แชร์ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย และเทคนิคเขียนให้ถูกต้อง ก่อนส่งธนาคาร

หากคุณกำลังอยากจัดระเบียบการเงินให้เป็นระบบมากขึ้น การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายก็ถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญ โดยเฉพาะผู้ประกอบการรายย่อย หรือบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้อยู่ในระบบ VAT เพราะธนาคารจะใช้บัญชีเหล่านี้พิจารณาความสามารถในการชำระหนี้ บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาไปดูตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย และวิธีเขียนรายรับรายจ่ายให้ถูกต้อง พร้อมเทคนิคที่ช่วยให้การจัดทำบัญชีง่ายขึ้นและเป็นมืออาชีพ

รายรับรายจ่ายคืออะไร ทำไมต้องเขียน?

บัญชีรายรับรายจ่าย คือการบันทึกรายการเงินเข้าและเงินออกจากกิจการหรือชีวิตประจำวัน ซึ่งสามารถนำมาใช้วิเคราะห์สภาพคล่อง เพื่อช่วยในการวางแผนการใช้เงิน รวมถึงเป็นหลักฐานทางการเงินที่สามารถใช้ยื่นขอสินเชื่อกับธนาคารตามประกาศของกรมสรรพากรได้ ผู้ประกอบการที่มีรายได้ไม่เกินเกณฑ์ที่กำหนดต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายไว้เสมอ เพื่อให้ตรวจสอบได้ว่าแหล่งที่มาของรายได้นั้นมีความโปร่งใสจริง

วิธีเขียนรายรับรายจ่ายเพื่อส่งธนาคาร

การเขียนบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับยื่นธนาคารนั้น ไม่ใช่แค่การจดตัวเลขลงบนกระดาษเท่านั้น แต่ควรทำอย่างเป็นระบบ และมีความน่าเชื่อถือ เพื่อให้ธนาคารสามารถวิเคราะห์ความสามารถในการชำระหนี้และความมั่นคงของรายได้เราได้อย่างชัดเจน โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้

1. แยกเงินส่วนตัวและเงินกิจการ

หลายคนที่ทำธุรกิจขนาดเล็ก หรือค้าขายเองมักใช้บัญชีเดียวกันในการใช้จ่ายส่วนตัวและดำเนินธุรกิจ ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง เพราะจะทำให้วิเคราะห์กำไร-ขาดทุนได้ยาก เราขอแนะนำให้เปิดบัญชีแยกสำหรับกิจการโดยเฉพาะ และไม่ควรนำเงินจากธุรกิจไปใช้จ่ายส่วนตัวโดยไม่ผ่านการบันทึกบัญชีอย่างถูกต้อง เพื่อให้เห็นรายได้สุทธิจริงและความสามารถในการบริหารเงิน

2. จดบันทึกเป็นประจำ

การบันทึกรายรับและรายจ่ายควรทำทันทีที่เกิดรายการ หรืออย่างน้อยวันต่อวัน เพราะหากปล่อยไว้นานอาจทำให้หลงลืมหรือบันทึกข้อมูลผิดพลาด แล้วส่งผลต่อความถูกต้องของบัญชีได้ บางกรณีอาจทำให้ธนาคารไม่รับรองเอกสารนั้น เพราะมองว่าไม่มีความต่อเนื่องหรือสม่ำเสมอ

3. ใช้รูปแบบบันทึกที่เข้าใจง่าย

การใช้รูปแบบที่เป็นตารางจะช่วยให้ข้อมูลอ่านง่าย และตรวจสอบได้สะดวก เช่น ตารางวัน/รายการ/จำนวนเงิน/หมวดหมู่รายจ่ายประจำ เป็นต้น ซึ่งช่วยให้สามารถวิเคราะห์ได้ว่าเราใช้จ่ายในเรื่องใดมากเกินไป และสามารถปรับแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. ฝากเงินรายรับเข้าบัญชีอย่างสม่ำเสมอ

แม้จะมีรายได้จากการขายสินค้าหรือบริการจริง แต่หากไม่ได้ฝากเข้าบัญชีอย่างต่อเนื่อง ธนาคารอาจมองว่าไม่มีรายได้ที่แน่นอน การนำรายได้ที่ได้รับไปฝากเข้าบัญชีในนามธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุกวันหรือทุกสัปดาห์ จะช่วยแสดงกระแสเงินสดเข้า (Cash-in) ได้อย่างชัดเจน ซึ่งเป็นหลักฐานสำคัญที่ธนาคารจะใช้พิจารณาในการให้สินเชื่อ

เขียนรายรับรายจ่ายเพื่อส่งธนาคาร ใช้เอกสารอะไรบ้าง

วิธีเขียนรายรับรายจ่ายเพื่อส่งธนาคาร ต้องใช้เอกสารดังนี้

• ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี

• บิลค่าใช้จ่าย เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่า

• สำเนาบัญชีธนาคาร

• ภาพถ่ายสินค้าหรือสถานที่ประกอบกิจการ

• ใบส่งของ / ใบสั่งซื้อ

• สัญญาเช่า หรือสัญญาซื้อขาย (ถ้ามี)

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายประเภทต่าง ๆ มีดังนี้

รายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้า หรือธุรกิจ

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับร้านค้า หรือธุรกิจ

รายรับรายจ่ายสำหรับส่งธนาคาร

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับส่งธนาคาร โดยใช้แบบฟอร์มจากกรมสรรพากร

รายงานเงินสดรับ-จ่าย

ชื่อผู้ประกอบกิจการ……………………………… เลขประจำตัวประชาชน…………………………………….…..ชื่อสถานประกอบการ……………………………… เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร………………………………

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มรายรับรายจ่ายสำหรับส่งธนาคาร

บัญชีรายรับรายจ่ายประจำเดือน

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายประจำเดือน

บัญชีรายรับรายจ่ายทำเอง

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่ายทำเอง

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่าย

ประโยชน์ของการทำบัญชีรายรับรายจ่าย มีดังนี้

1. วางแผนการเงินได้แม่นยำมากขึ้น

2. ตรวจสอบการใช้จ่ายได้ง่าย

3. ใช้เป็นหลักฐานเพื่อขอสินเชื่อธนาคารได้

4. เห็นภาพรวมกำไร-ขาดทุนของกิจการ

5. ป้องกันการใช้เงินเกินตัว

   
   

อาชีพที่ต้องทำบัญชีรายรับ รายจ่าย

อาชีพที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย มีดังนี้

• ผู้ค้ารายย่อย / ร้านค้า

ร้านขายของชำ ร้านอาหาร หรือร้านขายสินค้าทั่วไป มักมีรายได้เข้าออกทุกวัน หากไม่มีการจดบันทึก จะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าร้านมีกำไรหรือขาดทุน การทำบัญชีช่วยให้เจ้าของร้านทราบว่ารายได้มาจากช่องทางไหน รายจ่ายส่วนใดควรลดลง และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางการเงินสำหรับยื่นขอสินเชื่อหรือทำธุรกรรมกับธนาคารได้

• ผู้ให้บริการ / ฟรีแลนซ์

ไม่ว่าจะเป็นช่างแต่งหน้า ช่างภาพ นักออกแบบ คนทำงานสายคอนเทนต์ หรือฟรีแลนซ์ มักมีรายได้ไม่แน่นอน การทำบัญชีช่วยให้เห็นภาพรวมว่ารับงานมาจากใคร มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และช่วยให้วางแผนเก็บออมได้ดีขึ้น นอกจากนี้ หากต้องยื่นรายได้กับธนาคาร เช่น ขอสินเชื่อรถหรือบ้าน การมีบัญชีรายรับรายจ่ายที่ชัดเจนจะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือได้

• เกษตรกร

แม้จะไม่ได้ทำธุรกิจแบบทางการ แต่เกษตรกรก็มีรายได้จากผลผลิต เช่น ข้าว พืชผัก หรือผลไม้ และมีรายจ่ายเกี่ยวกับปุ๋ย ค่าจ้างแรงงาน ค่าน้ำมัน ฯลฯ การทำบัญชีจะช่วยให้เห็นผลตอบแทนต่อรอบการผลิต และสามารถใช้เอกสารนี้เป็นหลักฐานยื่นกู้กับธนาคารเพื่อขยายกิจการได้

• ผู้รับเหมา

ผู้รับเหมาหรือช่างซ่อม ช่างก่อสร้าง ต้องมีการรับงาน-จ่ายค่าของและค่าแรง การจดบัญชีจะช่วยให้ควบคุมต้นทุนของแต่ละโครงการได้ดี และยังใช้ยื่นประกอบการขอวงเงินเครดิตหรือทำสัญญากับคู่ค้าได้ด้วย

• ผู้ขายออนไลน์

การขายของผ่านช่องทางออนไลน์มีการโอนเงินเข้าออกหลายช่องทาง หากไม่มีระบบบัญชีที่ดีอาจทำให้จัดการไม่ทัน ทั้งในเรื่องต้นทุน กำไร และภาษี การทำบัญชีจึงช่วยให้ตรวจสอบยอดขาย และเตรียมพร้อมสำหรับการขยายธุรกิจหรือยื่นขอสินเชื่อในอนาคตได้

สรุปบทความ

จากตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย รวมถึงวิธีเขียนรายรับรายจ่ายที่ Mac-5 Legacy นำมาฝากกัน จะเห็นได้ว่าการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั้นมีประโยชน์มากมาย ไม่ว่าจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของการรับเงินและจ่ายเงินเท่านั้น ยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือหากในอนาคตมีการขอสินเชื่อจากธนาคารได้ รวมถึงมีประโยชน์ในการตรวจสอบด้านการเงินด้วย แต่ก็แนะนำให้จดรายรับ-รายจ่ายทันที เพราะหากทิ้งช่วงอาจทำให้ลืมแล้วบันทึกข้อมูลผิดพลาดได้

แต่สำหรับใครที่อยากประหยัดเวลาและจัดระบบบัญชีให้ได้ดีกว่าเดิม Mac-5 Legacy ก็ขอแนะนำโปรแกรมบัญชี ERP ซึ่ง ERP คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่รวมงานบัญชีเข้ากับการบริหารธุรกิจแบบครบวงจร โดยเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกให้ทำงานร่วมกัน ต่างจากโปรแกรมบัญชีทั่วไปที่เน้นเฉพาะธุรกรรมการเงิน เช่น บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ และรายงานทางการเงินเท่านั้น ERP จึงถือเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์อย่างมาก โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการระบบที่ครอบคลุมทั้ง ระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า, ระบบการขายและลูกหนี้การค้า ซึ่งสามารถสร้างงบการเงินรายวันให้พร้อมใช้งานได้ทันที และโปรแกรม ERP ของเราก็เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด

หากคุณสนใจระบบที่มีคุณสมบัติของ ERP ครบถ้วนในราคาและแพ็กเกจคุ้มค่า ก็สามารถมาปรึกษา MAC-5 Legacy ได้เลย สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation