การจัดการคลังสินค้าคืออะไร ทำไมธุรกิจต้องให้ความสำคัญ

Admin Ham
13 ส.ค.
ยาว 2 นาที

ในการทำธุรกิจให้เดินหน้าได้อย่างราบรื่น การจัดการระบบคลังสินค้าถือเป็นหัวใจสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เพราะคลังสินค้าเป็นเหมือนจุดศูนย์กลางของการรับ จัดเก็บ และกระจายสินค้าไปยังลูกค้า ถ้าบริหารจัดการได้ดี จะช่วยประหยัดต้นทุน ลดการสูญเสีย และเพิ่มโอกาสในการแข่งขันทางธุรกิจ บทความนี้จะพาไปเจาะลึกว่า การจัดการคลังสินค้าที่ดีเป็นอย่างไร และมีขั้นตอนอะไรบ้างที่จะเปลี่ยนคลังสินค้าของคุณให้กลายเป็นจุดแข็งของธุรกิจ

การจัดการคลังสินค้าคืออะไร

การจัดการคลังสินค้า หรือ Warehouse Management เป็นกระบวนการควบคุมและจัดระเบียบทุกกิจกรรมภายในคลังสินค้าให้ทำงานอย่างมีระบบ ครอบคลุมตั้งแต่การรับสินค้าเข้าสู่คลัง การจัดเก็บ การดูแลรักษา ไปจนถึงการส่งสินค้าออกให้กับลูกค้า

การจัดการคลังสินค้าที่ดีจะต้องสร้างสมดุลระหว่างการใช้พื้นที่อย่างคุ้มค่า การลดเวลาในการเคลื่อนย้ายสินค้า และการรักษาคุณภาพของสินค้าให้อยู่ในสภาพที่ดีตลอดเวลา

นอกจากนี้ยังรวมถึงการจัดการบุคลากร การใช้เครื่องมือและอุปกรณ์ที่เหมาะสม การจัดทำระบบข้อมูลที่แม่นยำ และการวางแผนการรับ-ส่งสินค้าให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาด

วัตถุประสงค์ของการจัดการคลังสินค้า

เพื่อใช้พื้นที่ในคลังสินค้าให้เกิดประโยชน์สูงสุด
เพื่อลดระยะทางและเวลาในการเคลื่อนย้ายสินค้าและแรงงาน
เพื่อสร้างความมั่นใจว่ามีสินค้าเพียงพอต่อการขาย ไม่ขาดแคลน
เพื่อควบคุมคุณภาพของสินค้าที่จัดเก็บ ป้องกันการเสื่อมสภาพหรือสูญหาย
เพื่อลดต้นทุนการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังทั้งหมด
เพื่อสนับสนุนการบริการลูกค้าที่รวดเร็วและแม่นยำ

กระบวนการจัดการคลังสินค้ามีอะไรบ้าง

แม้รายละเอียดจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้ว กระบวนการการจัดการคลังสินค้าจะมีขั้นตอนหลักที่ครอบคลุมกิจกรรมตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนี้

การรับสินค้า (Receiving) เป็นขั้นตอนแรกสุด คือการรับสินค้าหรือวัตถุดิบเข้าสู่คลัง
การตรวจสอบสินค้า (Identify goods) ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าทั้งในเรื่องของปริมาณและคุณภาพเทียบกับเอกสารใบสั่งซื้อ
การคัดแยกประเภทสินค้า (Sorting goods) แบ่งประเภทสินค้า เช่น สินค้าใหม่ ของเก่า หรือสินค้าที่ชำรุด เพื่อความเป็นระเบียบและง่ายต่อการจัดเก็บ
การจัดวางสินค้า (Put away) เคลื่อนย้ายสินค้าไปยังพื้นที่จัดเก็บ จัดเรียงบนชั้นวาง หรือจัดวางในตำแหน่งที่เหมาะสม
การดูแลรักษา (Holding goods) ดูแลควบคุมสภาพสินค้าเพื่อป้องกันการเสื่อมคุณภาพระหว่างเก็บในคลัง
การตรวจนับสต็อก (Inventory Count) ตรวจนับปริมาณและรายละเอียดสินค้าตามใบนับสต็อก แล้วเปรียบเทียบกับข้อมูลจริงเพื่อความแม่นยำ
งานจ่ายสินค้า (Dispatch goods) จัดเตรียมและจ่ายสินค้าตามคำสั่งซื้อ หรือคืนสินค้าตามเงื่อนไขให้ผู้ฝากหรือผู้เกี่ยวข้อง
การหยิบสินค้า (Picking) เลือกหยิบสินค้าจากตำแหน่งต่าง ๆ ภายในคลังมารวมกัน เพื่อเตรียมเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป
กระบวนการจัดส่ง (Shipping) ดำเนินการบรรจุ หีบห่อ ทำเครื่องหมาย ชั่งน้ำหนัก และส่งสินค้าจากคลังไปยังปลายทาง เช่น ผู้ค้าปลีก หรือผู้บริโภค
การจัดทำรายงาน (Report) สรุปและติดตามผลการดำเนินงานของคลังสินค้า พร้อมประมวลผลข้อมูลเชิงตัวเลข สถิติ และข้อเสนอแนะเพื่อวางแผนปรับปรุงต่อไป

ประโยชน์ของการจัดการคลังสินค้า

การจัดการคลังสินค้าที่มีระบบจะนำมาซึ่งประโยชน์หลายประการต่อธุรกิจ

ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น ทั้งต้นทุนการจัดเก็บ ต้นทุนสินค้าจม และค่าเสียโอกาสจากสินค้าขาดสต็อก
เพิ่มความเร็วในการบริการ สามารถค้นหาและจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น สร้างความพึงพอใจและข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
ข้อมูลสต็อกแม่นยำ ทำให้การวางแผนสั่งซื้อและวางแผนการขายทำได้ง่ายและมีหลักการมากขึ้น
ป้องกันสินค้าเสียหายหรือสูญหาย การมีระบบติดตามที่ดีจะช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ลงได้มาก
สนับสนุนการเติบโตของธุรกิจ เมื่อระบบคลังสินค้าแข็งแกร่ง ธุรกิจก็พร้อมที่จะรองรับปริมาณออเดอร์ที่เพิ่มขึ้นในอนาคต

การจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ ไม่เสียของ ไม่เสียเวลา

การจัดการคลังสินค้าให้เป็นระบบ ไม่ใช่แค่เรื่องการจัดเรียงของให้เรียบร้อย แต่ต้องอาศัยการวางแผน จัดโซน จัดหมวดหมู่ ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม และควบคุมการเคลื่อนไหวของสินค้าอย่างแม่นยำ เพื่อให้ทุกขั้นตอนประหยัดเวลา ลดของเสีย และลดการสูญหาย นี่คือ 5 แนวทางสำคัญที่ทุกธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที

1. วางผังคลังสินค้าให้เป็นระบบ

จุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุดคือการวางผัง (Layout) ของคลังสินค้าให้ดี ควรกำหนดพื้นที่สำหรับกิจกรรมต่าง ๆ ให้ชัดเจน เช่น โซนรับสินค้า โซนจัดเก็บหลัก โซนแพ็กของ และโซนรอจัดส่ง การวางผังที่ดีควรคำนึงถึงการไหลของงานและลดระยะการเดินทางของพนักงานให้สั้นที่สุด สินค้าที่ขายดีหรือหยิบบ่อยควรอยู่ใกล้กับโซนแพ็กสินค้ามากที่สุด เพื่อลดเวลาในการทำงาน

2. ใช้เทคโนโลยีจัดการสต็อกสินค้า

การใช้ปากกาและกระดาษหรือโปรแกรม Excel ในการจัดการคลังสินค้า อาจไม่เพียงพออีกต่อไป การนำเทคโนโลยีอย่างระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) หรือโปรแกรม ERP ที่มีระบบสต็อกเข้ามาใช้ ถือเป็นการทำ Digital Transformation ที่จะช่วยให้คุณเห็นข้อมูลสต็อกแบบเรียลไทม์ ลดความผิดพลาดจากคน และทำให้การวางแผนแม่นยำขึ้นอย่างก้าวกระโดด

3. จัดหมวดหมู่และติดป้ายชัดเจน

“หาของไม่เจอ” คือหนึ่งในปัญหาคลาสสิกที่ทำให้เสียเวลาอย่างมหาศาล การมีระบบการตั้งชื่อและติดป้ายกำกับที่ดีจะทำให้การค้นหาสินค้าเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้อง โดยใช้ตัวอักษรผสมกับตัวเลขในการตั้งชื่อตำแหน่งจะช่วยให้เข้าใจง่าย และมีการระบุแถว ชั้น และตำแหน่งที่แน่นอน เช่น แถว A สำหรับเสื้อยืด ชั้น A1 สำหรับเสื้อยืดคอวีสีชมพู ตำแหน่ง 1 สำหรับไซส์ S เป็นต้น

ป้ายกำกับต้องชัดเจน อ่านง่าย และทนทาน ควรมีการอัปเดตข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตำแหน่งสินค้า

4. วางแผนการรับเข้าและจ่ายออกให้แม่นยำ

การวางแผนข้อมูลการรับเข้าและจ่ายออกสินค้าควรทำอย่างเป็นระบบ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้าและกำลังการผลิตจริง การกำหนดตารางรับสินค้าจากซัพพลายเออร์ควบคู่กับการวางแผนจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าล่วงหน้าจะช่วยให้สามารถจัดสรรพนักงานและอุปกรณ์ได้เพียงพอ ลดความแออัด ลดความผิดพลาด และทำให้กระบวนการจัดการคลังสินค้าเป็นไปอย่างราบรื่น ส่งผลให้การจัดเก็บสินค้าเป็นระเบียบ ไม่ล้นสต็อกหรือขาดสต็อกจนเกิด Dead Stock สะสมในคลังโดยไม่จำเป็น

5. ตรวจนับสต็อกสม่ำเสมอ ลดของหาย

อย่ารอตรวจนับสต็อกแค่ตอนสิ้นปี การทำ Cycle Count หรือการตรวจนับสต็อกสินค้าบางส่วนเป็นประจำ จะช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบได้อย่างต่อเนื่อง เมื่อพบข้อผิดพลาดก็สามารถแก้ไขได้ทันที วิธีนี้ช่วยลดปัญหาสินค้าคงคลังขาดหรือเกิน และป้องกันการสูญหายได้เป็นอย่างดี

สรุปบทความ

การจัดการคลังสินค้าไม่ใช่แค่การจัดของเข้าชั้น แต่คือการบริหารจัดการทุกอย่างให้เป็นระบบ ตั้งแต่การรับเข้า ตรวจสอบ เก็บรักษา จนถึงการจัดส่งที่ต้องรวดเร็วและแม่นยำ เพื่อให้ธุรกิจลดต้นทุนและพร้อมแข่งขันในทุกสถานการณ์

MAC-5 Legacy: โปรแกรม ERP บอกลาปัญหาสต็อกคลาดเคลื่อน ระบบคลังสินค้าที่ถูกต้องแม่นยำ

หากคุณกำลังประสบปัญหาการจัดการสต็อกที่ยุ่งยาก ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือสินค้าหายบ่อย โปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) คือโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป รูปแบบ Cloud ERP และ On-Premise ที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาการจัดการคลังสินค้าโดยเฉพาะ เราเข้าใจว่าหัวใจสำคัญของการจัดการคลังสินค้าที่ดีคือการมีข้อมูลที่แม่นยำและระบบที่เชื่อถือได้

หมดยุคจดสมุดเก็บสต็อก ยกระดับสู่ระบบคลังสินค้าอัจฉริยะ

เปลี่ยนการจัดการคลังสินค้าแบบเดิม ๆ ที่ผิดพลาดบ่อยและใช้เวลานานให้เป็นระบบอัตโนมัติ โปรแกรม ERP ที่จะช่วยยกระดับการบริหารคลังสินค้าของคุณ

ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Control) อัจฉริยะ: หมดกังวลเรื่องสต็อกไม่ตรง ระบบจะเชื่อมโยงเอกสารทุกใบที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของสินค้า ทั้งใบรับเข้า เบิกออก ใบสั่งซื้อ และใบแจ้งหนี้ มาไว้ในที่เดียว ทำให้คุณเห็นยอดสต็อกคงเหลือที่แท้จริงแบบเรียลไทม์ ตัดจ่ายสต็อกอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากคนได้ 100%
วางแผนวัตถุดิบแม่นยำด้วยระบบ MRP: สำหรับธุรกิจผลิต ระบบวางแผนความต้องการวัตถุดิบ (MRP) จะช่วยคำนวณการใช้วัตถุดิบตามสูตรการผลิต (BOM) และสร้างใบขอซื้อให้อัตโนมัติเมื่อของใกล้หมด ช่วยลดปัญหาวัตถุดิบขาดหรือล้นสต็อกได้อย่างเด็ดขาด
รายงานเชิงลึกเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ: เข้าถึงรายงานสินค้าคงคลังหลากมุมมอง เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลได้ลึกขึ้น ตั้งแต่รายงานความเคลื่อนไหวสินค้า เพื่อติดตามการเข้า-ออก, รายงานอายุสินค้า เพื่อจัดการ Dead Stock, ไปจนถึงรายงานสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ เพื่อเติมของได้ทันเวลา