โปรแกรมบัญชี ERP

การจัดการทางการเงินและการบัญชีที่เชื่อถือได้คือเส้นทางชีวิตของทุกธุรกิจ ตั้งแต่การประมาณงบประมาณไปจนถึงการจัดการกระแสเงินสด ข้อมูลทางการเงินที่ซับซ้อนจะต้องได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรต่าง ๆ สามารถตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญต่อภารกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะการติดตามและวิเคราะห์เงินทุนที่เข้าและออกเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการขับเคลื่อนผลกำไรและการเติบโตของธุรกิจ

โปรแกรมบัญชี ERP มีบทบาทสำคัญอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจสมัยใหม่ มีฟังก์ชันการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ รวมถึงการเงินและการบัญชี ซึ่งในบทความต่อไปนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดของโปรแกรมบัญชี ERP

ความหมายของโปรแกรมบัญชี ERP

Enterprise Resource Planning หรือ ERP เป็นโปรแกรมการจัดการที่ครอบคลุมซึ่งรวมฟังก์ชันของแต่ละองค์ประกอบของธุรกิจ ซึ่งหมายความว่าทุกหน่วยงานในองค์กรจะเชื่อมโยงกันในลักษณะที่เอาต์พุตจากส่วนหนึ่งสามารถกลายเป็นอินพุตสำหรับระบบอื่นได้ ทำให้กระบวนการหลายอย่างในธุรกิจที่เกิดขึ้นเป็นประจำเป็นไปโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น การแชร์ข้อมูลการขายรายวันสำหรับแต่ละสายผลิตภัณฑ์กับฝ่ายผลิตและจัดซื้อเพื่อกำหนดความต้องการในการผลิต

ความหมายของโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมบัญชีมีความเฉพาะเจาะจงในด้านการทำงานและลักษณะ ระบบข้อมูลการบัญชี (AIS) เกี่ยวข้องกับด้านการเงินขององค์กรและกระบวนการขององค์กรโดยการบันทึกธุรกรรมทางธุรกิจ เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งใช้ในการสร้างรายงานทางการเงินที่จำเป็น เช่น งบกำไรขาดทุนและยอดคงเหลือ แต่ด้วยข้อจำกัดนี้จึงไม่สามารถผสานรวมในระดับเดียวกับโปรแกรมบัญชี ERP ได้

โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่จะให้ภาพรวมคร่าว ๆ ของบริษัท แต่ยังขาดการผสานรวม ในทางกลับกัน ERP เป็นระบบแบบครบวงจรที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันของโปรแกรมบัญชีพร้อมกับโฮสต์ของฟังก์ชันอื่น ๆ ภายในธุรกิจ ซึ่งรวมถึงการจัดการสินค้าคงคลังและห่วงโซ่อุปทาน การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การขาย การซื้อออนไลน์ และการจัดการคลังสินค้า

โปรแกรมบัญชี ERP คืออะไร?

ERP ส่วนใหญ่มักมาพร้อมกับโปรแกรมบัญชีที่เป็นชุดระดับเริ่มต้น (เสมียน) หรือที่รู้จักกันในชื่อโปรแกรมบัญชี ERP เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น มีความต้องการในการทำให้กระบวนการบันทึกและรายงานข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้นเป็น ก็สามารถเพิ่มส่วนประกอบเฉพาะของกระบวนการได้ ด้วยเหตุนี้จึงควรแปลงโปรแกรมบัญชีให้เป็น ERP

ตัวอย่างเช่น โปรแกรมบัญชีทั่วไปมีคุณลักษณะการจัดการทางการเงิน การวางแผน และการจัดทำงบประมาณเป็นพื้นฐาน โปรแกรมบัญชี ERP แต่สามารถรวมเข้ากับการดำเนินธุรกิจอื่น ๆ ได้ เช่น การจัดการโครงการและห่วงโซ่อุปทาน การรายงานและการวิเคราะห์ หรือการจัดการทรัพยากรมนุษย์ ในบางกรณี สามารถเพิ่มโมดูลการจัดการด้านไอทีได้เช่นกัน

ความแตกต่างที่สำคัญของ ERP กับโปรแกรมบัญชี

เพื่อแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโปรแกรมบัญชีและระบบ ERP แตกต่างกันอย่างไร จำเป็นต้องดูที่ฟังก์ชันการทำงานของ ERP เทียบกับโปรแกรมบัญชีในแง่ของการบริการและขนาดของผลกระทบ โปรแกรมบัญชี รับรู้ถึงธุรกิจในแง่ของธุรกรรมทางบัญชี ซึ่งรวมถึงลักษณะต่าง ๆ ของธุรกิจ เช่น บัญชีเงินเดือน บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และงบทดลอง ซึ่งโมดูลทั่วไปที่มาพร้อมกับโปรแกรมบัญชี ได้แก่ การเรียกเก็บเงิน ใบสั่งขาย ใบสั่งซื้อ บัญชีแยกประเภททั่วไป ใบบันทึกเวลา ค่าใช้จ่าย และการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์

ในทางกลับกัน แม้ว่าจะมีการผสมข้ามระหว่างฟังก์ชันการทำงานพื้นฐานของโปรแกรมบัญชีและ ERP แต่ทั้งสองก็ยังแตกต่างกัน โปรแกรมบัญชี ERP เป็นระบบการจัดการทรัพยากร ซึ่งติดตามสินทรัพย์ที่จับต้องได้ วัสดุ ทรัพยากรบุคคล และทรัพยากรทางการเงินที่มีตัวตนและไม่มีตัวตน แม้ว่าการเงินจะถูกระบุด้วยโปรแกรมบัญชี แต่โปรแกรมบัญชี ERP จะเชื่อมโยงการเงินกับแนวคิดเรื่องเหตุและผล

ประโยชน์การใช้โปรแกรมบัญชี ERP

#1 รายงานทางการเงินมีรายละเอียดครบถ้วน

โปรแกรมบัญชีนำเสนอรายงานทางการเงินขั้นพื้นฐาน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และอื่น ๆ ในทางตรงกันข้าม ERP เสนอรายงานประเภทต่าง ๆ มากมาย ได้แก่ การประมาณการกระแสเงินสดตามการจัดการสินค้าคงคลัง สถานะคำสั่งซื้อ และอายุของบัญชีลูกหนี้ที่ซ้อนทับกับขั้นตอนการสั่งซื้อของลูกค้า รายงานเหล่านี้ให้มากกว่าข้อมูลทางการเงิน ช่วยให้คุณจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

#2 ระบบอัตโนมัติมากขึ้น

ระบบอัตโนมัติช่วยให้มีผลผลิต เมื่อเชื่อมโยง ERP และบัญชีเข้าด้วยกัน ทำให้เวิร์คโฟลว์ข้ามระหว่างสองระบบเป็นอัตโนมัติได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณใช้ ERP สำหรับการบัญชี งานบัญชีและการเงินจำนวนมากสามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์

#3 ป้อนข้อมูลได้รวดเร็ว

การมีระบบแยกต่างหากมักจะหมายถึงการป้อนข้อมูลซ้ำจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งด้วยตนเอง การผสานรวม ERP และการบัญชีจะขจัดขั้นตอนการป้อนข้อมูลด้วยมือออกไป แต่จะทำให้การป้อนข้อมูลรวดเร็วและสม่ำเสมอ

#4 ไม่เกิดข้อผิดพลาด

การป้อนข้อมูลด้วยตนเองมักเกิดข้อผิดพลาดได้เสมอ รวมถึงตัวเลขที่สลับตำแหน่งและชื่อลูกค้าไม่ถูกต้อง เป็นต้น สิ่งเหล่านี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณ ซึ่งต้องใช้เวลาในการแก้ไข แต่ ERP คุณสามารถดูว่าใครทำอะไรสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการ ทำให้ลดข้อผิดพลาด

#5 ระดับการควบคุมสูง

การใช้ ERP สำหรับการบัญชีช่วยให้คุณควบคุมธุรกิจได้มากขึ้น โดยสามารถดูผลกระทบของเหตุการณ์และการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ได้

สนใจโปรแกรมบัญชี ERP สามารถติดต่อปรึกษา บริษัท ดับเบิ้ล ไพน์ จำกัด เราให้บริการเกี่ยวกับ Digital Transformation เป็นที่ปรึกษาด้านดิจิทัลและพัฒนาเทคโนโลยีภายในองค์กร ช่วยพลิกโฉมการทำงานแบบเดิม ด้วยการเพิ่มศักยภาพทางด้านเครื่องมือ ปรับเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยนำ Technology มาใช้เป็นเครื่องมือให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้บุคลากรสามารถใช้เครื่องมือในการเข้าถึงช่องทางรายได้ใหม่ ๆ สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่ mac5legacy.com/digitaltransformation

ที่มาข้อมูล: dynamics.folio3.com