บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้การค้าคืออะไร? กุญแจการเงินธุรกิจที่มั่นคง

อยากให้ธุรกิจราบรื่นและเติบโตอย่างยั่งยืน หัวใจสำคัญเลยก็คือ การบริหารจัดการเงินสดหมุนเวียนให้มีประสิทธิภาพ ในเรื่องนี้มีสองคำศัพท์ทางบัญชีที่ผู้ประกอบการทุกคนต้องทำความเข้าใจให้ลึกซึ้ง นั่นคือ “บัญชีเจ้าหนี้ (AP)”  และ “บัญชีลูกหนี้การค้า (AR)”  เพราะทั้งสองส่วนนี้ส่งผลโดยตรงต่อสภาพคล่องและผลกำไรของกิจการ

บทความนี้ Mac-5 Legacy จึงจะพาทุกคนไปเจาะลึกว่าแต่ละอย่างคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และมีแนวทางการบริหารจัดการที่ดีที่สุดแบบไหนบ้าง

บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีลูกหนี้คืออะไร สำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น เราจะแยกอธิบายความหมายและความสำคัญของแต่ละบัญชีดังนี้

บัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable) คืออะไร สำคัญอย่างไร

บัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable - AP) คือ จำนวนเงินที่กิจการ "ค้างชำระ" หรือ "เป็นหนี้" แก่บุคคลภายนอกหรือซัพพลายเออร์ จากการซื้อสินค้าหรือรับบริการมาแล้วแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน (การซื้อเชื่อ) บัญชีเจ้าหนี้ ถือเป็นหนี้สินหมุนเวียน (Current Liability) ในงบแสดงฐานะการเงิน

ความสำคัญของบัญชีเจ้าหนี้

• การบริหารสภาพคล่องและกระแสเงินสดจ่าย การจัดการ บัญชีเจ้าหนี้ ที่ดีช่วยให้กิจการสามารถวางแผนการชำระเงินได้อย่างเหมาะสม ไม่กระทบต่อสภาพคล่อง และสามารถใช้ประโยชน์จากเงินทุนหมุนเวียนได้นานขึ้น

• การรักษาสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์ การชำระหนี้ตรงเวลาช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและรักษาความสัมพันธ์อันดี ทำให้ได้รับเงื่อนไขทางการค้าที่ดีในอนาคต

• การใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงิน ซัพพลายเออร์บางรายอาจมีส่วนลดให้หากชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนด การบริหาร บัญชีเจ้าหนี้ ที่ดีช่วยให้ไม่พลาดโอกาสนี้

• การควบคุมค่าใช้จ่าย การบันทึกและติดตาม บัญชีเจ้าหนี้ อย่างเป็นระบบช่วยให้ตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่ายและป้องกันการชำระเงินซ้ำซ้อน

บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) คืออะไร และสำคัญอย่างไร

บัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable - AR) หรือลูกหนี้การค้า คือ จำนวนเงินที่บุคคลภายนอกหรือลูกค้า "ค้างชำระ" หรือ "เป็นหนี้" แก่กิจการ จากการที่กิจการได้ขายสินค้าหรือให้บริการไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับชำระเงิน (การขายเชื่อ) บัญชีลูกหนี้ ถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน (Current Asset) ในงบแสดงฐานะการเงิน

ความสำคัญของบัญชีลูกหนี้

• แหล่งที่มาของกระแสเงินสดรับ บัญชีลูกหนี้ เป็นสินทรัพย์ที่คาดว่าจะเปลี่ยนเป็นเงินสดในอนาคตอันใกล้ การบริหารจัดการที่ดีจึงสำคัญต่อสภาพคล่องของกิจการ

• การประเมินความสามารถในการทำกำไร ยอดขายเชื่อที่เก็บเงินได้สะท้อนถึงรายได้ที่แท้จริง

• การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า นโยบายการให้สินเชื่อและการติดตามหนี้ที่เหมาะสมช่วยรักษาสมดุลระหว่างการกระตุ้นยอดขายและการบริหารความเสี่ยง

• การลดความเสี่ยงหนี้สูญ การติดตามและประเมิน บัญชีลูกหนี้ อย่างสม่ำเสมอช่วยให้สามารถดำเนินการป้องกันหรือตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญได้อย่างเหมาะสม

• การตัดสินใจทางธุรกิจ ข้อมูล บัญชีลูกหนี้ ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการให้เครดิตแก่ลูกค้าใหม่ หรือการปรับนโยบายสินเชื่อ

บัญชีลูกหนี้การค้า กับบัญชีเจ้าหนี้ แตกต่างกันอย่างไร

แม้ว่าทั้งบัญชีลูกหนี้และบัญชีเจ้าหนี้จะเกี่ยวข้องกับการซื้อขายแบบเครดิต แต่ก็มีความแตกต่างกันในหลายด้าน ดังนี้

การจัดประเภทงบดุลของบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้

• บัญชีเจ้าหนี้ (AP) จัดเป็น "หนี้สินหมุนเวียน (Current Liabilities)" เนื่องจากเป็นภาระผูกพันที่กิจการต้องชำระคืนในระยะสั้น

• บัญชีลูกหนี้ (AR) จัดเป็น "สินทรัพย์หมุนเวียน (Current Assets)" เนื่องจากเป็นสิทธิที่กิจการจะได้รับเงินสดในระยะสั้น

ผลกระทบที่มีต่อการทำธุรกรรม

• บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เกิดขึ้นเมื่อกิจการ "ซื้อ" สินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ทำให้กิจการมีภาระต้องจ่ายเงินในอนาคต

• บัญชีลูกหนี้ (AR) เกิดขึ้นเมื่อกิจการ "ขาย" สินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ ทำให้กิจการมีสิทธิจะได้รับเงินในอนาคต

ยอดคงเหลือปกติ

• บัญชีเจ้าหนี้ (AP) โดยทั่วไปมียอดคงเหลือทางด้าน "เครดิต" (Credit Balance)

• บัญชีลูกหนี้ (AR) โดยทั่วไปมียอดคงเหลือทางด้าน "เดบิต" (Debit Balance)

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับบัญชีเจ้าหนี้

เพื่อบริหารจัดการบัญชีเจ้าหนี้ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ควรนำแนวทางปฏิบัติต่อไปนี้มาปรับใช้

• ปรับปรุงการจัดการบัญชีสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ กำหนดกระบวนการรับใบแจ้งหนี้ การตรวจสอบความถูกต้อง และการบันทึกเข้าระบบให้เป็นมาตรฐานและชัดเจน มีการแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อการควบคุมภายในที่ดี

• เพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการทํางาน ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนหรือการทำงานด้วยมือ พิจารณานำระบบอนุมัติใบแจ้งหนี้แบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Approval) มาใช้เพื่อความรวดเร็ว

• ปรับแต่งการชําระเงิน วางแผนการชำระเงินให้สอดคล้องกับกระแสเงินสดของกิจการ และใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินเมื่อมีโอกาส หลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าเพื่อรักษาเครดิต

• เพิ่มความถูกต้องและการควบคุม กระทบยอดบัญชีเจ้าหนี้กับยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทและใบแจ้งยอดจากซัพพลายเออร์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและค้นหาข้อผิดพลาด

• เปิดรับเทคโนโลยี พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์บัญชีหรือระบบ ERP ที่มีโมดูล บัญชีเจ้าหนี้ ที่แข็งแกร่ง เพื่อช่วยในการทำงานอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับบัญชีลูกหนี้

การบริหารจัดการบัญชีลูกหนี้ที่ดี เป็นสิ่งสำคัญในการรักษาสภาพคล่องของธุรกิจ

พิ่มประสิทธิภาพในการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน

การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ถูกต้อง ครบถ้วน และตรงเวลา เป็นจุดเริ่มต้นสำคัญของการเรียกเก็บเงิน ควรส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทันทีที่การส่งมอบสินค้าหรือบริการเสร็จสิ้น ในใบแจ้งหนี้ต้องระบุเงื่อนไขการชำระเงิน (Payment Terms) เช่น กำหนดชำระภายในกี่วัน ไว้อย่างชัดเจน และควรมีช่องทางการชำระเงินที่หลากหลายและสะดวกสำหรับลูกค้า เช่น การโอนผ่านธนาคาร, QR Code, หรือบัตรเครดิต เพื่อกระตุ้นให้เกิดการชำระเงินที่รวดเร็วยิ่งขึ้น

ปรับปรุงการจัดการลูกหนี้การค้า

หัวใจสำคัญคือการกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ (Credit Policy) ที่รัดกุมและสื่อสารให้ลูกค้าทราบอย่างชัดเจน ซึ่งควรรวมถึงขั้นตอนการขออนุมัติสินเชื่อ เกณฑ์การพิจารณา และเงื่อนไขสำหรับลูกค้าแต่ละกลุ่ม ก่อนการให้เครดิต ควรมีการประเมินความน่าเชื่อถือทางการเงินของลูกค้าอย่างละเอียด เช่น ตรวจสอบประวัติการชำระเงิน หรือข้อมูลเครดิต (ถ้ามี) และกำหนดวงเงินสินเชื่อ (Credit Limit) ที่เหมาะสมกับความสามารถในการชำระหนี้ของลูกค้าแต่ละราย พร้อมทั้งทบทวนวงเงินเป็นระยะ

เร่งประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงิน

ควรมีการติดตามหนี้ค้างชำระอย่างสม่ำเสมอและเป็นระบบ ไม่ปล่อยให้หนี้ค้างนานจนเกินไป อาจใช้ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระหรือเมื่อยอดค้างชำระเลยกำหนดไปแล้ว กำหนดขั้นตอนการติดตามหนี้ที่ชัดเจน เช่น การส่งอีเมลแจ้งเตือน การโทรศัพท์ติดตาม หรือการส่งจดหมายทวงถามอย่างเป็นทางการในกรณีที่หนี้ค้างนาน การดำเนินการที่รวดเร็วและสม่ำเสมอจะช่วยลดโอกาสการเกิดหนี้สูญได้

สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับลูกค้า

แม้ว่าเป้าหมายคือการเรียกเก็บเงิน แต่การติดตามหนี้ควรทำอย่างสุภาพและเป็นมืออาชีพ พยายามทำความเข้าใจถึงปัญหาของลูกค้า (หากมี) และอาจพิจารณาเสนอทางออกที่ยืดหยุ่น เช่น การแบ่งชำระ หากสถานการณ์เอื้ออำนวย การสื่อสารที่ดีและรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าในระยะยาว ไม่เพียงช่วยให้การเก็บหนี้ราบรื่นขึ้น แต่ยังรักษาโอกาสทางธุรกิจในอนาคตอีกด้วย

ปรับปรุงข้อมูลและการวิเคราะห์

ใช้ประโยชน์จากรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (AR Aging Report) เพื่อติดตามแนวโน้มการชำระเงินของลูกค้าแต่ละราย และระบุลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงในการผิดนัดชำระสูง รายงานนี้จะแสดงยอดหนี้ที่ค้างชำระตามระยะเวลา เช่น 0-30 วัน, 31-60 วัน, หรือมากกว่า 90 วัน นอกจากนี้ ควรติดตามตัวชี้วัดสำคัญอื่น ๆ เช่น ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (Days Sales Outstanding - DSO) เพื่อประเมินประสิทธิภาพในการเรียกเก็บเงิน และนำข้อมูลเหล่านี้มาปรับปรุงนโยบายสินเชื่อและกลยุทธ์การติดตามหนี้ให้ดียิ่งขึ้น

ระบบบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ ในโปรแกรม ERP จาก MAC-5 LEGACY

Mac-5 Legacy เข้าใจดีว่าการบริหารจัดการทั้งบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ Mac-5 Legacy จึงได้พัฒนาโปรแกรมบัญชี ERP ที่มีโมดูลสำหรับจัดการทั้งสองส่วนนี้อย่างครบวงจร และเชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์

ระบบของเราช่วยให้การบันทึก ติดตาม และวิเคราะห์ข้อมูล AP และ AR เป็นไปอย่างราบรื่น แม่นยำ และเรียลไทม์ ลดความซับซ้อนในการทำงาน และช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของภาระผูกพันและสิทธิเรียกร้องทางการเงินได้อย่างชัดเจน

โปรแกรมบัญชี ERP จาก MAC-5 LEGACY ช่วยอะไรได้บ้าง

โปรแกรมบัญชี ERP จาก MAC-5 LEGACY มีประโยชน์ดังนี้ 

• ลดข้อผิดพลาดและงานที่ซ้ำซ้อน ด้วยการบันทึกข้อมูลแบบบูรณาการและกระบวนการอัตโนมัติ

• เพิ่มความเร็วและความคล่องตัวในการทำงาน เข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็วและจัดการธุรกรรมได้ทันท่วงที

• ให้ข้อมูลเรียลไทม์เพื่อการตัดสินใจที่เฉียบคม ผู้บริหารสามารถดูสถานะ AP/AR และรายงานที่เกี่ยวข้องได้ตลอดเวลา

• ปรับปรุงการควบคุมภายในและลดความเสี่ยง ด้วยระบบการอนุมัติและการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ

• ช่วยบริหารจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ วางแผนการรับ-จ่ายเงินได้ดียิ่งขึ้น

• รองรับการเติบโตของธุรกิจ ระบบมีความยืดหยุ่น สามารถปรับให้เข้ากับขนาดและลักษณะธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

ฟีเจอร์บัญชีเจ้าหนี้ในโปรแกรม ERP จาก MAC-5 LEGACY

ระบบซื้อและบัญชีเจ้าหนี้ จาก Mac-5 Legacy ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อและภาระผูกพันกับซัพพลายเออร์ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การออกใบขอซื้อ (Purchase Requisition), การสร้างใบสั่งซื้อ (Purchase Order), การรับสินค้า (Goods Receipt) พร้อมการตรวจสอบเทียบกับใบสั่งซื้อ, การบันทึกใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ (Vendor Invoice), ไปจนถึงการวางแผนและดำเนินการชำระเงิน ระบบยังช่วยในการบริหารจัดการข้อมูลซัพพลายเออร์, การติดตามประวัติการสั่งซื้อ, การวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ (AP Aging Report) และการจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้อง ทำให้มั่นใจได้ว่าการชำระหนี้เป็นไปอย่างถูกต้อง ตรงเวลา และสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ฟีเจอร์บัญชีลูกหนี้ในโปรแกรมบัญชี ERP MAC-5 LEGACY

ระบบการขายและลูกหนี้การค้า จาก Mac-5 Legacy ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการรายได้และกระแสเงินสดรับของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการข้อมูลลูกค้า (Customer Master Data), การกำหนดวงเงินสินเชื่อ, การออกใบเสนอราคา (Quotation), การรับคำสั่งขาย (Sales Order), การออกใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี (Invoice/Tax Invoice) ซึ่งรองรับการจัดทำ E-Tax Invoice ตามมาตรฐานกรมสรรพากร, การบันทึกการรับชำระเงิน, และการติดตามหนี้ค้างชำระ ระบบมีรายงานวิเคราะห์อายุลูกหนี้ (AR Aging Report) ที่ช่วยให้เห็นภาพรวมของลูกหนี้แต่ละราย ทำให้สามารถวางแผนการเรียกเก็บเงินได้อย่างมีกลยุทธ์ ลดความเสี่ยงหนี้สูญ และเสริมสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการ

สรุปบทความ

การบริหารจัดการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้การค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นรากฐานสำคัญของความมั่นคงทางการเงินและศักยภาพในการเติบโตของธุรกิจ การทำความเข้าใจในความหมาย ความสำคัญ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทั้งสองส่วนนี้ จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถควบคุมกระแสเงินสด ลดความเสี่ยง และตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น 

ที่ Mac-5 Legacy เราเข้าใจความท้าทายเหล่านี้เป็นอย่างดี จึงได้พัฒนาโซลูชันและโปรแกรมบัญชี ERP สำหรับธุรกิจไทยโดยเฉพาะ ระบบของเราจึงถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้การบริหารจัดการบัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้ เป็นเรื่องง่าย แม่นยำ และมีประสิทธิภาพสูงสุด เราพร้อมเป็นที่ปรึกษาและนำเสนอแพ็กเกจและราคาที่เหมาะสมกับขนาดและความต้องการของธุรกิจคุณ

ปรึกษา MAC-5 Legacy และเยี่ยมชมเว็บไซต์เพิ่มเติมได้ที่ https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation