เงินทดรองจ่ายคืออะไร ใช้อย่างไรให้ถูกต้องในงานบัญชี

3 วันที่ผ่านมา
ยาว 1 นาที

การบริหารเงินสดหมุนเวียนภายในบริษัทเป็นเรื่องที่คนทำงานและเจ้าของกิจการต้องใส่ใจ หนึ่งในคำถามที่พบบ่อยในการทำงานคือ เงินทดรองจ่ายคืออะไร เพราะหลายครั้งพนักงานมีความจำเป็นต้องใช้เงินสดเพื่อปฏิบัติภารกิจเร่งด่วน การทำความเข้าใจว่า เงินทดรองคืออะไร จะช่วยให้ระบบการเงินของบริษัทมีความคล่องตัวและป้องกันเงินรั่วไหลได้เป็นอย่างดี

เงินทดรองจ่ายคืออะไร

เงินทดรองจ่ายคือเงินที่บริษัทสำรองไว้และจ่ายล่วงหน้าให้กับพนักงาน เพื่อนำไปใช้จ่ายในภารกิจเฉพาะกิจหรือโครงการเร่งด่วนที่ไม่สามารถรอรอบการเบิกจ่ายตามปกติได้ ตัวอย่างเช่น การเดินทางไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด การจัดกิจกรรมนอกสถานที่ หรือการจัดซื้ออุปกรณ์แบบกะทันหัน ซึ่งเมื่อจบภารกิจแล้ว พนักงานจะต้องนำใบเสร็จรับเงินมาแสดงและคืนเงินส่วนที่เหลือให้กับบริษัท

วัตถุประสงค์ของระบบเงินทดรองจ่าย

เพิ่มความคล่องตัว พนักงานสามารถนำเงินไปใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ทันที ไม่ต้องรอรอบอนุมัติที่ใช้เวลานาน
ควบคุมการใช้จ่าย บริษัทสามารถกำหนดวงเงินและตรวจสอบหลักฐานการใช้จ่ายได้ชัดเจน
จัดเก็บหลักฐานทางภาษี การนำใบเสร็จมาเคลียร์เงินช่วยให้บริษัทมีหลักฐานเพื่อนำไปคำนวณต้นทุน และหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ถูกต้อง
แบ่งแยกหน้าที่ ลดความสับสนระหว่างผู้ถือเงินและผู้ทำหน้าที่ลงบันทึกใน ระบบบัญชี ขององค์กร

ขั้นตอนการเบิกเงินทดรองจ่าย

ขออนุมัติเบิกเงิน ผู้ขอเบิกต้องกรอกแบบฟอร์มระบุวัตถุประสงค์และจำนวนเงินที่ต้องการใช้เสนอต่อหัวหน้างาน
รับเงินสำรอง เมื่อได้รับอนุมัติ แผนกการเงินจะจ่ายเป็นเงินสดหรือโอนเข้าบัญชีผู้ขอเบิก
ปฏิบัติงานและเก็บหลักฐาน ผู้เบิกนำเงินไปใช้จ่ายตามวัตถุประสงค์และเก็บใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีทุกใบไว้เป็นหลักฐาน
เคลียร์เงินคืน นำหลักฐานค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาสรุปยอด หากใช้เงินไม่หมดต้องคืนเงินทอน แต่หากจ่ายเกินวงเงินสามารถทำเรื่องขอเบิกส่วนต่างเพิ่มได้

เงินทดรองจ่ายกับเงินสดย่อยต่างกันอย่างไร

เงินทดรองคือเงินสำหรับภารกิจเฉพาะเจาะจง เมื่อเสร็จงานต้องนำหลักฐานมาเคลียร์และคืนเงินที่เหลือทั้งหมดทันที ส่วนเงินสดย่อยเป็นเงินก้อนเล็กที่ตั้งไว้ประจำออฟฟิศเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดรายวัน เช่น ค่าส่งไปรษณีย์ หรือค่าซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาด เมื่อเงินสดย่อยถูกใช้จนเกือบหมด ผู้ดูแลจะรวบรวมใบเสร็จไปเบิกเงินก้อนใหม่มาเติมให้เต็มวงเงินเดิมเสมอ โดยไม่ต้องคืนเงินต้นก้อนแรก

การควบคุมภายในระบบเงินทดรองจ่าย

กำหนดวงเงินสูงสุด ระบุจำนวนเงินสูงสุดที่สามารถเบิกได้ในแต่ละระดับตำแหน่งหรือตามประเภทของงาน
กำหนดระยะเวลาเคลียร์เงิน ระบุให้ชัดเจนว่าต้องนำใบเสร็จมาเคลียร์ภายในกี่วันนับจากวันที่ได้รับเงิน
ตรวจสอบเอกสารเข้มงวด แผนกบัญชีต้องตรวจใบเสร็จรับเงินให้ตรงตามระเบียบข้อบังคับของบริษัทและกฎหมายภาษี
ติดตามยอดค้างชำระอย่างสม่ำเสมอ จัดทำรายงานสรุปยอดค้างเคลียร์เพื่อทวงถามพนักงานที่ล่าช้า

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

เงินทดรองจ่ายต้องเคลียร์ภายในกี่วัน

ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละบริษัท ส่วนใหญ่มักกำหนดให้พนักงานนำใบเสร็จมาเคลียร์ภายใน 7 ถึง 15 วันหลังจากเสร็จสิ้นภารกิจ เพื่อไม่ให้เกิดยอดค้างสะสมจนติดตามยาก

เงินทดรองจ่ายอยู่หมวดไหน

ถูกจัดประเภทเป็น “สินทรัพย์หมุนเวียน”

สรุปบทความ

การทำความเข้าใจว่าเงินทดรองจ่ายคืออะไรและมีการจัดการอย่างไร ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานบัญชี เพราะช่วยให้บริษัทคุมรายจ่ายได้รัดกุม ป้องกันเงินสูญหาย และมีเอกสารหักภาษีครบถ้วน การแยกความต่างระหว่างเงินก้อนนี้กับเงินสดย่อยจะช่วยให้พนักงานเบิกเงินไปใช้ทำงานได้ถูกต้องตามระเบียบองค์กร

MAC-5 Legacy โปรแกรม ERP ลดงานซ้ำซ้อน จัดการเงินทดรองง่ายกว่าที่เคย

MAC-5 Legacy โปรแกรมบัญชีออนไลน์ หรือ ERP Software รูปแบบ Cloud ERP และ On-Premise ออกแบบมาเพื่อยกระดับการทำงานด้านบัญชีและการบริหารจัดการองค์กรของคุณ เราเข้าใจถึงความท้าทายที่คนทำบัญชีต้องเผชิญ ระบบอัจฉริยะของเราช่วยลดงานคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน ทำให้คุณจัดการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและมีความแม่นยำสูง

บริหารการเงินองค์กรให้โปร่งใสไร้รอยรั่วไปกับฟีเจอร์เด่น

หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ตอบโจทย์การทำงาน MAC-5 Legacy คือคำตอบที่ครอบคลุมทุกความต้องการ

ระบบเงินสดย่อยและทดรองจ่าย (Petty and Advance Cash): ฟีเจอร์ที่ช่วยติดตามสถานะการขอเบิกเงิน การขออนุมัติ และการคืนเงิน มีการแจ้งเตือนให้ติดตามการเคลียร์เงิน พร้อมรายงานตรวจสอบวงเงินคงเหลือได้ทันที
ระบบบัญชีแยกประเภทอัตโนมัติ (GL): รวบรวมข้อมูลจากทุกส่วนงาน ทั้งการซื้อ-ขาย, ลูกหนี้ (Account Receivables), เจ้าหนี้ (Account Payables) และคลังสินค้า มาบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ
ส่งรายงานภาษีให้กรมสรรพากรได้ทันที: รองรับการยื่นภาษีออนไลน์ผ่านระบบ E-Tax Invoice แบบฟอร์มถูกต้องตามระเบียบ มี Service Provider เป็นตัวกลางส่งข้อมูลตรงถึงสรรพากร
ล็อกข้อมูลบัญชีแยกประเภทประจำปีบัญชี (Lock General Ledger Data): ช่วยปิดข้อมูลปีบัญชีที่ไม่ได้ใช้แล้ว ป้องกันการกลับไปแก้ไขหรือลบใบสำคัญ ป้องกันปัญหาการกระทบยอดผิดพลาด

สนใจโซลูชัน MAC-5 Legacy ติดต่อเราวันนี้!

หากสนใจบริการ หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรม MAC-5 Legacy หรือบริการอื่น ๆ เช่น ZOHO CRM, บริการวางระบบต่าง ๆ สามารถติดต่อฝ่ายขายผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลย

โทรศัพท์: 085-113-4674, 094-854-9296

Line ID: @mac5legacy