกเหนือจากลูกหนี้การค้าที่เกิดจากการขายสินค้าหรือบริการตามปกติ ธุรกิจยังมีลูกหนี้ประเภทอื่นๆ (Other Receivable) ที่เกิดจากธุรกรรมที่ไม่ใช่กิจกรรมหลักของกิจการด้วย ลูกหนี้เหล่านี้แม้จะไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขาย แต่ก็มีความสำคัญต่อสภาพคล่องและการจัดการทางการเงินของธุรกิจ โดยมีประเภทหลัก ๆ ดังนี้

• ลูกหนี้จากการให้เงินมัดจำ เช่น เงินมัดจำที่จ่ายให้ซัพพลายเออร์เพื่อรับประกันการซื้อสินค้า เงินมัดจำค่าสาธารณูปโภคเมื่อเริ่มใช้บริการ หรือเงินประกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับทรัพย์สินที่เช่า

• ลูกหนี้จากรายได้ค้างรับ เช่น ดอกเบี้ยค้างรับจากเงินฝากธนาคารหรือเงินลงทุน หรือค่าเช่าค้างรับจากการให้เช่าทรัพย์สิน

• ลูกหนี้จากการให้กู้ยืมเงิน เช่น เงินกู้ยืมแก่พนักงานเพื่อสวัสดิการ เงินกู้ยืมให้กับบริษัทในเครือหรือบริษัทย่อย หรือเงินกู้ยืมให้กับกรรมการหรือผู้บริหาร

ลูกหนี้การค้า อยู่หมวดบัญชีไหน

ลูกหนี้การค้าถูกจัดให้อยู่ในหมวด "สินทรัพย์หมุนเวียน" ในงบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) เพราะโดยธรรมชาติแล้ว จะสามารถเรียกเก็บเงินได้ภายใน 1 ปี หรือรอบระยะเวลาการดำเนินงาน ซึ่งเป็นส่วนสำคัญในการประเมินความสามารถในการสร้างเงินสดของกิจการ

ลูกหนี้การค้าแตกต่างจากเจ้าหนี้การค้าอย่างไร

แม้ชื่อจะคล้ายกัน แต่สองคำนี้มีความหมายที่ตรงข้ามกัน ดังนี้

• ลูกหนี้การค้า คือ คนอื่นติดหนี้เรา

• เจ้าหนี้การค้า คือ เราติดหนี้คนอื่น

เจ้าหนี้การค้า คือจำนวนเงินที่บริษัทต้องชำระให้กับผู้ขายสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะอยู่ในหมวด “หนี้สินหมุนเวียน” ขณะที่ลูกหนี้การค้า คือจำนวนเงินที่เราต้องได้รับมาจากลูกค้านั่นเอง

ทำไมต้องบริหารจัดการลูกหนี้การค้าให้ดี

การจัดการลูกหนี้การค้าอย่างมีระบบ จะช่วยลดความเสี่ยงจากการไม่ชำระเงิน และทำให้คาดการณ์กระแสเงินสดได้แม่นยำยิ่งขึ้น ยิ่งธุรกิจมีจำนวนลูกค้าที่ได้รับเครดิตจำนวนมาก การควบคุมแบบ manual อาจมีข้อผิดพลาด ดังนั้นการใช้ ระบบการขายและลูกหนี้การค้า ที่เชื่อมต่อกับระบบบัญชีอย่างครบวงจรจึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสม

Mac-5 Legacy มีฟีเจอร์ที่ช่วยติดตามสถานะลูกหนี้แบบเรียลไทม์ รวมถึงได้รวบรวมข้อมูลทางบัญชีไว้ในระบบเดียว ทั้งยังมีแจ้งเตือนวันครบกำหนดชำระ พร้อมระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดเก็บเงินและลดความเสี่ยงด้านการเงินได้

สรุปบทความ

ลูกหนี้การค้า คือองค์ประกอบที่มีความสำคัญต่อการบริหารเงินสดและการวางแผนธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ การทำความเข้าใจในกระบวนการจัดการลูกหนี้ รวมถึงการแยกประเภทบัญชีให้ชัดเจนจึงเป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการไม่ควรมองข้ามเด็ดขาด

สำหรับท่านใดที่ต้องการบริหารจัดการลูกหนี้ให้แม่นยำและรวดเร็ว Mac-5 Legacy ขอแนะนำระบบบัญชี ERP ที่เชื่อมโยงการทำงานระหว่างฝ่ายการเงิน ฝ่ายขาย และบัญชีเข้าไว้ด้วยกันอย่างครบวงจร ต่างจากโปรแกรมบัญชีทั่วไปที่อาจไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลข้ามแผนกได้ โดยระบบของเราครอบคลุมทั้งระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า, ระบบการขายและลูกหนี้การค้า ซึ่งสามารถจัดทำงบการเงินได้ทันที และเหมาะกับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการความแม่นยำและประหยัดเวลา

หากคุณกำลังมองหาโซลูชัน ERP ที่มีราคาและแพ็กเกจคุ้มค่า พร้อมฟังก์ชันที่ปรับแต่งได้ตามลักษณะธุรกิจ Mac-5 Legacy คือคำตอบที่ใช่ สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation