ติดในส่วนเปิด tag
top of page

การวางระบบบัญชีที่ดี คืออะไร สำคัญอย่างไรกับบริษัท

  • Admin Ham
  • 26 พ.ค.
  • ยาว 2 นาที

การวางระบบบัญชี เป็นหนึ่งในรากฐานสำคัญของการบริหารธุรกิจให้มีประสิทธิภาพและเติบโตอย่างยั่งยืน เพราะระบบบัญชีที่ดี จะช่วยให้การจัดการด้านการเงินชัดเจน ตรวจสอบได้ และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว สำหรับองค์กรหรือบริษัทที่เริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงขยายกิจการ การวางระบบบัญชีที่ดีจึงไม่ใช่ทางเลือก แต่คือความจำเป็นที่ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานได้อย่างแม่นยำและเป็นระบบ


บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาทุกคนไปรู้จักกับ การวางระบบบัญชี ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง รวมถึงประโยชน์และความสำคัญต่อธุรกิจที่ไม่อาจมองข้ามได้


การวางระบบบัญชี คืออะไร

การวางระบบบัญชี (Accounting System) คือ กระบวนการจัดโครงสร้างการทำงานด้านการเงินและบัญชีให้เป็นระบบ มีมาตรฐาน และสามารถควบคุม ตรวจสอบ และสื่อสารข้อมูลทางการเงินได้อย่างถูกต้อง การวางระบบที่ดีต้องรองรับทั้งการบันทึกบัญชี, การจัดทำงบการเงิน, การควบคุมภายใน และการรายงานที่สอดคล้องกับมาตรฐานบัญชี รวมถึงสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร เช่น ฝ่ายขาย, คลังสินค้า และการผลิต


ระบบบัญชีมีกี่ประเภท?



ระบบบัญชี มีกี่ประเภท

ระบบบัญชีเป็นกลไกสำคัญที่ช่วยจัดการข้อมูลทางการเงินให้กับองค์กร โดยแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักตามลักษณะการทำงานและความเหมาะสมกับขนาดธุรกิจ ดังนี้


1. ระบบบัญชีแบบบันทึกด้วยมือ (Manual Accounting System)

เป็นระบบดั้งเดิมที่อาศัยการจดบันทึกข้อมูลลงในเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ เช่น สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท และสมุดรายรับ-รายจ่าย โดยมีจุดเด่นคือ ใช้เงินลงทุนน้อย ไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เทคโนโลยีขั้นสูง เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการธุรกรรมไม่มาก แต่ข้อจำกัดที่มีคือ ใช้เวลาในการดำเนินงานมาก มีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ และยากต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง


2. ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ (Computerized Accounting System)

เป็นการนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในการบันทึกและประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ซึ่งมีจุดเด่นคือ เพิ่มความรวดเร็วและความแม่นยำในการทำงาน สามารถจัดการข้อมูลปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างรายงานได้หลากหลายรูปแบบ แต่ข้อจำกัดของระบบนี้ก็คือ มีค่าใช้จ่ายในการลงทุนซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ ต้องมีการฝึกอบรมบุคลากร และข้อมูลอาจถูกจำกัดอยู่เฉพาะในเครื่องที่ติดตั้งโปรแกรม


3. ระบบบัญชีคลาวด์ (Cloud Accounting System)

คือซอฟต์แวร์บัญชีที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตและจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา จุดเด่นของระบบนี้คือ ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันของทีม มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และลดภาระด้านไอทีขององค์กร ส่วนข้อจำกัดนั้นคือ ประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับความเร็วของอินเทอร์เน็ต มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล และมีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี


4. ระบบบัญชีเฉพาะทาง (Customized Accounting System)

เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีความต้องการพิเศษ เช่น โรงงานอุตสาหกรรม ธุรกิจโลจิสติกส์ หรือองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน จุดเด่นของระบบนี้คือ สามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้อย่างตรงจุด สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรได้ และรองรับการขยายตัวของธุรกิจ แต่ข้อจำกัดคือ มีต้นทุนในการพัฒนาสูง ใช้เวลาในการออกแบบและติดตั้งนาน และอาจต้องมีทีมไอทีเฉพาะทางในการดูแลระบบ

ทั้งนี้ การเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมควรพิจารณาจากขนาดของธุรกิจ ลักษณะการดำเนินงาน งบประมาณ และแผนการเติบโตในอนาคตด้วย เพื่อให้ระบบบัญชีสามารถสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น


องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี



องค์ประกอบของระบบบัญชี

การสร้างระบบบัญชีที่แข็งแกร่งให้กับองค์กร จำเป็นต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วนและทำงานประสานกันอย่างลงตัว โดยมีองค์ประกอบหลักดังนี้


หลักฐานทางบัญชี

หลักฐานทางบัญชี คือ เอกสารที่ใช้บันทึกรายการทางการเงินทั้งหมด แบ่งเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่


  • เอกสารจากภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับจากซัพพลายเออร์หรือคู่ค้า

  • เอกสารที่องค์กรออกให้บุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีขายที่ออกให้ลูกค้า

  • เอกสารภายในองค์กร เช่น ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกค่าเดินทาง หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้เฉพาะภายในกิจการ


เอกสารเหล่านี้ต้องระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้จัดทำ เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร และจำนวนเงิน อย่างชัดเจน โดยผู้วางระบบจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานและกฎหมายที่เกี่ยวข้องด้วย


นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี

นโยบายบัญชีเป็นแนวทางที่องค์กรใช้ในการรายงานทางการเงิน เพื่อให้สะท้อนผลการดำเนินงานอย่างถูกต้อง เช่น วิธีการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หรือแนวทางการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ซึ่งนโยบายเหล่านี้ต้องสอดคล้องกับนโยบายธุรกิจโดยรวม เพราะแนวทางการดำเนินธุรกิจจะส่งผลโดยตรงต่อวิธีการจัดการด้านบัญชี


วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี

วิธีปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนมาตรฐานที่ทุกคนในองค์กรต้องทำตาม โดยจะประกอบด้วย คู่มือการปฏิบัติงานที่ระบุขั้นตอนอย่างละเอียด, แบบฟอร์มเอกสารมาตรฐานที่ใช้ในองค์กร, แผนผังการไหลของเอกสาร (Flowchart) ที่แสดงเส้นทางของเอกสารและความรับผิดชอบ และวิธีการบันทึกรายการบัญชีที่ถูกต้อง


เครื่องมือสนับสนุนการทำงาน

เครื่องมือสนับสนุนช่วยให้การทำงานรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ได้แก่ โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับขนาดและลักษณะธุรกิจ, ระบบเครือข่ายและอินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และฮาร์ดแวร์ที่รองรับการทำงาน


บุคลากร

ความสำเร็จของระบบบัญชีขึ้นอยู่กับผู้เกี่ยวข้องหลัก 2 กลุ่ม ได้แก่


  • ฝ่ายบริหาร มีบทบาทในการกำหนดนโยบายและจัดสรรทรัพยากร ทั้งงบประมาณ บุคลากร และอุปกรณ์ต่าง ๆ

  • ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ เช่น นักบัญชี ผู้สอบบัญชี และนักพัฒนาระบบ ที่มีความรู้เฉพาะทางเกี่ยวกับมาตรฐานบัญชี การควบคุมภายใน และลักษณะเฉพาะของธุรกิจ


การควบคุมภายใน

การควบคุมภายใน จะช่วยให้ระบบบัญชีมีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามข้อกำหนดต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามนโยบายของกิจการ และการดำเนินงานที่สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับของหน่วยงานกำกับดูแล เช่น กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และสำนักงานประกันสังคม

ระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพต้องผสมผสานองค์ประกอบทั้งหมดนี้อย่างลงตัว เพื่อสร้างกลไกการทำงานที่โปร่งใส ถูกต้อง และสนับสนุนการเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน


ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี ควรมีอะไรบ้าง



ระบบบัญชีที่ดี

การวางระบบบัญชีที่ดี มีลักษณะดังนี้


  • เข้าใจโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัท

การเข้าใจโครงสร้างองค์กรและสายการบังคับบัญชาเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่ระดับพนักงานถึงกรรมการ รวมถึงนโยบายการบริหารและขอบเขตอำนาจการอนุมัติ ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นพื้นฐานสำหรับการออกแบบระบบที่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร


  • รู้ข้อมูลสินค้าและบริการ

ต้องเข้าใจกระบวนการผลิตหรือให้บริการอย่างละเอียด ตั้งแต่วิธีการกำหนดราคา การคำนวณต้นทุน ไปจนถึงระบบการบริหารสินค้าคงคลัง การมีข้อมูลครบถ้วนในส่วนนี้จะช่วยให้การวางระบบบัญชีสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจจริง


  • รู้จักจัดแบ่งประเภทงานบัญชีและการเงิน

ออกแบบรูปแบบงานบัญชีให้เหมาะกับลักษณะการดำเนินงาน กำหนดแนวทางจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร และวางระบบการจัดทำงบการเงินทุกประเภท ทั้งงบแสดงฐานการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบต้นทุน ให้มีความถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐาน


  • การจัดทำแผนผังการไหลของเอกสาร

ตรวจสอบเส้นทางการเดินเอกสารทั้งระบบ ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด ไม่ว่าจะเป็นใบส่งของ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน


  • การบริหารค่าใช้จ่ายและทรัพย์สิน

วางระบบควบคุมการจ่ายค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การใช้ทรัพย์สิน กระบวนการจัดซื้อ และวิธีการคิดค่าเสื่อมราคา เพื่อสร้างความโปร่งใสและประสิทธิภาพในการบริหารต้นทุน


  • มีกลยุทธ์การตลาดและการขาย

กำหนดระบบบันทึกข้อมูลทางการตลาด การประชาสัมพันธ์ ขั้นตอนการขาย การจ่ายค่านายหน้า และค่าใช้จ่ายพนักงานขาย เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกิจกรรมทางการตลาดได้


  • รู้จักบริหารแหล่งเงินทุนและการกู้ยืม

จัดระบบบันทึกรายละเอียดการกู้ยืม ทั้งสัญญา อัตราดอกเบี้ย กำหนดชำระ และวงเงินสินเชื่อ เพื่อบริหารสภาพคล่องและต้นทุนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การวางระบบบัญชีที่ดีไม่เพียงช่วยให้การบันทึกรายการมีข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของธุรกิจและตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่แม่นยำ ทันสมัย และเชื่อถือได้อีกด้วย


ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี มีดังนี้

  1. เพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด

  2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  3. เชื่อมโยงกับระบบอื่นได้อย่างไร้รอยต่อ

  4. ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

  5. มั่นใจในความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูล


ทำไมการวางระบบบัญชีจึงสำคัญกับธุรกิจ

เหตุผลที่การวางระบบบัญชีสำคัญกับธุรกิจ คือ

  • สร้างความถูกต้องแม่นยำให้ข้อมูลการเงิน

  • เป็นฐานข้อมูลสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ

  • ทำให้มั่นใจในการปฏิบัติตามกฎหมาย

  • ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร

  • ยกระดับความเชื่อมั่นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย


ขั้นตอนการวางระบบบัญชี



ขั้นตอนการวางระบบบัญชี

ขั้นตอนในการวางระบบบัญชีที่ดี มีดังนี้


ออกแบบและกำหนดโครงสร้างระบบบัญชี


1. วางโครงสร้างผังบัญชีและรหัสบัญชี

ผังบัญชีเปรียบเสมือนแผนที่ทางการเงินที่ช่วยให้นักบัญชีจัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง การออกแบบรหัสบัญชีที่เป็นระบบและมีคำอธิบายชัดเจนจะช่วยให้การบันทึกรายการทำได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น


2. ออกแบบสมุดบัญชีสำหรับบันทึกรายการ

รูปแบบสมุดบัญชีต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ โดยต้องคำนึงถึงความสะดวกในการใช้งาน การตรวจสอบย้อนกลับ และการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ


3. พัฒนาเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

ระบบเอกสารที่ดี เช่น ใบสำคัญรับ-จ่ายเงิน จะช่วยรองรับการบันทึกบัญชีอย่างครบถ้วน ต้องออกแบบให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กรและมีจุดตรวจสอบที่ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดหรือการทุจริต


4. กำหนดรูปแบบรายงานทางการเงิน

รายงานที่ดีต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง การออกแบบรายงานควรคำนึงถึงความสะดวกในการวิเคราะห์ การนำไปใช้ตัดสินใจ และการวางแผนกลยุทธ์


5. วางระบบรองรับด้านภาษี

ระบบบัญชีต้องรองรับการจัดการภาษีประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีธุรกิจเฉพาะ โดยมีการจัดทำเอกสารและรายงานที่จำเป็น เช่น ใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ-ขาย และรายงานสินค้าคงคลัง


การทดสอบระบบก่อนนำไปใช้จริง


1. ทดสอบเอกสารและเส้นทางการไหลของข้อมูล

นำเอกสารที่ออกแบบมาทดลองใช้ก่อน เพื่อตรวจสอบว่าใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์จริง และข้อมูลไหลผ่านจุดต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้โดยไม่ติดขัด


2. ทดลองบันทึกรายการในระบบ

ทดสอบการนำเอกสารมาบันทึกในสมุดบัญชีหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อค้นหาจุดบกพร่องหรือความไม่สอดคล้องในการบันทึกข้อมูล


3. ตรวจสอบคุณภาพของรายงาน

สร้างรายงานตัวอย่างและนำเสนอต่อผู้ใช้งานจริง เพื่อรับฟังความคิดเห็นและความต้องการเพิ่มเติม ทำให้มั่นใจว่ารายงานที่ออกแบบจะตอบโจทย์การใช้งานอย่างแท้จริง


การปรับแต่งระบบหลังการใช้งาน


1. ปรับลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

หลังจากนำระบบไปใช้ ควรประเมินกระบวนการทำงานเพื่อค้นหาขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็น การตัดขั้นตอนเหล่านี้ออกจะช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น


2. จัดการผลกระทบต่อผู้ปฏิบัติงาน

การเปลี่ยนแปลงระบบย่อมส่งผลกระทบต่อผู้ใช้งาน จึงควรเตรียมการสื่อสารและฝึกอบรมให้เพียงพอ ต้องเข้าใจว่าช่วงปรับตัวอาจทำให้งานล่าช้าในระยะแรก แต่จะดีขึ้นเมื่อทุกคนคุ้นเคยกับระบบใหม่

การพัฒนาระบบบัญชีเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและเทคโนโลยี การติดตามและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ระบบบัญชีสามารถสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับธุรกิจที่มีความซับซ้อนมากขึ้น Mac-5 Legacy ขอแนะนำให้ใช้ระบบ ERP ที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลแบบครบวงจร เช่น การรวมข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ การขาย หรือสต็อกสินค้า เป็นต้น ซึ่งระบบเหล่านี้มีความยืดหยุ่นสูงและรองรับการเติบโตของธุรกิจได้ในระยะยาว


สรุปบทความ



ประโยชน์ของการวางระบบบัญชี

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า การวางระบบบัญชีไม่ได้ช่วยแค่จัดระเบียบการเงินเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความมั่นคงของธุรกิจในระยะยาวได้ และสำหรับใครที่กำลังมองหาตัวช่วยในการจัดการระบบบัญชีให้ครบถ้วนและทันสมัย Mac-5 Legacy ก็ขอแนะนำ โปรแกรม ERP ที่เชื่อมโยงข้อมูลทางบัญชีเข้ากับทุกแผนกในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ERP คือทางเลือกที่เหมาะสม โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วในการจัดทำรายงานทางการเงิน พร้อมทั้งสามารถจัดการได้ทั้งระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า, ระบบการขายและลูกหนี้การค้า, ระบบบัญชีแยกประเภท รวมถึงมีคุณสมบัติของระบบที่ช่วยให้ธุรกิจวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP ราคาคุ้มค่า และตอบโจทย์ทุกความต้องการขององค์กร สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่นี่เลย https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation

 
 
 

Comments


bottom of page