ตัวชี้วัด KPI คืออะไร วิธีตั้ง KPI ให้มีประสิทธิภาพ

ทุกองค์กรต่างต้องการขับเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างมีทิศทาง และสิ่งที่ขาดไม่ได้คือเครื่องมือวัดผลที่ช่วยบอกว่าการทำงานเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ KPI คือหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่หลายองค์กรใช้กำหนดมาตรฐานเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์ได้อย่างเป็นรูปธรรม เมื่อเข้าใจและใช้ KPI อย่างถูกต้อง ย่อมช่วยให้ทีมงานรู้ว่าต้องทำอะไร ต้องพัฒนาอะไร และเดินหน้าไปสู่เป้าหมายได้อย่างมั่นใจ

KPI คืออะไร

KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicators คือดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน เป็นการเปรียบเทียบผลการทำงานกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวชี้วัดเหล่านี้ไม่เพียงใช้ประเมินผลการทำงานของพนักงานเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรใช้ในการวัดและประเมินความก้าวหน้าของการบรรลุวิสัยทัศน์ เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กร

ประเภทของตัวชี้วัด KPI

การตั้ง KPI แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ขึ้นอยู่กับวิธีการวัดผลและความเหมาะสมกับงาน

1. การวัดผลทางตรง

KPI ประเภทนี้จะแสดงผลออกมาอย่างชัดเจน ไม่ต้องอาศัยการตีความใด ๆ ข้อมูลที่ได้จะเป็นตัวเลขหรือจำนวนที่สามารถตรวจสอบได้จริง เช่น จำนวนสินค้าที่ผลิตได้ น้ำหนักของผลิตภัณฑ์ หรือส่วนสูงของพนักงานใหม่ การวัดผลแบบนี้มักอยู่ในระดับมาตราส่วนอัตราส่วน (Ratio Scale) ซึ่งมีความแม่นยำสูงและเหมาะกับการวัดผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม

2. การวัดผลทางอ้อม

KPI ประเภทนี้จะแสดงผลออกมาไม่ชัดเจนนัก หรือเป็นข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลขโดยตรงที่ต้องอาศัยการประเมินเชิงความคิดหรือความรู้สึกเพิ่มเติม เช่น การวัดทัศนคติ ความรู้ หรือบุคลิกภาพ การประเมินเหล่านี้ขึ้นอยู่กับความพึงพอใจหรือความคิดเห็นส่วนบุคคล มาตราที่ใช้ในการวัดมักอยู่ในระดับมาตราอันตรภาค (Interval Scale) ซึ่งเน้นการตีความตามความคิดเห็นของผู้ประเมิน

KPI สามารถวัดได้หลายมุมมอง

Key Performance Indicators ยังสามารถแบ่งตามมุมมองการวัดผลได้เป็นสองแบบหลัก ๆ คือ Positive KPI และ Negative KPI ซึ่งแต่ละแบบมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกัน

• Positive KPI คือ การกำหนดเกณฑ์การประเมินผลในเชิงบวกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เพื่อวัดความสำเร็จและความก้าวหน้า เช่น ยอดขายที่เพิ่มขึ้น กำไรที่ได้รับ ความพึงพอใจของลูกค้า หรือกำลังการผลิตที่เพิ่มขึ้น

• Negative KPI คือ การกำหนดเกณฑ์การประเมินผลโดยใช้ข้อบกพร่อง ปัญหา จุดด้อย หรือความเสียหายที่เกิดขึ้น มาเป็นบรรทัดฐานในการวัด เช่น เปอร์เซ็นต์ของผลผลิตที่ผิดพลาด เกณฑ์การลดอัตราการขาดทุน หรือเป้าหมายในการลดความไม่พึงพอใจของลูกค้าให้ต่ำลง

หลักการตั้ง KPI ให้ได้ผลดี

การตั้ง Key Performance Indicators ให้มีประสิทธิภาพและสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรยึดหลักการ SMART KPI ซึ่งเป็นแนวคิดที่ช่วยให้ตัวชี้วัดมีความเหมาะสมและโน้มน้าวให้ทุกคนเชื่อถือได้

• S - Specific (เฉพาะเจาะจง) ตัวชี้วัดต้องมีความชัดเจน ไม่คลุมเครือ เช่น "เพิ่มยอดขายสินค้า A 15% ในไตรมาสนี้" แทนที่จะเป็น "เพิ่มยอดขาย"

• M - Measurable (วัดผลได้จริง) ต้องสามารถวัดผลได้อย่างเป็นรูปธรรม ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือข้อมูลเชิงสถิติ เพื่อให้สามารถประเมินความคืบหน้าได้

• A - Achievable (ทำได้จริง) เป้าหมายที่ตั้งต้องมีความเป็นไปได้ โดยพิจารณาจากทรัพยากรและข้อจำกัดที่มีอยู่ ไม่สูงเกินไปจนท้อใจ หรือต่ำเกินไปจนขาดความท้าทาย

• R - Realistic (สมเหตุสมผล) เป้าหมายต้องสอดคล้องกับสถานการณ์และความเป็นจริง เช่น ในช่วงเศรษฐกิจชะลอตัว อาจต้องปรับลดความคาดหวังเรื่องผลกำไรให้เหมาะสม

• T - Timely (มีกรอบระยะเวลาชัดเจน) กำหนดช่วงเวลาที่แน่นอนสำหรับการบรรลุเป้าหมาย เพื่อให้มีการติดตามและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการกำหนดตัวชี้วัดหลักใน KPI

การที่ Key Performance Indicators จะมีประสิทธิภาพดีหรือไม่นั้น ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับการกำหนดตัวชี้วัดหลักที่มีส่วนสำคัญต่อการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างยิ่ง การกำหนดตัวชี้วัดต้องพิจารณาให้เหมาะสมและรอบคอบ รวมถึงมองถึงความเป็นไปได้ในการบรรลุความสำเร็จที่เหมาะสมกับธุรกิจ นโยบายองค์กร และขนาดขององค์กรด้วย

1. กำหนดตัวชี้วัดหลักระดับองค์กร (Organization Indicators) การกำหนดเป้าหมายและนโยบายหลักขององค์กรเป็นสิ่งแรกที่ต้องทำ เพื่อเป็นแนวทางให้ทุกฝ่ายและทุกคนในองค์กรปฏิบัติ ตัวชี้วัดระดับองค์กรจะเป็นสิ่งที่บ่งบอกว่าองค์กรนั้นประสบความสำเร็จมากน้อยแค่ไหน

2. กำหนดตัวชี้วัดหลักในระดับหน่วยงาน (Department Indicators) เมื่อมีเป้าหมายระดับองค์กรแล้ว แต่ละหน่วยงานก็ต้องกำหนดตัวชี้วัดที่สอดคล้องกัน เพื่อสนับสนุนเป้าหมายใหญ่ โดยตัวชี้วัดของแต่ละหน่วยงานอาจแตกต่างกันไปตามลักษณะงานและวัตถุประสงค์เฉพาะ

3. กำหนดตัวชี้วัดในระดับรายบุคคล (Individual Indicators) พนักงานทุกคนคือส่วนสำคัญที่ขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า การมีตัวชี้วัดที่ชัดเจนสำหรับแต่ละบุคคลจึงเป็นสิ่งสำคัญ ประสิทธิภาพของแต่ละคนส่งผลโดยตรงต่อ KPI ขององค์กร และยังใช้ประกอบการพิจารณาเรื่องค่าตอบแทนหรือโบนัสได้อีกด้วย

4. กำหนดตัวชี้วัดรอง (Secondary Indicators) นอกจากตัวชี้วัดหลักที่เน้นประสิทธิภาพโดยตรงแล้ว การมีตัวชี้วัดรองก็เป็นสิ่งสำคัญเพื่อใช้ประกอบการพิจารณาเพิ่มเติม ตัวชี้วัดเหล่านี้อาจไม่ได้เกี่ยวกับการทำงานหลักโดยตรง แต่เป็นปัจจัยเสริมที่สะท้อนคุณภาพ หรือใช้สำหรับหน่วยงานที่วัดผลเชิงปริมาณได้ยาก เช่น การประเมินความพึงพอใจของลูกค้าสำหรับงานบริการ

   
   

ข้อควรระวังในการตั้ง KPI

แม้ว่า Key Performance Indicators จะเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ แต่ก็มีข้อควรระวังที่ต้องคำนึงถึงในการตั้งและใช้งาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

• อย่าตั้งจำนวน KPI มากเกินไป การมีตัวชี้วัดมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสนและยากต่อการติดตาม ควรเลือกตัวชี้วัดที่สำคัญและมีผลกระทบจริง

• KPI ต้องสอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร หากตัวชี้วัดไม่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์หรือเป้าหมายหลักขององค์กร อาจทำให้เกิดการทำงานที่ผิดทิศทาง

• ควรมีการทบทวนและปรับปรุงอยู่เสมอ สถานการณ์ธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ดังนั้น KPI ที่ตั้งไว้ก็ควรได้รับการทบทวนและปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่เสมอ

• สื่อสารให้ชัดเจนและเข้าใจตรงกัน ทุกคนในองค์กรควรเข้าใจว่า KPI คืออะไร และเข้าใจเป้าหมายของ KPI แต่ละตัว เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

ประโยชน์ของ KPI

การใช้ Key Performance Indicators อย่างมีระบบนำมาซึ่งประโยชน์มากมายต่อองค์กร ดังนี้

• ช่วยประเมินและปรับปรุงการทำงาน KPI ช่วยให้เราเห็นว่าแต่ละคนหรือแต่ละทีมทำงานได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีส่วนไหนที่ต้องพัฒนาให้ดีขึ้น

• เป็นเครื่องมือวัดความสำเร็จขององค์กร KPI บอกเราได้ว่าองค์กรของเราเดินหน้าไปถึงเป้าหมายที่วางไว้ได้มากน้อยแค่ไหน

• สนับสนุนการพิจารณาเรื่องค่าตอบแทน ผลจาก KPI ถือเป็นข้อมูลสำคัญในการตัดสินใจเรื่องการปรับเงินเดือนหรือการให้โบนัสประจำปี

• ช่วยระบุปัญหาและหาทางแก้ เราใช้ข้อมูลจาก KPI เพื่อหาจุดบกพร่องที่เกิดขึ้นและนำไปสู่การแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

• เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนในอนาคต ผลลัพธ์ที่ได้จาก KPI สามารถนำมาใช้ประกอบการวางแผนงาน การลงทุน และการประเมินงบประมาณสำหรับปีถัดไป

• สร้างเกณฑ์สำหรับ KPI ครั้งต่อไป ข้อมูลจาก KPI ในปัจจุบันจะเป็นรากฐานสำคัญในการกำหนดตัวชี้วัดสำหรับเป้าหมายในอนาคต

สรุปบทความ

การเข้าใจว่า KPI คืออะไร และการนำ Key Performance Indicators ไปใช้อย่างถูกหลัก จะช่วยให้องค์กรมีทิศทางที่ชัดเจนในการวัดผลความสำเร็จและขับเคลื่อนการเติบโตอย่างยั่งยืน การมีตัวชี้วัดที่ดีเป็นหัวใจสำคัญในการนำพาธุรกิจไปสู่เป้าหมายที่วางไว้

สำหรับใครที่กำลังมองหาโซลูชันจัดการธุรกิจ MAC-5 Legacy ให้บริการโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ERP Software หรือระบบ Cloud ERP ที่ตอบโจทย์ได้ทุกขนาดธุรกิจ ระบบของเราช่วยให้ผู้บริหารติดตามต้นทุนได้แม่นยำ ใช้งานง่าย ลดเวลาทำงาน และยกระดับการจัดการให้คล่องตัวยิ่งขึ้น เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้อย่างยืดหยุ่น ทั้งระบบบัญชี ระบบซื้อ-ขาย ระบบคลังสินค้า และอื่น ๆ จัดการเอกสารได้ครบถ้วน และสรุปรายงานได้ทันใจ ครอบคลุมความต้องการของธุรกิจหลากหลายรูปแบบ

นอกจากนี้ MAC-5 Legacy ยังมีโซลูชัน Zoho ทั้ง Zoho CRM สำหรับบริหารงานขายและลูกค้าสัมพันธ์, Zoho Recruit สำหรับติดตามผู้สมัครงาน, Zoho People ที่ช่วยจัดการงาน HR ได้ครบวงจร และอื่น ๆ เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าเติบโตได้อย่างมั่นใจและยั่งยืน

หากสนใจบริการ หรือต้องการสอบถามข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติม สามารถติดต่อฝ่ายขาย 085-113-4674, 094-854-9296 หรือ Line ID @mac5legacy ได้เลย