เจาะลึกโครงสร้างองค์กรคืออะไร จัดทัพธุรกิจให้โตไวไร้ปัญหา

การเริ่มต้นธุรกิจอาจเต็มไปด้วยความยืดหยุ่น ทุกคนทำทุกอย่างเพื่อเป้าหมายเดียวกัน แต่เมื่อองค์กรเริ่มเติบโต การทำงานแบบเดิมอาจนำไปสู่ความสับสน ความซ้ำซ้อน และปัญหาคอขวดในการตัดสินใจ นี่คือจุดที่ความสำคัญของโครงสร้างองค์กรเข้ามามีบทบาท บทความนี้จะเจาะลึกว่า โครงสร้างองค์กรคืออะไร และมีรูปแบบใดบ้าง เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้ได้อย่างเหมาะสม

โครงสร้างองค์กรคืออะไร

โครงสร้างองค์กร หรือ Organizational Structure คือระบบที่ใช้ในการกำหนด จัดกลุ่ม และประสานงานกิจกรรมต่าง ๆ ภายในบริษัท เป็นแผนผังที่แสดงให้เห็นถึงตำแหน่งงาน สายการบังคับบัญชา และความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ ช่วยจัดระเบียบหน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงาน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ การออกแบบโครงสร้างองค์กรที่ดีจะช่วยกำหนดทิศทางการสื่อสารและลำดับขั้นในการอนุมัติการตัดสินใจต่าง ๆ ทำให้องค์กรทำงานได้อย่างเป็นระบบ

ทำไมโครงสร้างองค์กรจึงสำคัญต่อทุกธุรกิจ

หลายคนอาจมองว่าโครงสร้างองค์กรเป็นเรื่องของบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ในความเป็นจริง แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็ได้รับประโยชน์จากการมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน ความสำคัญของมันไม่ได้อยู่ที่การสร้างลำดับชั้นที่ซับซ้อน แต่อยู่ที่การสร้างความชัดเจน ซึ่งนำไปสู่ประโยชน์หลายด้าน 

การมีโครงสร้างองค์กรจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตนเองได้เร็วขึ้น ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างแผนก ทำให้การสื่อสารภายในมีทิศทางที่ชัดเจน รู้ว่าควรติดต่อใครเมื่อเกิดปัญหา และที่สำคัญคือช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของทรัพยากรบุคคล สามารถวางแผนและตัดสินใจในการขยายหรือปรับเปลี่ยนธุรกิจได้อย่างแม่นยำ

รู้จัก 8 รูปแบบโครงสร้างองค์กรยอดนิยม

โครงสร้างองค์กรมีหลากหลายรูปแบบ แต่ละแบบมีจุดเด่นและข้อจำกัดที่แตกต่างกัน การเลือกใช้ขึ้นอยู่กับขนาด วัฒนธรรม และเป้าหมายของธุรกิจ โดยรูปแบบที่นิยมใช้กันแพร่หลายมีดังนี้

1. โครงสร้างแบบลำดับขั้น (Hierarchical Structure)

นี่คือโครงสร้างองค์กรแบบดั้งเดิมที่พบเห็นได้บ่อยที่สุด มีลักษณะเป็นรูปทรงปิรามิด โดยมีผู้บริหารสูงสุดอยู่ด้านบน และมีการแบ่งสายการบังคับบัญชาลดหลั่นลงมาเป็นชั้น ๆ โครงสร้างนี้สร้างความชัดเจนในอำนาจหน้าที่และเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพ แต่ก็อาจทำให้การตัดสินใจล่าช้าเพราะต้องผ่านหลายขั้นตอน

2. โครงสร้างแบบแบ่งตามหน้าที่ (Functional Structure)

เป็นโครงสร้างองค์กรที่จัดกลุ่มพนักงานตามความเชี่ยวชาญหรือหน้าที่การงานที่คล้ายกัน เช่น แบ่งเป็นฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบุคคล และฝ่ายผลิต ข้อดีคือพนักงานสามารถพัฒนาความเชี่ยวชาญในสายงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ แต่ก็อาจทำให้เกิดการทำงานแบบไซโล (Silo) และขาดการประสานงานระหว่างแผนก

3. โครงสร้างแบบแบนราบ (Flat Structure)

โครงสร้างองค์กรรูปแบบนี้จะลดลำดับขั้นการบังคับบัญชาลงให้เหลือน้อยที่สุด หรือแทบไม่มีเลย มักพบในบริษัทสตาร์ตอัป หรือองค์กรขนาดเล็กที่ต้องการความคล่องตัวสูง พนักงานมีอิสระในการตัดสินใจและสื่อสารกับผู้บริหารได้โดยตรง แต่เมื่อองค์กรขยายตัวใหญ่ขึ้น โครงสร้างแบบนี้อาจจัดการได้ยาก

4. โครงสร้างแบบแมททริกซ์ (Matrix Structure)

เป็นโครงสร้างองค์กรที่มีความซับซ้อน โดยพนักงานคนหนึ่งอาจต้องรายงานต่อผู้บังคับบัญชามากกว่าหนึ่งคน เช่น รายงานต่อหัวหน้าแผนกตามหน้าที่ และรายงานต่อผู้จัดการโครงการ โครงสร้างนี้ช่วยให้องค์กรมีความยืดหยุ่นและสามารถใช้ทรัพยากรบุคคลข้ามสายงานได้ดี แต่ก็อาจสร้างความสับสนในสายการบังคับบัญชาได้

5. โครงสร้างแบบแบ่งตามแผนก (Divisional Structure)

มักใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผลิตภัณฑ์หลายชนิด หรือดำเนินงานในหลายพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ โดยจะแบ่งโครงสร้างองค์กรออกเป็นหน่วยธุรกิจย่อย ๆ (Division) ที่เกือบจะสมบูรณ์ในตัวเอง เช่น แต่ละแผนกมีทีมการตลาดและทีมขายของตนเอง ช่วยให้แต่ละหน่วยงานตอบสนองต่อตลาดของตนเองได้เร็วขึ้น

6. โครงสร้างแบบทีม (Team-based Structure)

โครงสร้างองค์กรที่เน้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมเพื่อบรรลุเป้าหมายเฉพาะกิจ ทีมเหล่านี้มักประกอบด้วยสมาชิกจากหลายแผนกที่ทำงานร่วมกัน มีความยืดหยุ่นสูงและส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง แต่ต้องอาศัยการประสานงานที่ดีเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้ง

7. โครงสร้างแบบเครือข่าย (Network Structure)

โครงสร้างองค์กรรูปแบบนี้จะเน้นการทำงานร่วมกับหน่วยงานภายนอก (Outsource) หรือฟรีแลนซ์ โดยองค์กรหลักจะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางประสานงาน เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการความคล่องตัวสูงและลดต้นทุนคงที่ แต่ก็ต้องพึ่งพาคู่ค้าภายนอกค่อนข้างมาก

8. โครงสร้างแบบยึดตามโครงการ (Project-based Structure)

เป็นโครงสร้างองค์กรที่จัดตั้งขึ้นเพื่อทำงานในโครงการใดโครงการหนึ่งโดยเฉพาะ เมื่อโครงการสิ้นสุดลง โครงสร้างนี้ก็จะสลายตัวไป พนักงานจะถูกจัดสรรไปยังโครงการใหม่ๆ เหมาะสำหรับธุรกิจที่ปรึกษา หรืองานพัฒนาซอฟต์แวร์

ปัจจัยในการเลือกโครงสร้างองค์กรให้เหมาะกับบริษัทของคุณ

ไม่มีโครงสร้างองค์กรใดที่ดีที่สุดตายตัว การเลือกโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับหลายปัจจัยประกอบกัน ธุรกิจขนาดเล็กอาจเริ่มต้นด้วยโครงสร้างแบบแบนราบเพื่อความรวดเร็ว ในขณะที่ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มียอดขายหลายพันล้านอาจต้องการโครงสร้างแบบแบ่งตามแผนกเพื่อการบริหารจัดการที่มีระบบมากขึ้น 

นอกจากนี้ วัฒนธรรมองค์กรก็มีส่วนสำคัญ หากองค์กรต้องการส่งเสริมนวัตกรรม โครงสร้างแบบแมททริกซ์หรือแบบทีมอาจเหมาะสมกว่าแบบลำดับขั้นที่เข้มงวด สิ่งสำคัญคือต้องเลือกโครงสร้างองค์กรที่สนับสนุนกลยุทธ์และเป้าหมายระยะยาวของบริษัท

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

โครงสร้างองค์กรแบบไหนดีที่สุด

โครงสร้างองค์กรที่ดีที่สุดคือโครงสร้างที่สอดคล้องกับขนาด กลยุทธ์ วัฒนธรรม และเป้าหมายของธุรกิจคุณมากที่สุด เช่น สตาร์ตอัปอาจเหมาะกับโครงสร้างแบบแบนราบ ในขณะที่บริษัทข้ามชาติอาจเหมาะกับโครงสร้างแบบแบ่งตามแผนก

บริษัทเล็ก ๆ จำเป็นต้องมีโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการไหม

แม้จะเป็นบริษัทเล็ก การมีโครงสร้างองค์กรแบบง่าย ๆ ที่ชัดเจนจะช่วยป้องกันความสับสนในหน้าที่ความรับผิดชอบได้ มันไม่จำเป็นต้องเป็นทางการหรือซับซ้อน แต่อย่างน้อยควรแสดงให้เห็นว่าใครมีหน้าที่ตัดสินใจหลักในเรื่องใด

เราสามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรในภายหลังได้หรือไม่

แน่นอน องค์กรควรทบทวนและปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กรของตนเองเป็นระยะ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น กลยุทธ์เปลี่ยนไป สภาพแวดล้อมการแข่งขันเปลี่ยน หรือเมื่อองค์กรมีการทำ Digital Transformation การยึดติดกับโครงสร้างองค์กรเดิมอาจกลายเป็นอุปสรรคต่อการเติบโตได้

สรุปบทความ

โครงสร้างองค์กรคือ รากฐานสำคัญที่กำหนดทิศทางการทำงาน การสื่อสาร และการตัดสินใจภายในบริษัท การเลือกโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมจะช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างราบรื่น ลดความซ้ำซ้อน และพร้อมปรับตัวสู่การเติบโตในอนาคต การทำความเข้าใจโครงสร้างองค์กรคืออะไรจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ประกอบการทุกคน

MAC-5 Legacy: เมื่อโครงสร้างองค์กรชัดเจน ระบบบัญชีต้องชัดเจนยิ่งกว่า

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้โครงสร้างองค์กรรูปแบบใด เป้าหมายสุดท้ายคือการทำงานที่เป็นระบบและการไหลเวียนของข้อมูลที่แม่นยำ MAC-5 Legacy เข้าใจดีว่าเมื่อองค์กรเติบโต ความซับซ้อนของข้อมูลทางการเงินและการอนุมัติจะเพิ่มขึ้นตามโครงสร้างองค์กรที่วางไว้

ยกระดับการทำงานทุกแผนก ด้วยระบบ ERP ที่เชื่อมโยงทั้งองค์กร

เปลี่ยนการทำงานที่แยกส่วนตามโครงสร้างองค์กรให้เชื่อมต่อกันเป็นหนึ่งเดียวด้วย โปรแกรมบัญชีออนไลน์ MAC-5 Legacy รูปแบบ Cloud ERP และ On-Premise ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจ

• เชื่อมโยงทุกแผนก ลดขั้นตอนอนุมัติที่ซับซ้อน: ระบบบัญชีของเราไม่ได้ดูแลแค่บัญชี แต่รองรับการทำงานทั้งระบบ ตั้งแต่การอนุมัติการเบิกจ่ายใน ไปจนถึงการจัดการ Account Payables และ Account Receivables ที่สอดคล้องกับสายการบังคับบัญชา

• บริหารต้นทุนตามโครงสร้างแผนก: เมื่อโครงสร้างองค์กรของคุณแบ่งตามแผนกหรือโครงการ Erp Software ของเราช่วยให้คุณสามารถติดตามและวิเคราะห์ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงในแต่ละส่วนงานได้อย่างชัดเจน ช่วยให้การประเมินผลงานเป็นไปอย่างแม่นยำ

• มั่นใจด้วยระบบภาษีและความปลอดภัย: รองรับการจัดทำ E-Tax Invoice และส่งข้อมูลภาษีให้กรมสรรพากรโดยตรง พร้อมฟังก์ชัน Lock General Ledger Data เพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูลที่ปิดไปแล้ว สร้างความน่าเชื่อถือสูงสุดให้กับข้อมูลทางการเงินขององค์กร

สนใจโซลูชัน MAC-5 Legacy ติดต่อเราวันนี้!

หากสนใจบริการ หรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมบัญชี ERP MAC-5 Legacy สามารถติดต่อฝ่ายขายผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลย

โทรศัพท์: 085-113-4674, 094-854-9296Line ID: @mac5legacy