6 กระบวนการจัดการระบบ ERP จัดซื้อสำหรับธุรกิจยุคดิจิตอล

ในยุคดิจิทัลที่ธุรกิจแข่งขันกันสูง การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่มีประสิทธิภาพกลายเป็นหัวใจสำคัญสำหรับความสำเร็จ ระบบ ERP จัดซื้อ เข้ามามีบทบาทสำคัญช่วยให้องค์กรต่างๆ บริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และแม่นยำ บทความนี้จะพาทุกท่านไปเจาะลึกถึงกระบวนการใช้ระบบ ERP ในการจัดซื้อที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างราบรื่น 

1.วางแผนและการกำหนดความต้องการ

การใช้ระบบ ERP จัดซื้อในการเริ่มต้นด้วยการวางแผนและกำหนดความต้องการในการซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าที่จะใช้ในการผลิตหรือบริการต่าง ๆ โดยใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นประวัติการใช้งาน แผนการผลิต หรือแผนการขายเป็นต้น1.1 การ

1.1 รวบรวมข้อมูล

• รวบรวมข้อมูลการใช้งานวัตถุดิบและสินค้าคงคลังจากระบบต่างๆ ภายในองค์กร เช่น ระบบผลิต ระบบขาย

• วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อคาดการณ์ความต้องการในอนาคต

• นำข้อมูลมาวิเคราะห์ควบคู่กับปัจจัยภายนอก เช่น เศรษฐกิจ สภาพตลาด แนวโน้มความต้องการของลูกค้า

1.2 การจัดทำแผนจัดซื้อ

• ระบุชนิด ปริมาณ และเวลาที่ต้องการจัดซื้อวัตถุดิบและสินค้า

• เปรียบเทียบราคาและคุณภาพจากซัพพลายเออร์ต่างๆ

• วางแผนกลยุทธ์การจัดซื้อเพื่อลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพ

1.3 การสร้างคำสั่งซื้อ

• สร้างคำสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์ (e-procurement) ผ่านระบบ ERP

• ติดตามสถานะคำสั่งซื้อและการจัดส่ง

• จัดการเอกสารและข้อมูลการจัดซื้ออย่างเป็นระบบ

1.4 การวิเคราะห์และประเมินผล

• วิเคราะห์ประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์

• ติดตามผลการดำเนินงานตามแผนจัดซื้อ

• ระบุจุดอ่อนและโอกาสในการปรับปรุง

2. เสนอซื้อและการเลือกผู้จัดจำหน่าย

การเลือกผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสมโดยใช้ระบบ ERP เพื่อจัดทำเอกสารเสนอซื้อ การตรวจสอบคุณภาพและการเลือกซื้อตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ราคา

2.1 การจัดทำเอกสารเสนอซื้อ

• สร้างเอกสารเสนอซื้อ (Request for Proposal - RFP) โดยระบุรายละเอียดสินค้าหรือวัตถุดิบที่ต้องการ

• กำหนดคุณสมบัติและเกณฑ์การคัดเลือกผู้จัดจำหน่าย

• ส่งเอกสาร RFP ไปยังซัพพลายเออร์ที่คัดเลือกไว้

2.2 การรวบรวมข้อเสนอและการประเมินผล

• รวบรวมข้อเสนอจากซัพพลายเออร์ที่สนใจ

• วิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อเสนอตามเกณฑ์ที่กำหนด เช่น ราคา คุณภาพ เงื่อนไขการชำระเงิน บริการหลังการขาย

• คัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เสนอข้อเสนอที่ดีที่สุด

2.3 การเจรจาต่อรอง

• เจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไขต่างๆ กับซัพพลายเออร์ที่คัดเลือก

• บรรลุข้อตกลงร่วมกัน

2.4 การสร้างใบสั่งซื้อ

• สร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) อิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ ERP

• ระบุรายละเอียดสินค้าหรือวัตถุดิบ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่จัดส่ง

• ส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์

3. การรับสินค้าและการตรวจสอบคุณภาพ

การรับสินค้าโดยใช้ระบบ ERP เพื่อบันทึกข้อมูลการรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในระบบ

3.1 การบันทึกข้อมูลการรับสินค้า

• บันทึกข้อมูลการรับสินค้าเข้าระบบ ERP

• ระบุรายละเอียดสินค้าหรือวัตถุดิบ ปริมาณ หมายเลขประจำ lot และวันที่รับสินค้า

• เชื่อมโยงข้อมูลการรับสินค้ากับใบสั่งซื้อ

3.2 การตรวจสอบคุณภาพ

• ตรวจสอบสินค้าหรือวัตถุดิบตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในระบบ

• ตรวจสอบสภาพสินค้า บรรจุภัณฑ์ เอกสาร และคุณสมบัติอื่นๆ

• บันทึกผลการตรวจสอบคุณภาพในระบบ

3.3 การจัดการสินค้าที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ

• แยกสินค้าที่ไม่ผ่านการตรวจสอบออกจากสินค้าที่ผ่านการตรวจสอบ

• ระบุสาเหตุของการไม่ผ่านการตรวจสอบ

• ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เช่น การส่งคืนสินค้า การซ่อมแซม หรือการทำลายสินค้า

3.4 การปรับปรุงสต็อกสินค้าคงคลัง

• ปรับปรุงสต็อกสินค้าคงคลังตามจำนวนสินค้าที่รับเข้า

• แยกประเภทสินค้าที่ผ่านการตรวจสอบและสินค้าที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ

4. การจัดการคลังสินค้าและการควบคุมสต็อก 

การจัดเก็บและบริหารจัดการคลังสินค้าโดยใช้ระบบ ERP เพื่อติดตามยอดคงเหลือและการเคลื่อนไหวของสินค้า

4.1 การติดตามยอดคงเหลือสินค้า

• ติดตามจำนวนสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์

• แยกประเภทสินค้าตามประเภท สถานที่ และสถานะ

• แจ้งเตือนเมื่อสินค้าคงคลังใกล้หมดหรือมีปริมาณมากเกินไป

4.2 การจัดการการเคลื่อนไหวของสินค้า

• บันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าเข้า-ออกคลังสินค้า

• ระบุที่มาปลายทางของสินค้า

• วิเคราะห์รูปแบบการเคลื่อนไหวของสินค้า

4.3 การจัดการพื้นที่จัดเก็บ

• จัดสรรพื้นที่จัดเก็บสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

• เพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่คลังสินค้า

• ลดต้นทุนการจัดเก็บ

4.4 การควบคุมสินค้าคงคลัง

• กำหนดระดับสต็อกสินค้าคงคลังที่เหมาะสม

• สั่งซื้อสินค้าเพิ่มเติมเมื่อสินค้าคงคลังใกล้หมด

• ป้องกันสินค้าคงคลังล้นสต็อก

4.5 การจัดการสินค้าที่หมดอายุ

• ติดตามสินค้าที่ใกล้หมดอายุ

• ดำเนินการตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เช่น การลดราคา การขายส่งออก หรือการทำลายสินค้า

5. การชำระเงินและบัญชี

การจัดการกระบวนการชำระเงินและบันทึกข้อมูลการเงินที่เกี่ยวข้องกับการซื้อด้วยระบบ ERP เพื่อความถูกต้องของการเงิน

5.1 การประมวลผลใบแจ้งหนี้

• รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์

• ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้

• เชื่อมโยงใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ

• บันทึกข้อมูลการชำระเงินในระบบ

5.2 การชำระเงิน

• สร้างเอกสารการชำระเงิน

• ชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์

• บันทึกข้อมูลการชำระเงินในระบบ

5.3 การปรับปรุงบัญชี

• ปรับปรุงบัญชีแยกประเภทตามรายการค่าใช้จ่าย

• บันทึกรายการต้นทุนสินค้าคงคลัง

• เตรียมงบการเงิน

5.4 การรายงาน

• สร้างรายงานการชำระเงิน

• สร้างรายงานวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย

• สร้างงบการเงิน

6. การวิเคราะห์และการปรับปรุง

การใช้ข้อมูลที่รวบรวมได้จากระบบ ERP เพื่อวิเคราะห์ผลการจัดซื้อและปรับปรุงกระบวนการในอนาคต

6.1 การวิเคราะห์การใช้จ่าย

• วิเคราะห์ว่าองค์กรใช้จ่ายเงินไปกับอะไรมากที่สุด ระบุหมวดหมู่สินค้า ผู้ขาย และรายการสินค้าที่ใช้จ่ายสูง

6.2 การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของผู้ขาย

•  เปรียบเทียบประสิทธิภาพของผู้ขายแต่ละราย พิจารณาจากราคา ระยะเวลาการจัดส่ง คุณภาพสินค้า บริการหลังการขาย ฯลฯ

6.3 การวิเคราะห์สินค้าคงคลัง

• วิเคราะห์ระดับสินค้าคงคลัง ระบุสินค้าที่ขายดี สินค้าที่ขายช้า และสินค้าที่ล้าสมัย

6.4 การวิเคราะห์วงจรการจัดซื้อ

• วิเคราะห์ระยะเวลาที่ใช้ตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการรับสินค้า ระบุขั้นตอนที่ใช้เวลานาน และหาโอกาสในการปรับปรุง

ERP มีอิทธิผลต่อการบริหารธุรกิจอย่างไร มากน้อยเพียงใด?

ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือ ระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร นั้นเปรียบเสมือนหัวใจหลักที่ขับเคลื่อนธุรกิจให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยการรวบรวมข้อมูลจากทุกส่วนขององค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ระบบ ERP ส่งเสริมต่อการบริหารจัดการธุรกิจ

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

   • ลดงานซ้ำซ้อน: ระบบ ERP ช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน ทำให้พนักงานมีเวลาไปทำงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น

   • อัตโนมัติ: กระบวนการทำงานหลายอย่างสามารถทำให้อัตโนมัติได้ เช่น การสร้างใบสั่งซื้อ การจัดทำบัญชี ทำให้ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา

   • เพิ่มความเร็วในการทำงาน: การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การตัดสินใจเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

2. ปรับปรุงการตัดสินใจ

   • ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน: ระบบ ERP ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ทำให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

   • ภาพรวมของธุรกิจ: ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของธุรกิจได้อย่างชัดเจน ทำให้สามารถวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ลดต้นทุน

   • ลดต้นทุนในการดำเนินงาน: การลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนและการลดความผิดพลาด ทำให้ลดต้นทุนในการดำเนินงานได้

   • ลดต้นทุนสินค้าคงคลัง: ระบบ ERP ช่วยให้บริหารจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดการขาดแคลนสินค้าและลดต้นทุนในการเก็บรักษาสินค้า

   • ลดต้นทุนในการผลิต: การวางแผนการผลิตที่แม่นยำ ช่วยลดการผลิตสินค้าเกินความจำเป็นและลดต้นทุนในการผลิต

4. เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน

   • ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็ว: ระบบ ERP ช่วยให้บริษัทสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

   • ปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็ว: ระบบ ERP ช่วยให้บริษัทสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็ว

   • สร้างความแตกต่าง: องค์กรที่ใช้ระบบ ERP จะมีความได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งที่ยังไม่ได้นำระบบ ERP มาใช้

ระบบ ERP ในภาคธุรกิจต่างๆ

• อุตสาหกรรมการผลิต

• อุตสาหกรรมบริการ

• อุตสาหกรรมค้าปลีก

• อุตสาหกรรมนำเข้าส่งออก

• อุตสหกรรมซื้อมาขายไป 

• ธุรกิจร้านอาหาร คลัวกลาง 

• ธุรกิจด้านบริการ

ระบบ ERP นั้นมีบทบาทสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน โดยช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กร หากธุรกิจของคุณต้องการเติบโตและประสบความสำเร็จ การลงทุนในระบบ ERP จึงเป็นสิ่งที่คุ้มค่าอย่างยิ่ง การใช้ระบบ ERP จัดซื้อสำหรับธุรกิจ ไม่เพียงแต่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบ แต่ยังช่วยในการลดความขัดแย้งในกระบวนการซื้อขาย และเพิ่มความโปร่งใสในการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรอย่างมาก 

Mac5 Legacy เราเป็นที่ปรึกษาด้านดิจิทัลและเทคโนโลยีที่มุ่งมั่นเพื่อพลิกโฉมวิธีการทำงานในองค์กรของคุณทั้งในกรุงเทพ และประเทศไทยให้ทันสมัยขึ้น ด้วยการนำเทคโนโลยีมาเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการบริหารจัดการ และการดำเนินงาน ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในระบบ ERP และ MRP เรามั่นใจว่าจะช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวไปสู่อนาคตที่ดีกว่าที่เคย ติดต่อขอรับคำปรึกษาได้ที่ https://www.mac5legacy.com