การวางระบบบัญชีที่ดี คืออะไร สำคัญอย่างไรกับบริษัท

การวางระบบบัญชี เป็นหนึ่งในรากฐานสำคัญของการบริหารธุรกิจให้มีประสิทธิภาพและเติบโตอย่างยั่งยืน เพราะระบบบัญชีที่ดี จะช่วยให้การจัดการด้านการเงินชัดเจน ตรวจสอบได้ และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่รู้ตัว สำหรับองค์กรหรือบริษัทที่เริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงขยายกิจการ การวางระบบบัญชีที่ดีจึงไม่ใช่ทางเลือก แต่คือความจำเป็นที่ช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถทำงานได้อย่างแม่นยำและเป็นระบบ

บทความนี้ Mac-5 Legacy จะพาทุกคนไปรู้จักกับ การวางระบบบัญชี ว่ามีขั้นตอนอย่างไรบ้าง รวมถึงประโยชน์และความสำคัญต่อธุรกิจที่ไม่อาจมองข้ามได้

การวางระบบบัญชี คืออะไร

การวางระบบบัญชี (Accounting System) คือ กระบวนการจัดโครงสร้างการทำงานด้านการเงินและบัญชีให้เป็นระบบ มีมาตรฐาน และสามารถควบคุม ตรวจสอบ และสื่อสารข้อมูลทางการเงินได้อย่างถูกต้อง การวางระบบที่ดีต้องรองรับทั้งการบันทึกบัญชี, การจัดทำงบการเงิน, การควบคุมภายใน และการรายงานที่สอดคล้องกับมาตรฐานบัญชี รวมถึงสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร เช่น ฝ่ายขาย, คลังสินค้า และการผลิต

ระบบบัญชีมีกี่ประเภท?

ระบบบัญชีเป็นกลไกสำคัญที่ช่วยจัดการข้อมูลทางการเงินให้กับองค์กร โดยแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลักตามลักษณะการทำงานและความเหมาะสมกับขนาดธุรกิจ ดังนี้

1. ระบบบัญชีแบบบันทึกด้วยมือ (Manual Accounting System)

เป็นระบบดั้งเดิมที่อาศัยการจดบันทึกข้อมูลลงในเอกสารทางบัญชีต่าง ๆ เช่น สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท และสมุดรายรับ-รายจ่าย โดยมีจุดเด่นคือ ใช้เงินลงทุนน้อย ไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เทคโนโลยีขั้นสูง เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการธุรกรรมไม่มาก แต่ข้อจำกัดที่มีคือ ใช้เวลาในการดำเนินงานมาก มีโอกาสเกิดความผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ และยากต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง

2. ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ (Computerized Accounting System)

เป็นการนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในการบันทึกและประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ซึ่งมีจุดเด่นคือ เพิ่มความรวดเร็วและความแม่นยำในการทำงาน สามารถจัดการข้อมูลปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างรายงานได้หลากหลายรูปแบบ แต่ข้อจำกัดของระบบนี้ก็คือ มีค่าใช้จ่ายในการลงทุนซอฟต์แวร์และอุปกรณ์ ต้องมีการฝึกอบรมบุคลากร และข้อมูลอาจถูกจำกัดอยู่เฉพาะในเครื่องที่ติดตั้งโปรแกรม

3. ระบบบัญชีคลาวด์ (Cloud Accounting System)

คือซอฟต์แวร์บัญชีที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ตและจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา จุดเด่นของระบบนี้คือ ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ เป็นระบบที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันของทีม มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ และลดภาระด้านไอทีขององค์กร ส่วนข้อจำกัดนั้นคือ ประสิทธิภาพจะขึ้นอยู่กับความเร็วของอินเทอร์เน็ต มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล และมีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี

4. ระบบบัญชีเฉพาะทาง (Customized Accounting System)

เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีความต้องการพิเศษ เช่น โรงงานอุตสาหกรรม ธุรกิจโลจิสติกส์ หรือองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน จุดเด่นของระบบนี้คือ สามารถตอบสนองความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้อย่างตรงจุด สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ ในองค์กรได้ และรองรับการขยายตัวของธุรกิจ แต่ข้อจำกัดคือ มีต้นทุนในการพัฒนาสูง ใช้เวลาในการออกแบบและติดตั้งนาน และอาจต้องมีทีมไอทีเฉพาะทางในการดูแลระบบ

ทั้งนี้ การเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมควรพิจารณาจากขนาดของธุรกิจ ลักษณะการดำเนินงาน งบประมาณ และแผนการเติบโตในอนาคตด้วย เพื่อให้ระบบบัญชีสามารถสนับสนุนการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

องค์ประกอบของการวางระบบบัญชี

การสร้างระบบบัญชีที่แข็งแกร่งให้กับองค์กร จำเป็นต้องมีองค์ประกอบที่ครบถ้วนและทำงานประสานกันอย่างลงตัว โดยมีองค์ประกอบหลักดังนี้

หลักฐานทางบัญชี

หลักฐานทางบัญชี คือ เอกสารที่ใช้บันทึกรายการทางการเงินทั้งหมด แบ่งเป็น 3 กลุ่ม ได้แก่

• เอกสารจากภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีซื้อที่ได้รับจากซัพพลายเออร์หรือคู่ค้า

• เอกสารที่องค์กรออกให้บุคคลภายนอก เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีขายที่ออกให้ลูกค้า

• เอกสารภายในองค์กร เช่น ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกค่าเดินทาง หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ใช้เฉพาะภายในกิจการ

เอกสารเหล่านี้ต้องระบุข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้จัดทำ เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร และจำนวนเงิน อย่างชัดเจน โดยผู้วางระบบจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานและกฎหมายที่เกี่ยวข้องด้วย

นโยบายธุรกิจและนโยบายบัญชี

นโยบายบัญชีเป็นแนวทางที่องค์กรใช้ในการรายงานทางการเงิน เพื่อให้สะท้อนผลการดำเนินงานอย่างถูกต้อง เช่น วิธีการตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ หรือแนวทางการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ซึ่งนโยบายเหล่านี้ต้องสอดคล้องกับนโยบายธุรกิจโดยรวม เพราะแนวทางการดำเนินธุรกิจจะส่งผลโดยตรงต่อวิธีการจัดการด้านบัญชี

วิธีปฏิบัติงานทางบัญชี

วิธีปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนมาตรฐานที่ทุกคนในองค์กรต้องทำตาม โดยจะประกอบด้วย คู่มือการปฏิบัติงานที่ระบุขั้นตอนอย่างละเอียด, แบบฟอร์มเอกสารมาตรฐานที่ใช้ในองค์กร, แผนผังการไหลของเอกสาร (Flowchart) ที่แสดงเส้นทางของเอกสารและความรับผิดชอบ และวิธีการบันทึกรายการบัญชีที่ถูกต้อง

เครื่องมือสนับสนุนการทำงาน

เครื่องมือสนับสนุนช่วยให้การทำงานรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ได้แก่ โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับขนาดและลักษณะธุรกิจ, ระบบเครือข่ายและอินเทอร์เน็ตที่เชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงาน และอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และฮาร์ดแวร์ที่รองรับการทำงาน

บุคลากร

ความสำเร็จของระบบบัญชีขึ้นอยู่กับผู้เกี่ยวข้องหลัก 2 กลุ่ม ได้แก่

• ฝ่ายบริหาร มีบทบาทในการกำหนดนโยบายและจัดสรรทรัพยากร ทั้งงบประมาณ บุคลากร และอุปกรณ์ต่าง ๆ

• ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบ เช่น นักบัญชี ผู้สอบบัญชี และนักพัฒนาระบบ ที่มีความรู้เฉพาะทางเกี่ยวกับมาตรฐานบัญชี การควบคุมภายใน และลักษณะเฉพาะของธุรกิจ

การควบคุมภายใน

การควบคุมภายใน จะช่วยให้ระบบบัญชีมีความน่าเชื่อถือและเป็นไปตามข้อกำหนดต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามนโยบายของกิจการ และการดำเนินงานที่สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับของหน่วยงานกำกับดูแล เช่น กรมสรรพากร กรมพัฒนาธุรกิจการค้า และสำนักงานประกันสังคม

ระบบบัญชีที่มีประสิทธิภาพต้องผสมผสานองค์ประกอบทั้งหมดนี้อย่างลงตัว เพื่อสร้างกลไกการทำงานที่โปร่งใส ถูกต้อง และสนับสนุนการเติบโตขององค์กรอย่างยั่งยืน

ลักษณะของการวางระบบบัญชีที่ดี ควรมีอะไรบ้าง

การวางระบบบัญชีที่ดี มีลักษณะดังนี้

• เข้าใจโครงสร้างองค์กรและนโยบายบริษัท

การเข้าใจโครงสร้างองค์กรและสายการบังคับบัญชาเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งแต่ระดับพนักงานถึงกรรมการ รวมถึงนโยบายการบริหารและขอบเขตอำนาจการอนุมัติ ข้อมูลเหล่านี้จะเป็นพื้นฐานสำหรับการออกแบบระบบที่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร

• รู้ข้อมูลสินค้าและบริการ

ต้องเข้าใจกระบวนการผลิตหรือให้บริการอย่างละเอียด ตั้งแต่วิธีการกำหนดราคา การคำนวณต้นทุน ไปจนถึงระบบการบริหารสินค้าคงคลัง การมีข้อมูลครบถ้วนในส่วนนี้จะช่วยให้การวางระบบบัญชีสอดคล้องกับการดำเนินธุรกิจจริง

• รู้จักจัดแบ่งประเภทงานบัญชีและการเงิน

ออกแบบรูปแบบงานบัญชีให้เหมาะกับลักษณะการดำเนินงาน กำหนดแนวทางจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร และวางระบบการจัดทำงบการเงินทุกประเภท ทั้งงบแสดงฐานการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบต้นทุน ให้มีความถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐาน

• การจัดทำแผนผังการไหลของเอกสาร

ตรวจสอบเส้นทางการเดินเอกสารทั้งระบบ ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุด ไม่ว่าจะเป็นใบส่งของ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือเอกสารในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกส่งต่อไปยังผู้เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน

• การบริหารค่าใช้จ่ายและทรัพย์สิน

วางระบบควบคุมการจ่ายค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การใช้ทรัพย์สิน กระบวนการจัดซื้อ และวิธีการคิดค่าเสื่อมราคา เพื่อสร้างความโปร่งใสและประสิทธิภาพในการบริหารต้นทุน

• มีกลยุทธ์การตลาดและการขาย

กำหนดระบบบันทึกข้อมูลทางการตลาด การประชาสัมพันธ์ ขั้นตอนการขาย การจ่ายค่านายหน้า และค่าใช้จ่ายพนักงานขาย เพื่อให้สามารถวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกิจกรรมทางการตลาดได้

• รู้จักบริหารแหล่งเงินทุนและการกู้ยืม

จัดระบบบันทึกรายละเอียดการกู้ยืม ทั้งสัญญา อัตราดอกเบี้ย กำหนดชำระ และวงเงินสินเชื่อ เพื่อบริหารสภาพคล่องและต้นทุนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การวางระบบบัญชีที่ดีไม่เพียงช่วยให้การบันทึกรายการมีข้อมูลที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของธุรกิจและตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่แม่นยำ ทันสมัย และเชื่อถือได้อีกด้วย

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี

ประโยชน์ของการวางระบบบัญชีที่ดี มีดังนี้

1. เพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด

2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

3. เชื่อมโยงกับระบบอื่นได้อย่างไร้รอยต่อ

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร

5. มั่นใจในความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูล

   
   

ทำไมการวางระบบบัญชีจึงสำคัญกับธุรกิจ

เหตุผลที่การวางระบบบัญชีสำคัญกับธุรกิจ คือ

• สร้างความถูกต้องแม่นยำให้ข้อมูลการเงิน

• เป็นฐานข้อมูลสำหรับการตัดสินใจทางธุรกิจ

• ทำให้มั่นใจในการปฏิบัติตามกฎหมาย

• ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร

• ยกระดับความเชื่อมั่นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนการวางระบบบัญชี

ขั้นตอนในการวางระบบบัญชีที่ดี มีดังนี้

ออกแบบและกำหนดโครงสร้างระบบบัญชี

1. วางโครงสร้างผังบัญชีและรหัสบัญชี

ผังบัญชีเปรียบเสมือนแผนที่ทางการเงินที่ช่วยให้นักบัญชีจัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง การออกแบบรหัสบัญชีที่เป็นระบบและมีคำอธิบายชัดเจนจะช่วยให้การบันทึกรายการทำได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น

2. ออกแบบสมุดบัญชีสำหรับบันทึกรายการ

รูปแบบสมุดบัญชีต้องสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมายและเหมาะสมกับลักษณะธุรกิจ โดยต้องคำนึงถึงความสะดวกในการใช้งาน การตรวจสอบย้อนกลับ และการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ

3. พัฒนาเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

ระบบเอกสารที่ดี เช่น ใบสำคัญรับ-จ่ายเงิน จะช่วยรองรับการบันทึกบัญชีอย่างครบถ้วน ต้องออกแบบให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กรและมีจุดตรวจสอบที่ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดหรือการทุจริต

4. กำหนดรูปแบบรายงานทางการเงิน

รายงานที่ดีต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้อง การออกแบบรายงานควรคำนึงถึงความสะดวกในการวิเคราะห์ การนำไปใช้ตัดสินใจ และการวางแผนกลยุทธ์

5. วางระบบรองรับด้านภาษี

ระบบบัญชีต้องรองรับการจัดการภาษีประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นภาษีมูลค่าเพิ่มหรือภาษีธุรกิจเฉพาะ โดยมีการจัดทำเอกสารและรายงานที่จำเป็น เช่น ใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ-ขาย และรายงานสินค้าคงคลัง

การทดสอบระบบก่อนนำไปใช้จริง

1. ทดสอบเอกสารและเส้นทางการไหลของข้อมูล

นำเอกสารที่ออกแบบมาทดลองใช้ก่อน เพื่อตรวจสอบว่าใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์จริง และข้อมูลไหลผ่านจุดต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้โดยไม่ติดขัด

2. ทดลองบันทึกรายการในระบบ

ทดสอบการนำเอกสารมาบันทึกในสมุดบัญชีหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อค้นหาจุดบกพร่องหรือความไม่สอดคล้องในการบันทึกข้อมูล

3. ตรวจสอบคุณภาพของรายงาน

สร้างรายงานตัวอย่างและนำเสนอต่อผู้ใช้งานจริง เพื่อรับฟังความคิดเห็นและความต้องการเพิ่มเติม ทำให้มั่นใจว่ารายงานที่ออกแบบจะตอบโจทย์การใช้งานอย่างแท้จริง

การปรับแต่งระบบหลังการใช้งาน

1. ปรับลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

หลังจากนำระบบไปใช้ ควรประเมินกระบวนการทำงานเพื่อค้นหาขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็น การตัดขั้นตอนเหล่านี้ออกจะช่วยให้ระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. จัดการผลกระทบต่อผู้ปฏิบัติงาน

การเปลี่ยนแปลงระบบย่อมส่งผลกระทบต่อผู้ใช้งาน จึงควรเตรียมการสื่อสารและฝึกอบรมให้เพียงพอ ต้องเข้าใจว่าช่วงปรับตัวอาจทำให้งานล่าช้าในระยะแรก แต่จะดีขึ้นเมื่อทุกคนคุ้นเคยกับระบบใหม่

การพัฒนาระบบบัญชีเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ต้องปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและเทคโนโลยี การติดตามและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ระบบบัญชีสามารถสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับธุรกิจที่มีความซับซ้อนมากขึ้น Mac-5 Legacy ขอแนะนำให้ใช้ระบบ ERP ที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลแบบครบวงจร เช่น การรวมข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่าง ๆ เข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นการจัดซื้อ การขาย หรือสต็อกสินค้า เป็นต้น ซึ่งระบบเหล่านี้มีความยืดหยุ่นสูงและรองรับการเติบโตของธุรกิจได้ในระยะยาว

สรุปบทความ

จากข้อมูลข้างต้นจะเห็นได้ว่า การวางระบบบัญชีไม่ได้ช่วยแค่จัดระเบียบการเงินเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความมั่นคงของธุรกิจในระยะยาวได้ และสำหรับใครที่กำลังมองหาตัวช่วยในการจัดการระบบบัญชีให้ครบถ้วนและทันสมัย Mac-5 Legacy ก็ขอแนะนำ โปรแกรม ERP ที่เชื่อมโยงข้อมูลทางบัญชีเข้ากับทุกแผนกในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ERP คือทางเลือกที่เหมาะสม โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องการความรวดเร็วในการจัดทำรายงานทางการเงิน พร้อมทั้งสามารถจัดการได้ทั้งระบบซื้อและเจ้าหนี้การค้า, ระบบการขายและลูกหนี้การค้า, ระบบบัญชีแยกประเภท รวมถึงมีคุณสมบัติของระบบที่ช่วยให้ธุรกิจวิเคราะห์ข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ หากคุณกำลังมองหาระบบ ERP ราคาคุ้มค่า และตอบโจทย์ทุกความต้องการขององค์กร สามารถเยี่ยมชมเว็บไซต์ได้ที่นี่เลย https://www.mac5legacy.com/digitaltransformation