โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคา: ตั้งทะเบียนสินทรัพย์ครั้งเดียว คำนวณและลงบัญชีได้ทุกเดือน

ทุกสิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีหลายบริษัทยังต้องเปิดไฟล์ Excel ทะเบียนสินทรัพย์ ไล่คำนวณค่าเสื่อมราคาทีละรายการ แล้วนำตัวเลขไปคีย์เป็นใบสำคัญในโปรแกรมบัญชีอีกรอบ ถ้ามีสินทรัพย์ไม่กี่ชิ้นก็ยังพอไหว แต่เมื่อบริษัทมีทั้งคอมพิวเตอร์ เครื่องจักร รถขนส่ง และอุปกรณ์สำนักงานรวมกันหลายร้อยรายการ งานนี้จะกินเวลามากขึ้น และเสี่ยงผิดพลาดมากขึ้นทุกเดือน

บทความนี้อธิบายว่าค่าเสื่อมราคาคืออะไร ปัญหาที่มักเจอเมื่อคุมสินทรัพย์ด้วย Excel และวิธีที่โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาใน MAC-5 Legacy ช่วยให้ตั้งข้อมูลครั้งเดียว แล้วคำนวณและส่งรายการเข้าบัญชีได้ทุกเดือน

ค่าเสื่อมราคาคืออะไร ทำไมต้องบันทึกทุกงวด

ค่าเสื่อมราคา คือการทยอยปันมูลค่าของสินทรัพย์ที่ใช้งานได้นานเกิน 1 ปี เช่น อาคาร เครื่องจักร ยานพาหนะ หรือคอมพิวเตอร์ ออกเป็นค่าใช้จ่ายตามอายุการใช้งาน แทนที่จะบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในปีที่ซื้อ

ทุกงวดบัญชีจะบันทึก 2 รายการคู่กัน

• ค่าเสื่อมราคา เป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุน

• ค่าเสื่อมราคาสะสม เป็นรายการที่หักออกจากราคาสินทรัพย์ในงบแสดงฐานะการเงิน

การบันทึกสม่ำเสมอทุกงวดทำให้กำไรแต่ละเดือนสะท้อนต้นทุนการใช้สินทรัพย์จริง และมูลค่าสินทรัพย์ในงบการเงินถูกต้อง

4 ปัญหาเมื่อคุมสินทรัพย์ด้วย Excel

1. สูตรเพี้ยนโดยไม่รู้ตัว คัดลอกสูตรผิดแถว หรือมีคนแก้สูตรไว้ ตัวเลขผิดต่อเนื่องหลายเดือนกว่าจะเจอ

2. ขายหรือเลิกใช้แล้ว แต่ยังคิดค่าเสื่อมต่อ เพราะข้อมูลการขายไม่ได้ผูกกับไฟล์ทะเบียน

3. ไม่รู้ว่าสินทรัพย์อยู่ที่ไหน ใครดูแล ทำให้ตรวจนับยาก และแยกค่าใช้จ่ายให้แต่ละแผนกไม่ได้

4. ข้อมูลกระจายหลายที่ ใบกำกับภาษีจากผู้ขาย กรมธรรม์ประกันภัย และใบรับประกัน อยู่คนละแฟ้ม

และเมื่อคำนวณเสร็จ ก็ยังต้องคีย์ตัวเลขค่าเสื่อมเข้าระบบบัญชีซ้ำอีกรอบ

ทะเบียนสินทรัพย์ใน MAC-5 Legacy เก็บอะไรได้บ้าง

ทะเบียนสินทรัพย์ใน MAC-5 Legacy เก็บประวัติของสินทรัพย์แต่ละรายการไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การซื้อ การคิดค่าเสื่อมราคา ไปจนถึงการขาย พร้อมรูปภาพและรายละเอียดอื่น ๆ

กลุ่มสินทรัพย์และสูตรบัญชีค่าเสื่อมราคา

เริ่มจากจัดกลุ่มสินทรัพย์ให้ตรงกับการเรียกรายงาน เช่น กลุ่มสำนักงาน กลุ่มโรงงาน กลุ่มยานพาหนะ จากนั้นกำหนดสูตรบัญชีค่าเสื่อมราคา ซึ่งระบุรหัสบัญชีที่ใช้ส่งค่าเสื่อมราคาและค่าเสื่อมราคาสะสมไปยังบัญชีแยกประเภท กำหนดสูตรได้ไม่จำกัดจำนวน จึงแยกรหัสบัญชีตามประเภทสินทรัพย์ได้ตามผังบัญชีของบริษัท

ข้อมูลสำหรับคำนวณค่าเสื่อม

• ราคาซื้อ ใส่เป็นราคาสุทธิ ซึ่งอาจรวมค่าขนส่งด้วย และกำหนดมูลค่าที่ใช้คิดค่าเสื่อมได้

• วันที่เริ่มคิดค่าเสื่อม แยกจากวันที่ซื้อ เพราะบางครั้งซื้อมาแล้วยังไม่ได้เริ่มใช้งานทันที

• ราคาซาก ค่าตั้งต้นคือ 1 บาท แก้ได้ เช่น รถยนต์ที่หมดอายุใช้งานแล้วยังขายต่อได้ราคาสูง

• อายุสินทรัพย์ ค่าตั้งต้นคือ 5 ปี เมื่อใส่อายุ ระบบคำนวณอัตราร้อยละต่อปีให้ทันที

ผูกกับแผนก งาน สโตร์ และพนักงาน

สินทรัพย์แต่ละรายการระบุได้ว่าอยู่แผนกไหน ใช้กับงานใด เก็บที่สโตร์หรือสถานที่ใด และพนักงานคนใดเกี่ยวข้อง ข้อมูลเหล่านี้ใช้กรองรายงานได้ เช่น ดูค่าเสื่อมราคาเฉพาะสินทรัพย์ของแผนกผลิต

ประวัติครบในที่เดียว

แท็บ Detail เก็บยี่ห้อ รุ่น เลขประจำเครื่อง (Serial Number) ข้อมูลบริษัทผู้ขาย กรมธรรม์ประกันภัย (บริษัทประกัน เลขกรมธรรม์ ยอดเงินประกัน วันสิ้นสุด) และข้อมูลการรับประกัน นอกจากนี้ยังเพิ่มรูปภาพสินทรัพย์และบันทึกหมายเหตุได้

เลือกวิธีคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ 7 วิธี

กำหนดวิธีคำนวณแยกในสินทรัพย์แต่ละรายการได้ โดยมีให้เลือก 7 วิธี

1. เส้นตรง (ค่าตั้งต้น)

2. ยอดลดลงทวีคูณ

3. สัญญาเช่า (รายวัน)

4. คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์

5. ประเภทโรงงาน (SME)

6. ประเภทเครื่องจักร (SML)

7. เส้นตรง รายเดือน

ควรเลือกวิธีให้สอดคล้องกับนโยบายบัญชีของบริษัท และปรึกษาผู้สอบบัญชีเมื่อไม่แน่ใจว่าสินทรัพย์ประเภทใดควรใช้วิธีไหน

ขั้นตอนส่งค่าเสื่อมราคาเข้าบัญชีแยกประเภททุกเดือน

เมื่อตั้งทะเบียนครบแล้ว งานสิ้นเดือนเหลือเพียง 4 ขั้นตอน

1. เปิด รายงานค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ระบุวันที่สิ้นเดือนในช่อง "คำนวณค่าเสื่อมราคา ณ วันที่" และระยะเวลาคำนวณ 1 เดือน

2. ตรวจทานตัวเลข เลือก "แสดงรายการที่ไม่ถูกต้องด้วย" เพื่อดูรายการที่ข้อมูลยังไม่ครบ

3. กดปุ่ม Post ใส่เลขใบสำคัญเริ่มต้น เลือกสมุด และเลือกรหัสตัวแปรที่ต้องการส่งไปด้วย

4. กด GL Post แล้วยืนยัน รายการค่าเสื่อมราคาและค่าเสื่อมราคาสะสมจะถูกส่งไปเป็นใบสำคัญในระบบบัญชีแยกประเภท

ฝ่ายบัญชีไม่ต้องคีย์ตัวเลขค่าเสื่อมซ้ำด้วยมือ และใบสำคัญที่ได้มาจากข้อมูลชุดเดียวกับรายงาน จึงตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย

เริ่มใช้ระบบกลางทาง: ยกยอดสินทรัพย์จากระบบเดิม

บริษัทที่ย้ายมาจากระบบเดิมไม่ต้องคำนวณย้อนหลังตั้งแต่วันที่ซื้อ ให้ใส่ "มูลค่าต้นทุนที่ยกมา" ซึ่งคือมูลค่าสินทรัพย์หลังหักค่าเสื่อมราคาสะสม ณ สิ้นปีบัญชีเดิม พร้อม "วันที่มูลค่าที่ยกมา" แล้วระบบจะคำนวณค่าเสื่อมราคาต่อจากวันนั้น

ขายสินทรัพย์ เห็นกำไรหรือขาดทุนทันที

เมื่อขายสินทรัพย์ ให้บันทึกในส่วน Asset Sold ได้แก่ ผู้รับซื้อ วันที่ขาย ราคาขาย เลขที่และวันที่เอกสารขาย แล้วกด Actual value เพื่อดูกำไรหรือขาดทุนจากการขายรายการนั้น

รายงานการขายสินทรัพย์รวมรายการที่ขายในช่วงเวลาที่เลือก แสดงราคาซื้อ ค่าเสื่อมราคาสะสม มูลค่า ณ วันที่ขาย และกำไร-ขาดทุน โดยรายการที่ขาดทุนจะแสดงเป็นตัวสีแดง

3 รายงานสินทรัพย์ที่ฝ่ายบัญชีใช้จริง

• รายงานค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ คำนวณค่าเสื่อมราคาได้ครั้งละ 1–12 เดือน และใช้ส่งรายการเข้าบัญชีแยกประเภท

• รายงานค่าเสื่อมสินทรัพย์แสดงรายเดือน ดูค่าเสื่อมราคาของแต่ละเดือนเทียบกันครบ 12 เดือนในปีบัญชี

• รายงานการขายสินทรัพย์ ดูกำไร-ขาดทุนจากการขายสินทรัพย์ในช่วงเวลาที่เลือก

ทุกรายงานกรองได้ตามรหัสบัญชี แผนก งาน สโตร์ พนักงาน เอกสาร และส่วนขยาย

คำถามที่พบบ่อย

ต้องเริ่มคิดค่าเสื่อมตั้งแต่วันที่ซื้อไหม

ไม่จำเป็น วันที่เริ่มคิดค่าเสื่อมกำหนดแยกจากวันที่ซื้อได้ เช่น ซื้อเครื่องจักรมาแล้วต้องติดตั้งก่อนเริ่มใช้งานจริง

ราคาซากควรตั้งเท่าไร

ระบบตั้งค่าเริ่มต้นไว้ที่ 1 บาท และแก้ไขได้ตามลักษณะสินทรัพย์ เช่น รถยนต์ที่ยังขายต่อได้ราคาสูงเมื่อหมดอายุการใช้งาน ควรกำหนดตามนโยบายบัญชีของบริษัท

คำนวณล่วงหน้าหลายเดือนได้ไหม

รายงานค่าเสื่อมราคาคำนวณได้ตั้งแต่ 1 ถึง 12 เดือน เหมาะกับการดูภาพรวมล่วงหน้า แต่การส่งรายการเข้าบัญชีแยกประเภทควรทำเป็นรายเดือน โดยระบุวันที่สิ้นเดือนและระยะเวลา 1 เดือนทุกครั้ง

ย้ายมาจากระบบเดิมกลางปีได้ไหม

ได้ ใส่มูลค่าต้นทุนที่ยกมาและวันที่ยกมาในทะเบียนสินทรัพย์ ระบบจะคำนวณต่อจากยอดนั้นโดยไม่ต้องย้อนคำนวณตั้งแต่วันที่ซื้อ

เปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคา

MAC-5 Legacy คือ ERP ที่เชื่อมซื้อ ขาย สต็อก บัญชี ไว้ในระบบเดียว ทะเบียนสินทรัพย์จึงทำงานร่วมกับระบบบัญชีแยกประเภท ตั้งข้อมูลสินทรัพย์ครั้งเดียว แล้วใช้รายงานเดียวกันทั้งตรวจทานและส่งรายการเข้าบัญชีทุกเดือน ค่าเสื่อมราคาที่บันทึกครบทุกเดือนคือส่วนหนึ่งของ ต้นทุนแม่น กำไรชัด ดูความสามารถอื่นของงานบัญชีได้ที่หน้า ระบบบัญชีแยกประเภท หรืออ่านต่อเรื่อง การปิดบัญชี

อยากเห็นทะเบียนสินทรัพย์และงานปิดงบของจริง ทีมงานพร้อมแนะนำการตั้งค่าที่เหมาะกับสินทรัพย์ของบริษัทคุณ

ขอดู Demo งานบัญชี