Account Receivables คืออะไร? กุญแจสำคัญในงานบัญชีที่ธุรกิจต้องรู้

การขายสินค้าหรือบริการได้ถือเป็นเรื่องดี แต่การเก็บเงินจากลูกหนี้ให้ได้ครบถ้วนและตรงเวลานั้นสำคัญยิ่งกว่า “Account Receivables” หรือที่เรียกกันว่า “ลูกหนี้การค้า” จึงเป็นสิ่งที่ทั้งนักบัญชีและเจ้าของธุรกิจต้องทำความเข้าใจให้กระจ่างแจ้ง เพราะไม่ใช่แค่สะท้อนยอดขายที่ยังรอรับเงินเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวชี้วัดสภาพคล่องและสุขภาพทางการเงินของกิจการโดยตรงอีกด้วย

บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาไปทำความรู้จักกับ Account Receivables หรือลูกหนี้การค้าอย่างละเอียด ตั้งแต่ความสำคัญไปจนถึงแนวทางการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

Account Receivables คืออะไร

Account Receivables (AR) หรือ ลูกหนี้การค้า คือ จำนวนเงินที่ลูกค้าค้างชำระแก่กิจการ จากการซื้อสินค้าหรือรับบริการไปแล้วโดยยังไม่ได้ชำระเงินทันที (การขายเชื่อ) ลูกหนี้การค้าถือเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน (Current Asset) ในงบแสดงฐานะการเงินของบริษัท เนื่องจากคาดว่าจะสามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ภายในระยะเวลาอันสั้น (โดยทั่วไปไม่เกิน 1 ปี) การบันทึกและติดตาม Account Receivables อย่างถูกต้องแม่นยำจึงเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารกระแสเงินสดและงานบัญชีโดยรวม

ความสำคัญของ Account Receivables ต่องานบัญชีคือ

Account Receivables มีบทบาทสำคัญต่องานบัญชีและสถานะทางการเงินขององค์กรในหลายมิติ ดังนี้

• เป็นองค์ประกอบหลักของสินทรัพย์หมุนเวียน สะท้อนถึงสิทธิที่กิจการจะได้รับเงินสดในอนาคต

• มีผลกระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องและกระแสเงินสด การจัดการ AR ที่ดีช่วยให้มีเงินสดหมุนเวียนเพียงพอ

• ใช้ในการคำนวณอัตราส่วนทางการเงินที่สำคัญ เช่น อัตราการหมุนของลูกหนี้ (AR Turnover) และระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ย (Days Sales Outstanding - DSO) ซึ่งใช้วัดประสิทธิภาพการให้สินเชื่อและเก็บหนี้

• สะท้อนนโยบายการให้สินเชื่อของกิจการ และความสามารถในการบริหารความเสี่ยงจากการให้สินเชื่อ

• เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Allowance for Doubtful Accounts) เพื่อประเมินความเสี่ยงที่อาจเก็บเงินไม่ได้และปรับปรุงมูลค่าลูกหนี้ให้ใกล้เคียงความเป็นจริง

• เป็นพื้นฐานในการพยากรณ์กระแสเงินสดรับ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีและการเงินวางแผนการใช้จ่ายได้ดีขึ้น

ยกตัวอย่าง Account Receivables

เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น ลองดูตัวอย่างสถานการณ์นี้

บริษัท Mac-Solution จำกัด ได้ขายซอฟต์แวร์ให้กับ บริษัท ลูกค้าดีเด่น จำกัด มูลค่า 50,000 บาท โดยให้เครดิตเทอม 30 วัน ณ วันที่ขาย

บริษัท Mac-Solution จะบันทึกยอดขาย 50,000 บาท และบันทึกบริษัท ลูกค้าดีเด่น จำกัด ไว้ในบัยชี “ลูกหนี้การค้า” จำนวน 50,000 บาทในบัญชีสินทรัพย์

เมื่อครบกำหนด 30 วัน และบริษัท ลูกค้าดีเด่น จำกัด ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ยอดลูกหนี้การค้านี้ก็จะถูกล้างออก และเปลี่ยนเป็นเงินสดในบัญชีของบริษัท Mac-Solution แทน

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจของ Account Receivables

การมีลูกหนี้การค้า หรือการขายเชื่อ มีวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหลายประการ ดังนี้

• เพื่อเพิ่มยอดขายและส่วนแบ่งการตลาด การให้เครดิตเป็นกลยุทธ์หนึ่งในการดึงดูดลูกค้าและกระตุ้นการตัดสินใจซื้อ

• เพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขัน หากคู่แข่งให้เครดิต การไม่ให้เครดิตอาจทำให้เสียเปรียบ

• เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การให้เงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นสามารถสร้างความพึงพอใจและความภักดีได้

• เพื่ออำนวยความสะดวกในการซื้อขายปริมาณมาก ช่วยให้ลูกค้าที่มีกำลังซื้อแต่ต้องการระยะเวลาในการชำระเงินสามารถซื้อสินค้าได้

ประโยชน์ของ Account Receivables

เมื่อมีการบริหารจัดการที่ดี Account Receivables จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจดังนี้

• กระตุ้นยอดขายให้สูงขึ้น ลูกค้ามีแนวโน้มซื้อมากขึ้นเมื่อมีทางเลือกในการชำระเงินภายหลัง

• สร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง ที่อาจไม่มีนโยบายการให้สินเชื่อที่ยืดหยุ่นเท่า

• เสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า โดยเฉพาะลูกค้ารายใหญ่หรือลูกค้าประจำ

• เป็นแหล่งเงินทุนหมุนเวียนที่สำคัญ เมื่อสามารถเรียกเก็บหนี้ได้ตามกำหนด

ข้อดี ข้อเสียของ Account Receivables (ลูกหนี้การค้า)

การมี Account Receivables หรือการให้เครดิตการค้า (ขายเชื่อ) กับลูกค้า มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ธุรกิจควรพิจารณาอย่างรอบคอบ ดังนี้

ข้อดี

• เพิ่มโอกาสในการขาย สามารถดึงดูดลูกค้าที่ไม่พร้อมชำระเงินสดได้ทันที ทำให้ยอดขายโดยรวมเพิ่มขึ้น

• ขยายฐานลูกค้า ช่วยให้เข้าถึงกลุ่มลูกค้าได้กว้างขวางขึ้น โดยเฉพาะลูกค้ารายใหญ่หรือลูกค้าองค์กรที่มักต้องการเครดิตเทอม

• เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ในหลายอุตสาหกรรม การให้เครดิตการค้าเป็นเรื่องปกติ หากธุรกิจไม่สามารถให้ได้ อาจเสียเปรียบคู่แข่ง

• สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การให้เครดิตเป็นการแสดงความไว้วางใจและช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้า สามารถนำไปสู่ความภักดีในระยะยาว

ข้อเสีย

• ความเสี่ยงหนี้สูญ (Bad Debts) มีโอกาสที่ลูกค้าบางรายจะไม่ชำระหนี้ ทำให้ธุรกิจไม่ได้รับเงินและกระทบต่อกำไรโดยตรง

• ปัญหาสภาพคล่อง (Cash Flow Problems) หากลูกหนี้ชำระล่าช้าหรือมีลูกหนี้จำนวนมาก จะทำให้เงินทุนของกิจการจมอยู่ในลูกหนี้ เงินสดหมุนเวียนในธุรกิจอาจไม่เพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายดำเนินการอื่น ๆ

• ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการลูกหนี้ (Administrative Costs) มีเสียเวลาและทรัพยากรในการติดตามทวงถามหนี้ และอาจมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการทางกฎหมายเพื่อเรียกเก็บหนี้

• ต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost) เงินที่ค้างอยู่ในลูกหนี้ ไม่สามารถนำไปลงทุนหรือใช้ประโยชน์อย่างอื่นเพื่อให้เกิดผลตอบแทนได้ ทำให้เสียโอกาสในการสร้างรายได้เพิ่ม

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพ Account Receivables จาก Mac-5 Legacy

การบริหารจัดการ Account Receivables ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดนั้น จำเป็นต้องอาศัยระบบและเครื่องมือที่เหมาะสม ซึ่ง Mac-5 Legacy เข้าใจความท้าทายนี้ดี ระบบ ERP ของเราจึงถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้กระบวนการ AR ของคุณราบรื่นและแม่นยำยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

• การเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ ระบบขาย ของ Mac-5 Legacy เชื่อมต่อโดยตรงกับโปรแกรมบัญชี ERP ทำให้เมื่อมีการขายเชื่อ ข้อมูลลูกหนี้จะถูกสร้างขึ้นในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาด และประหยัดเวลา

• การติดตามลูกหนี้ที่มีประสิทธิภาพ โปรแกรม ERP ของเราช่วยให้สามารถดูรายงานอายุลูกหนี้ (Aging Report) ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ทราบว่าลูกหนี้รายใดใกล้ครบกำหนดหรือเกินกำหนดชำระแล้ว ทั้งยังสามารถตั้งระบบแจ้งเตือนเพื่อติดตามให้ทวงถามได้ทันท่วงที

• การวิเคราะห์ข้อมูลลูกหนี้เชิงลึก ระบบของเราช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลลูกหนี้ เช่น ประวัติการชำระเงิน เพื่อประกอบการตัดสินใจการให้เครดิตในอนาคต หรือปรับปรุงนโยบายสินเชื่อให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

• ลดความเสี่ยงหนี้สูญ ด้วยการติดตามที่ใกล้ชิดและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ช่วยลดโอกาสที่ลูกหนี้จะกลายเป็นหนี้สูญได้

สรุปบทความ

สรุปแล้ว Account Receivables คือบทบาทสำคัญต่อสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจมีเงินสดหมุนเวียนคล่องมือ สะท้อนถึงความสามารถในการทำกำไร และสร้างความมั่นคงในระยะยาวได้ ดังนั้น การเข้าใจและวางแผนควบคุมการให้สินเชื่ออย่างรอบคอบจึงเป็นสิ่งจำเป็น

ที่ Mac-5 Legacy เรามุ่งมั่นที่จะเป็นส่วนหนึ่งในการเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจไทย ด้วยการพัฒนาระบบบัญชีและ ERP ที่ตอบโจทย์ความต้องการที่หลากหลาย เราพร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่ช่วยให้การบริหารจัดการ Account Receivables และงานบัญชีอื่น ๆ เป็นเรื่องง่าย แม่นยำ และมีประสิทธิภาพสูงสุด สามารถดูรายละเอียดแพ็กเกจและราคา หรือปรึกษา MAC-5 Legacy และเยี่ยมชมเว็บไซต์เพิ่มเติมได้ที่ https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation