รวมขั้นตอนการปิดงบบัญชี ผู้ประกอบการต้องรู้

Admin Ham
2 ก.ย.
ยาว 2 นาที

เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี ไม่ว่าจะเป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ช่วงเวลาที่นักบัญชีและผู้ประกอบการทุกคนต้องเผชิญคือ “การปิดงบ” ซึ่งเป็นกระบวนการที่เต็มไปด้วยรายละเอียดและความกดดัน แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้เราได้เห็นภาพสะท้อนผลการดำเนินงานที่แท้จริงของธุรกิจตลอดช่วงเวลาที่ผ่านมา การปิดงบที่ถูกต้องและทันเวลาไม่เพียงแต่เป็นหน้าที่ตามกฎหมาย แต่ยังเป็นหัวใจสำคัญในการวางแผนกลยุทธ์สำหรับอนาคต บทความนี้จะสรุปขั้นตอนการปิดงบบัญชีทั้งหมด พร้อมตัวอย่างการปิดงบบัญชีในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้คุณเตรียมความพร้อมและจัดการได้อย่างมั่นใจ

การปิดงบบัญชีคืออะไร

การปิดงบบัญชี คือกระบวนการจัดทำงบการเงินเพื่อสรุปผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของธุรกิจในรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่ง โดยทั่วไปจะดำเนินการทุกสิ้นปีบัญชี เพื่อแสดงรายละเอียดทางการเงิน ฐานะทางการเงิน ผลการดำเนินงาน และกระแสเงินสดของกิจการ

กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการโอนบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุน และโอนผลกำไรหรือขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีทุน เพื่อให้ได้ยอดคงเหลือที่ถูกต้องของบัญชีต่าง ๆ ณ วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชี

การปิดงบบัญชียังรวมถึงการสรุปยอดคงเหลือของบัญชีสินทรัพย์และหนี้สิน เพื่อยกยอดไปยังงวดบัญชีถัดไป ทำให้สามารถเริ่มต้นการบันทึกบัญชีในรอบใหม่ได้อย่างถูกต้อง

การปิดงบบัญชีสำคัญต่อธุรกิจอย่างไร

เพื่อปฏิบัติตามกฎหมาย นิติบุคคลมีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องจัดทำงบการเงินและนำส่งให้แก่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร
เพื่อทราบผลการดำเนินงานที่แท้จริง การปิดงบช่วยให้เจ้าของธุรกิจทราบว่าในรอบปีที่ผ่านมา บริษัทมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการประเมินผลการทำงาน
เพื่อการวางแผนและตัดสินใจ ข้อมูลจากงบการเงินที่ผ่านการปิดบัญชีและตรวจสอบแล้ว เป็นข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุดสำหรับผู้บริหารในการวางแผนกลยุทธ์ กำหนดงบประมาณ และตัดสินใจลงทุน
เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ งบการเงินที่ถูกต้องเป็นเอกสารสำคัญที่สถาบันการเงินใช้ในการพิจารณาอนุมัติสินเชื่อ และนักลงทุนใช้ในการตัดสินใจร่วมลงทุนกับบริษัท

ผลกระทบหากไม่ปิดงบการเงิน

โทษปรับทางกฎหมาย อาจถูกปรับตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และกฎหมายอื่นที่เกี่ยวข้อง รวมถึงโทษจากกรมสรรพากรกรณีไม่ยื่นแบบแสดงงบการเงิน
เสียความน่าเชื่อถือ คู่ค้า นักลงทุน และสถาบันการเงินอาจมองว่าบริษัทไม่มีมาตรฐานการบริหารที่โปร่งใส ทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ
ขาดข้อมูลที่ถูกต้องในการบริหาร การไม่มีข้อมูลทางการเงินที่ปิดงบแล้วอาจทำให้การวางแผนธุรกิจผิดพลาด
ถูกจำกัดการเข้าถึงแหล่งเงินทุน ธนาคารหรือสถาบันการเงินมักต้องการงบการเงินล่าสุดเป็นเงื่อนไขในการอนุมัติสินเชื่อหรือวงเงินกู้

9 ขั้นตอนการปิดงบบัญชีแบบ Step-by-Step

ต่อไปนี้คือ 9 ขั้นตอนการปิดงบบัญชีที่จะทำให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมด

1. บันทึกรายการประจำวันทั้งหมดให้ครบถ้วน

ขั้นตอนแรกของการปิดงบบัญชีคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทางบัญชีทั้งหมดในรอบปีได้รับการบันทึกครบถ้วนแล้ว ทั้งรายการขาย รายการซื้อ การรับชำระเงิน การจ่ายเงิน และรายการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ

การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบตามลำดับวันที่และแยกตามหมวดหมู่จะช่วยให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างสะดวก เอกสารสำคัญ ได้แก่ ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย และเอกสารประกอบอื่น ๆ

หากพบว่ามีรายการหรือเอกสารใดขาดหาย ต้องดำเนินการขอเอกสารเพิ่มเติมหรือจัดทำเอกสารทดแทนให้ครบถ้วนก่อนดำเนินการขั้นตอนถัดไป

2. จัดทำงบทดลอง (ก่อนปรับปรุง) และกระทบยอดบัญชีสำคัญ

หลังจากบันทึกรายการทั้งหมดแล้ว ให้จัดทำงบทดลองก่อนการปรับปรุง เพื่อตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้นว่ายอดรวมด้านเดบิตและเครดิตเท่ากันหรือไม่ จากนั้น เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือในบัญชีสำคัญ ๆ ให้ตรงกับเอกสารภายนอก เช่น การทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconcile) การกระทบยอดลูกหนี้การค้า (Account Receivables) และเจ้าหนี้การค้า (Account Payables) ให้ตรงกับรายละเอียดของแต่ละราย

3. บันทึกรายการปรับปรุงสิ้นงวด

การบันทึกรายการปรับปรุงสิ้นงวดเป็นการปรับปรุงบัญชีตามหลักเกณฑ์คงค้าง เพื่อให้งบการเงินแสดงผลการดำเนินงานที่แท้จริงในรอบงวดบัญชี

รายการสำคัญที่ต้องปรับปรุง ได้แก่ รายได้ค้างรับที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน รายได้รับล่วงหน้าที่ได้รับเงินแล้วแต่ยังไม่ได้ให้บริการ และค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าที่จ่ายเงินแล้วแต่ยังไม่ได้ใช้ประโยชน์

4. คำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์

การคำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ คือกระบวนการบันทึกมูลค่าที่ลดลงของสินทรัพย์ถาวร เช่น เครื่องจักร อาคาร หรือรถยนต์ ตามอายุการใช้งานหรือการเสื่อมสภาพเมื่อเวลาผ่านไป โดยการคำนวณนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อสะท้อนมูลค่าที่แท้จริงของสินทรัพย์ในงบการเงิน และกระจายต้นทุนของสินทรัพย์เหล่านั้นให้สอดคล้องกับรายได้ที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดบัญชี ซึ่งสามารถเลือกวิธีการคำนวณได้หลายรูปแบบ เช่น วิธีเส้นตรง (Straight-Line Method), วิธีลดลงตามจำนวนปี หรือวิธีหน่วยผลิต

ตัวอย่างการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ วิธีเส้นตรง (Straight-line Method)

สูตรการคำนวณ : ค่าเสื่อมราคาต่อปี = (ราคาทุน – มูลค่าคงเหลือ) ÷ อายุการใช้งาน

ตัวอย่าง กิจการแห่งหนึ่งซื้อเครื่องจักรเมื่อวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2568 ในราคาซื้อ 800,000 บาท มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการติดตั้งและปรับแต่ง 40,000 บาท โดยเครื่องจักรนี้คาดว่าจะใช้งานได้ 8 ปี และสามารถขายเป็นเศษซากได้ในราคา 20,000 บาทเมื่อเลิกใช้งาน

คำนวณค่าเสื่อมราคาต่อปี : (800,000 + 40,000 – 20,000) ÷ 8 = 102,500 บาท

ดังนั้น ค่าเสื่อมราคาประจำปี พ.ศ. 2568 คือ 102,500 บาท

5. ตรวจนับและตีราคาสินค้าคงเหลือ

การตรวจนับสินค้าคงเหลือจริง ณ วันสิ้นงวดบัญชีเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก เนื่องจากสินค้าคงเหลือมีผลกระทบโดยตรงต่อต้นทุนขายและกำไรขั้นต้นของธุรกิจ การตรวจนับต้องดำเนินการอย่างระมัดระวังและครอบคลุมสินค้าทุกประเภท ทั้งสินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิต และวัตถุดิบ การตีราคาสินค้าคงเหลือควรใช้หลักเกณฑ์ที่เหมาะสม เช่น วัดมูลค่าด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่จำนวนใดจะต่ำกว่า

6. จัดทำงบทดลองหลังการปรับปรุง

เมื่อบันทึกรายการปรับปรุง คำนวณและบันทึกค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ตรวจนับและตีราคาสินค้าคงเหลือเรียบร้อยแล้ว ให้จัดทำงบทดลองหลังการปรับปรุงอีกครั้ง เพื่อยืนยันความถูกต้องของตัวเลขทั้งหมด ตัวเลขในงบทดลองชุดนี้คือตัวเลขสุดท้ายที่จะนำไปใช้ "จัดทำงบการเงิน" ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน, งบกำไรขาดทุน, งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น และหมายเหตุประกอบงบการเงิน

7. ปิดบัญชีหมวดรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุน

การปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเป็นขั้นตอนการโอนยอดคงเหลือของบัญชีรายได้ทุกประเภทและบัญชีค่าใช้จ่ายทุกประเภทเข้าสู่บัญชีกำไรขาดทุน (บัญชีชั่วคราว)

บัญชีรายได้จะถูกปิดโดยการ “เดบิต” บัญชีรายได้ และ “เครดิต” บัญชีกำไรขาดทุน ส่วนบัญชีค่าใช้จ่ายจะถูกปิดโดยการ “เดบิต” บัญชีกำไรขาดทุน และ “เครดิต” บัญชีค่าใช้จ่าย หลังจากการปิดบัญชีแล้ว บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะมียอดคงเหลือเป็นศูนย์ ส่วนบัญชีกำไรขาดทุนจะแสดงผลการดำเนินงานสุทธิของงวดบัญชีนั้น

8. โอนกำไร (ขาดทุน) สุทธิเข้าบัญชีกำไรสะสม

นำยอดกำไรหรือขาดทุนสุทธิที่ได้จากขั้นตอนที่ 6 โอนเข้าไปยังบัญชีกำไรสะสม (Retained Earnings) ซึ่งเป็นบัญชีในหมวดส่วนของผู้ถือหุ้น ซึ่งถ้าปีใดมีกำไรสุทธิจะเป็นผลให้กำไรสะสมเพิ่มขึ้น แต่ถ้าปีใดมีผลขาดทุนจะเป็นผลทำให้กำไรสะสมลดลง

9. จัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี

ขั้นตอนสุดท้ายของการปิดงบบัญชีคือการจัดทำงบทดลองหลังการปิดบัญชี เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการปิดบัญชีและเตรียมความพร้อมสำหรับการเริ่มต้นงวดบัญชีใหม่

งบทดลองหลังการปิดบัญชีจะแสดงเฉพาะบัญชีที่มียอดคงเหลือ ได้แก่ บัญชีสินทรัพย์ บัญชีหนี้สิน และบัญชีส่วนของผู้ถือหุ้น บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะไม่ปรากฏในงบทดลองนี้เนื่องจากถูกปิดแล้ว

สรุปบทความ

ขั้นตอนการปิดงบบัญชีเป็นกระบวนการที่สำคัญต่อการบริหารธุรกิจ การดำเนินการอย่างเป็นระบบและครบถ้วนจะช่วยให้ได้งบการเงินที่ถูกต้อง น่าเชื่อถือ และเป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ

MAC-5 Legacy: เปลี่ยนการปิดงบที่วุ่นวาย ให้เป็นเรื่องง่ายและแม่นยำ

เราเข้าใจดีว่า ขั้นตอนการปิดงบบัญชีนั้นเต็มไปด้วยความซับซ้อนและต้องใช้ความละเอียดสูง การทำงานบนเอกสารจำนวนมากเสี่ยงต่อความผิดพลาดและทำให้กระบวนการล่าช้า แต่ MAC-5 Legacy ERP โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป รูปแบบ Cloud ERP และ On-Premise พร้อมที่จะเข้ามาทลายทุกข้อจำกัดเหล่านั้น

ทลายทุกข้อจำกัดของการปิดงบ สู่การมีข้อมูลพร้อมใช้ในคลิกเดียว

ยกระดับการทำงานของฝ่ายบัญชีและปิดงบได้อย่างมั่นใจและรวดเร็วกว่าเดิม ด้วยโปรแกรมบัญชี ERP MAC-5 Legacy ที่มาพร้อมฟังก์ชันสนับสนุนการปิดบัญชีโดยเฉพาะ

ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน เหลือเพียงไม่กี่คลิก: หมดปัญหาการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน เพราะโปรแกรมจะบันทึกรายการบัญชีจากระบบเจ้าหนี้ (AP), ลูกหนี้ (AR), และคลังสินค้า (IC) เข้าสู่สมุดบัญชีแยกประเภท (GL) โดยอัตโนมัติ ทำให้งานง่าย สะดวก และแม่นยำขึ้น จบปัญงานระบบบัญชีที่เคยซับซ้อน
รายงานครบครัน เห็นภาพรวมธุรกิจทันที: แสดงผลรายงานสถานะทางการเงินทันที ช่วยให้คุณตรวจสอบกำไร-ขาดทุน วิเคราะห์ยอดขาย และเห็นความเคลื่อนไหวของสินทรัพย์ เพื่อนำไปวางแผนการลงทุนต่อได้อย่างเฉียบคม
ลดต้นทุนแฝงและป้องกันความเสี่ยง: การปิดงบที่รวดเร็วและเป็นระบบช่วยลดต้นทุนการจ้างนักบัญชีภายนอก และลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ค่าปรับราคาแพง ที่สำคัญ การเก็บข้อมูลไว้ในระบบที่ปลอดภัยยังช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลหรือการทุจริตได้อีกด้วย
มั่นใจทุกการยื่นส่งภาษีและเอกสารราชการ: เตรียมพร้อมยื่นส่งเอกสารให้กรมสรรพากรได้อย่างสมบูรณ์แบบด้วยฟีเจอร์ E-Tax Invoice ที่ช่วยจัดทำและนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้ถูกต้องตามระเบียบ