การวางแผนกำลังคนคืออะไร สิ่งสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้าม

Admin Ham
13 ส.ค.
ยาว 1 นาที

องค์กรหลายแห่งประสบปัญหาขาดแคลนบุคลากรที่มีคุณภาพ หรือมีคนมากเกินความต้องการในบางตำแหน่ง ส่งผลให้การดำเนินงานไม่บรรลุเป้าหมาย แต่หากมีระบบการวางแผนกำลังคนที่ชัดเจน องค์กรจะสามารถจัดการทรัพยากรมนุษย์ได้อย่างเหมาะสม ลดความสูญเสีย และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่า การวางแผนกำลังคนคืออะไร และเหตุใดจึงเป็นหัวใจสำคัญที่ทุกองค์กรไม่สามารถมองข้ามได้

การวางแผนกำลังคน (Manpower Planning) คืออะไร

การวางแผนกำลังคน หรือ Manpower Planning คือ กระบวนการวิเคราะห์และกำหนดจำนวนบุคลากรที่องค์กรต้องการ ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว โดยพิจารณาจากเป้าหมายทางธุรกิจ ทักษะที่จำเป็น และการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

กระบวนการนี้ครอบคลุมการสรรหาบุคลากรใหม่ การพัฒนาความสามารถของพนักงานเดิม และการจัดสรรคนให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อให้องค์กรมีแรงงานที่มีคุณภาพและปริมาณที่เพียงพอต่อการขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ความสำเร็จ

การวางแผนกำลังคนสำคัญอย่างไร

การวางแผนกำลังคนเป็นกลไกที่ช่วยให้องค์กรเตรียมพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที ประโยชน์หลักของการวางแผนกำลังคน ได้แก่

ตอบสนองเป้าหมายองค์กร ช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่มีทักษะตรงตามที่ต้องการเพื่อสนับสนุนกลยุทธ์และเป้าหมายทางธุรกิจ
ควบคุมต้นทุนอย่างเหมาะสม ป้องกันปัญหาการจ้างงานเกินความจำเป็นซึ่งทำให้สิ้นเปลืองงบประมาณ หรือการมีพนักงานไม่เพียงพอจนทำให้ธุรกิจเสียโอกาส
คัดเลือกและรักษาคนเก่ง ทำให้กระบวนการสรรหาและคัดเลือกมีทิศทางชัดเจน สามารถดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพ และวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Path) เพื่อรักษาพนักงานที่มีศักยภาพไว้กับองค์กรได้
รับมือการเปลี่ยนแปลง เตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต ไม่ว่าจะเป็นการขยายธุรกิจ การปรับโครงสร้างองค์กร หรือการรับมือกับแนวโน้มตลาดแรงงานที่เปลี่ยนไป
พัฒนาบุคลากรได้ตรงจุด เมื่อทราบว่าองค์กรต้องการทักษะอะไรในอนาคต ฝ่าย HR จะสามารถจัดทำแผนพัฒนาและฝึกอบรมพนักงานที่มีอยู่ให้พร้อมสำหรับความท้าทายใหม่ ๆ

ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน

การวางแผนกำลังคนที่มีประสิทธิภาพต้องดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยแบ่งออกเป็นขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. เข้าใจในเป้าหมายขององค์กร

ขั้นตอนแรกของการวางแผนกำลังคนคือการทำความเข้าใจเป้าหมายและกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กรอย่างลึกซึ้ง ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ต้องศึกษาแผนธุรกิจ วิสัยทัศน์ และพันธกิจขององค์กร

การทำความเข้าใจนี้จะช่วยระบุว่าองค์กรต้องการบุคลากรที่มีความรู้และทักษะในด้านใดบ้าง ตำแหน่งไหนเป็นตำแหน่งสำคัญที่จะขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมาย และแนวทางการพัฒนาธุรกิจจะส่งผลต่อความต้องการกำลังคนอย่างไร

ตัวอย่างการวางแผนกําลังคนบริษัทแห่งหนึ่งที่ทำธุรกิจซอฟต์แวร์และตั้งเป้าหมายที่จะขยายตลาดไปยังกลุ่มลูกค้าโรงงานอุตสาหกรรม ฝ่าย HR จะต้องเริ่มวางแผนสรรหาบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญด้านการขายโซลูชันสำหรับโรงงาน หรือพนักงานที่เข้าใจกระบวนการผลิต เพื่อให้สามารถสื่อสารกับลูกค้ากลุ่มใหม่ได้อย่างตรงจุด

2. วิเคราะห์กำลังคนภายในองค์กร

หลังจากเข้าใจเป้าหมายแล้ว ก็ถึงเวลาสำรวจกำลังคนที่มีอยู่และคาดการณ์ความต้องการในอนาคต ซึ่งประกอบด้วย

การวิเคราะห์ความต้องการกำลังคน (Forecast Manpower Requirements) เป็นการมองไปข้างหน้าว่าองค์กรต้องการพนักงานที่มีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง เช่น ทักษะเฉพาะทาง ระดับการศึกษา หรือคนที่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ รวมถึงผลกระทบจากเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่อาจทำให้บางตำแหน่งงานต้องเปลี่ยนไป
การวิเคราะห์กำลังคนที่มีอยู่ (Forecast Manpower Availability) เป็นการสำรวจพนักงานปัจจุบัน ไม่ใช่แค่นับจำนวน แต่ต้องประเมินถึงทักษะ ความสามารถ จุดแข็ง และศักยภาพในการพัฒนา รวมถึงวิเคราะห์ข้อมูลการลาออกและพนักงานที่กำลังจะเกษียณอายุ
การวิเคราะห์ส่วนต่าง (Gap Analysis) คือการนำข้อมูลความต้องการกำลังคน มาเปรียบเทียบกับกำลังคนที่มีอยู่จริง เพื่อค้นหา "ช่องว่าง" ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งกำลังคนที่ขาดแคลน (Shortage) หรือเกินความต้องการ (Surplus)
การปิด Gap เมื่อพบช่องว่างจากการวิเคราะห์แล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการจัดทำแผนปฏิบัติการที่ชัดเจนเพื่อจัดการกับช่องว่างนั้น ๆ หากกำลังคนขาดแคลน แผนอาจเป็นการสรรหาพนักงานใหม่ หรือพัฒนาทักษะพนักงานเดิม แต่หากกำลังคนเกินความต้องการ แผนอาจเป็นการโยกย้ายตำแหน่งงานไปยังส่วนที่ขาดแครน หรือการวางแผนเกษียณอายุก่อนกำหนด

การจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

การจัดทำแผนอัตรากำลัง หรือ Workforce Planning เป็นกระบวนการวางแผนและบริหารจัดการบุคลากรภายในองค์กร เพื่อให้มีจำนวนและคุณภาพของพนักงานที่สอดคล้องกับความต้องการของธุรกิจทั้งระยะสั้นและระยะยาว

เริ่มจากการรวบรวมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบัน ทั้งในด้านจำนวนว่ามีกี่คน ตำแหน่งอะไรบ้าง และในด้านคุณภาพว่ามีทักษะหรือความรู้เพียงพอต่อเป้าหมายขององค์กรหรือไม่
ประเมินความต้องการกำลังคนในอนาคต โดยกำหนดช่วงเวลาที่จะใช้ และคาดว่าจะต้องเพิ่มบุคลากรจำนวนเท่าใด ต้องการตำแหน่งใดบ้าง พร้อมระบุคุณสมบัติที่ต้องการ เช่น ความรู้ ความสามารถ ทักษะ หรือประสบการณ์ที่จำเป็น
เมื่อได้ข้อมูลทั้งหมดแล้ว ให้นำมากำหนดเป็นแผนกำลังคนหรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง ระบุจำนวนให้ชัดเจน เพื่อเปรียบเทียบหาความต่างระหว่างกำลังคนที่มีอยู่กับที่ต้องการ (Gap Analysis) เพื่อวางแผนจัดการต่อไป

ความท้าทายในการวางแผนกำลังคน

แม้การวางแผนกำลังคนจะมีความสำคัญ แต่ก็มีความท้าทายหลายอย่างที่องค์กรต้องเผชิญ เช่น

การปรับตัวให้ทัน Digital Transformation ที่เปลี่ยนวิธีทำงานและทักษะที่จำเป็น
ความไม่แน่นอนของสภาวะตลาด ทำให้การคาดการณ์อนาคตทำได้ยาก
การเปลี่ยนแปลงเป้าหมายองค์กร แผนกำลังคนที่วางไว้อาจต้องปรับเปลี่ยนตามไปด้วย
การวางแผนโดยอาศัยข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือไม่เป็นปัจจุบัน ย่อมนำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาด
การไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้บริหารระดับสูง หรือแต่ละแผนกไม่ให้ข้อมูลที่แท้จริง จะทำให้การวางแผนกำลังคนขาดความแม่นยำ

แนวทางพัฒนาการวางแผนกำลังคนให้มีประสิทธิภาพ

เพื่อเอาชนะความท้าทายและทำให้การวางแผนกำลังคน เกิดประโยชน์สูงสุด องค์กรควรนำแนวทางเหล่านี้ไปปรับใช้

ใช้ข้อมูลเป็นตัวนำ ตัดสินใจโดยอ้างอิงข้อมูลจริงจากระบบต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ข้อมูลการขาย ข้อมูลการผลิต หรือข้อมูลทางการเงิน แทนการใช้ความรู้สึก
วางแผนอย่างสม่ำเสมอ การวางแผนกำลังคนไม่ควรทำแค่ปีละครั้ง แต่ควรเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่มีการทบทวนและปรับปรุงให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันอยู่เสมอ
นำเทคโนโลยีมาใช้ ใช้ซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยในการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อลดขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือและเพิ่มความแม่นยำในการคาดการณ์
เชื่อมโยงกับกลยุทธ์องค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนอัตรากำลังที่จัดทำขึ้นนั้นสอดคล้องและสามารถสนับสนุนเป้าหมายหลักของธุรกิจได้อย่างแท้จริง

สรุปบทความ

การวางแผนกำลังคน คือกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่ช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่เหมาะสมทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ พร้อมรับมือกับความท้าทายและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ การวางแผนที่เป็นระบบตั้งแต่การทำความเข้าใจทิศทางองค์กร การวิเคราะห์กำลังคน ไปจนถึงการจัดทำแผนที่ชัดเจน จะช่วยให้องค์กรเติบโตอย่างยั่งยืนและมีความสามารถในการแข่งขันในระยะยาว

MAC-5 Legacy: โปรแกรมบัญชี ERP ขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้เติบโตอย่างยั่งยืน

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยวางรากฐานองค์กรให้แข็งแกร่งและเติบโตไปข้างหน้า โปรแกรม ERP MAC-5 Legacy คือโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป รูปแบบ Cloud ERP และ On-Premise ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจยุคใหม่โดยเฉพาะ เราเข้าใจว่าหัวใจสำคัญของการวางแผนที่ดีคือการมีข้อมูลที่ถูกต้องและมองเห็นภาพรวมของทั้งบริษัท

เชื่อมต่อทุกแผนก เห็นภาพรวมธุรกิจ ลดงานซ้ำซ้อนในที่เดียว

เปลี่ยนการทำงานที่วุ่นวายและกระจัดกระจายให้เป็นระบบด้วย โปรแกรมบัญชี ERP ที่จะช่วยยกระดับการบริหารจัดการธุรกิจของคุณ

ระบบเชื่อมโยงข้อมูลอัตโนมัติ: หมดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างแผนก จัดซื้อ-ขาย-คลังสินค้า-บัญชี ข้อมูลจะถูกบันทึกและส่งต่อกันแบบเรียลไทม์ ลดความผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานได้อย่างชัดเจน
เห็นภาพรวมการเติบโตของธุรกิจแบบเรียลไทม์: หมดปัญหาการเดินขอรายงานจากแต่ละแผนก HR สามารถเห็นสัญญาณการเติบโตได้ทันที เช่น หากยอดขายเพิ่มขึ้น หรือฝ่ายจัดซื้อมีการสั่งของมากขึ้น ก็เป็นข้อมูลสำคัญที่บ่งชี้ถึงความต้องการกำลังคนในอนาคต
วางแผนงบประมาณบุคลากรได้อย่างมั่นใจ: ข้อมูลต้นทุนและสถานะการเงินที่ถูกต้องจากระบบ ERP ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถคำนวณงบประมาณสำหรับการจ้างงาน การฝึกอบรม และการปรับเงินเดือนได้อย่างสมเหตุสมผล ทำให้ทุกแผนที่นำเสนอฝ่ายบริหารมีความน่าเชื่อถือและเป็นไปได้จริง
วางระบบบัญชีและการเงินที่แข็งแกร่ง: โปรแกรม ERP เชี่ยวชาญด้านบัญชีโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายและปิดงบการเงินได้อย่างมั่นใจ เป็นพื้นฐานสำคัญสู่การเติบโตที่ยั่งยืน