Account Payable คืออะไร? รวมเรื่องที่ทุกองค์กรต้องรู้

Account Payable คือหนึ่งในหัวใจสำคัญของการจัดการบัญชีในทุกองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจที่มีการซื้อขายกับคู่ค้าเป็นประจำ หากขาดระบบที่ดีในการติดตามหรือควบคุมรายการเจ้าหนี้ ก็อาจเกิดปัญหาทางการเงินตามมาได้ เช่น การชำระเงินล่าช้า ความผิดพลาดในการลงบัญชี หรือกระทบต่อความสัมพันธ์กับผู้ขาย

บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาทุกคนไปรู้จักกับ Accounts Payable อย่างละเอียด พร้อมตัวอย่างมาให้เห็นภาพตามง่าย ๆ และข้อดีของการมีระบบที่ช่วยบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เจ้าหนี้การค้า (Account Payable) คืออะไร

เจ้าหนี้การค้า หรือ Account Payable คือ หนี้สินระยะสั้นที่เกิดจากการที่ธุรกิจซื้อสินค้า หรือบริการจากผู้ขาย โดยยังไม่ได้ชำระเงินทันที เช่น ซื้อสินค้าแบบเครดิต 30 วัน ซึ่งกิจการจะต้องชำระภายในระยะเวลาที่ตกลงกันไว้

ในทางบัญชี รายการนี้จะบันทึกอยู่ในฝั่ง "หนี้สินหมุนเวียน" ของงบแสดงฐานะการเงิน เพราะเป็นหนี้ที่ต้องชำระคืนภายในหนึ่งปี นับว่าเป็นองค์ประกอบหลักที่ช่วยให้กิจการสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างมีสภาพคล่องทางการเงิน

• ยกตัวอย่างเจ้าหนี้การค้า (Accounts Payable)

สมมติว่าบริษัท ABC สั่งซื้อวัตถุดิบจากบริษัท XYZ เป็นมูลค่า 100,000 บาท โดยมีเงื่อนไขเครดิต 30 วัน เมื่อ บริษัท ABC ได้รับของแล้ว บริษัท ABC ยังไม่ต้องจ่ายเงินทันที แต่จะบันทึกรายการนี้เป็น "เจ้าหนี้การค้า" ในบัญชี และชำระเงินในภายหลัง

ส่วนในมุมของบริษัท XYZ ก็จะบันทึกรายการนี้เป็น "ลูกหนี้การค้า" แทน

เจ้าหนี้การค้าจัดอยู่ในหนี้ประเภทใด

เจ้าหนี้การค้าจัดอยู่ในหมวด “หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)” ในงบดุล เพราะเป็นหนี้สินที่ต้องชำระภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี การติดตามยอดเจ้าหนี้จึงมีผลต่อการประเมินสภาพคล่องทางการเงิน และการวางแผนการใช้เงินขององค์กร ถ้าองค์กรมีเจ้าหนี้การค้าจำนวนมาก แต่ไม่มีแผนชำระหนี้ที่ชัดเจน อาจส่งผลกระทบต่อเครดิตกับผู้ขาย และความน่าเชื่อถือทางธุรกิจในระยะยาวได้

เจ้าหนี้การค้ากับลูกหนี้การค้ามีความแตกต่างกันอย่างไร

แม้คำว่า "เจ้าหนี้" และ "ลูกหนี้" จะฟังคล้ายกัน แต่ในมุมมองของธุรกิจ ทั้งสองคำมีความหมายตรงข้ามกันโดยสิ้นเชิง ดังนี้

• เจ้าหนี้การค้า (Account Payable) บริษัทเป็น “ผู้ซื้อ” และยังไม่ได้จ่ายชำระเงินให้ผู้ขาย

• ลูกหนี้การค้า (Account Receivable) บริษัทเป็น “ผู้ขาย” และยังไม่ได้รับชำระเงินจากลูกค้า

การแยกประเภทนี้มีความสำคัญต่อการบริหารจัดการบัญชีอย่างมาก โดยเฉพาะเมื่อต้องตรวจสอบกระแสเงินเข้า-ออกของธุรกิจ

ตัวอย่างสถานการณ์การเป็นเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้า

Mac-5 Legacy ขอยกตัวอย่างสถานการณ์นี้เพื่อให้ทุกคนได้เห็นภาพตามกันง่ายขึ้น

• บริษัท A สั่งซื้อวัตถุดิบจากบริษัท B โดยชำระเงินภายใน 60 วัน → บริษัท A มีบัญชีเจ้าหนี้การค้า → บริษัท B มีบัญชีลูกหนี้การค้า

• บริษัท C ขายบริการให้บริษัท D และออกใบแจ้งหนี้โดยให้เครดิต 30 วัน → บริษัท C มีบัญชีลูกหนี้การค้า → บริษัท D มีบัญชีเจ้าหนี้การค้า

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า บริษัทสามารถเป็นได้ทั้งเจ้าหนี้และลูกหนี้ ซึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละฝ่าย

ข้อดีของการมีเจ้าหนี้การค้าในการทำธุรกิจ

ข้อดีของการมีเจ้าหนี้การค้าในการทำธุรกิจ มีดังนี้

• ช่วยเพิ่มกระแสเงินสดหมุนเวียน เพราะไม่ต้องชำระเงินทันที ทำให้มีเงินเหลือสำหรับลงทุนหรือหมุนเวียน

• สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้า การชำระหนี้ตรงเวลาช่วยส่งเสริมความน่าเชื่อถือ และอาจได้เงื่อนไขเครดิตที่ดียิ่งขึ้นด้วย

• วางแผนการเงินได้แม่นยำขึ้น ช่วยให้สามารถกำหนดรอบการจ่ายเงินตามงวดบัญชีที่ชัดเจนได้

ในยุคที่ธุรกิจต้องการความรวดเร็วและแม่นยำ การจัดการระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้าด้วยซอฟต์แวร์บัญชีที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง เช่น ระบบ ERP จาก Mac-5 Legacy ที่เชื่อมต่อบัญชีเจ้าหนี้เข้ากับขั้นตอนจัดซื้อ ตั้งแต่การบันทึกใบสั่งซื้อ การรับของ ไปจนถึงการวางบิลและการชำระเงิน ซึ่งช่วยให้การจัดการบัญชีเป็นไปอย่างราบรื่นและง่ายขึ้น

สรุปบทความ

จากบทความนี้จะเห็นได้ว่า Account Payable คือหนี้สินสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าหรือบริการของกิจการ และมีผลโดยตรงต่อสภาพคล่องทางการเงิน การวางแผน และความสัมพันธ์ทางธุรกิจ การจัดการเจ้าหนี้การค้าอย่างถูกต้องและมีระบบ จึงช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มประสิทธิภาพทางบัญชีในระยะยาวได้

แต่สำหรับใครที่อยากจัดการบัญชีให้ดีกว่าเดิม และลดงานเอกสารซ้ำซ้อนลง Mac-5 Legacy ขอแนะนำโปรแกรมบัญชี ERP ซึ่งเป็นโปรแกรมที่รวมงานบัญชีเข้ากับการบริหารธุรกิจแบบครบวงจร ไม่เพียงรองรับการจัดการเจ้าหนี้เท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนก ตั้งแต่ระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า หรือระบบการขายและลูกหนี้การค้า ไปจนถึงการจัดทำงบการเงินที่ใช้งานได้ทันที

หากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์บัญชีที่มีคุณสมบัติของ ERP ครบถ้วน ราคาและแพ็กเกจคุ้มค่า เหมาะสมกับธุรกิจทุกขนาด สามารถเยี่ยมชมรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่เลย https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation